ATO NORMATIVO CONJUNTO TJ/CGJ nº 18/2025

Institui a Política de Governança da Diretoria-Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Extrajudiciais no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, Desembargador Ricardo Couto de Castro, e o CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, Desembargador Cláudio Brandão de Oliveira, no uso das suas atribuições legais;

CONSIDERANDO a necessidade de fortalecer a governança das atividades de correições e inspeções cartorárias no âmbito das serventias extrajudiciais;

CONSIDERANDO a importância de integrar os processos de inspeções e correições, apoio administrativo e análise de indicadores em consonância com as diretrizes estratégicas e de inovação adotadas pelo TJRJ;

CONSIDERANDO o compromisso com a transparência, eficiência e responsabilidade na prestação de serviços extrajudiciais;

RESOLVEM:

CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º. Este ato estabelece a Política de Governança da Diretoria Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Extrajudiciais (DGFEX), visando aprimorar o planejamento, a execução, e a avaliação das atividades de monitoramento nas serventias extrajudiciais vinculadas ao Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro.

Parágrafo único. Para os fins deste Ato, entende se por Governança o sistema composto por um conjunto de estruturas, processos, normas e práticas da instituição, com o intuito de executar os mecanismos de liderança, estratégia e controle para o exercício das funções de direcionar, monitorar e avaliar a gestão, com vistas à prestação de serviços de interesse da sociedade.

Art. 2º. Para efeitos deste Ato, aplicam-se as seguintes definições:

I - Gestão de Fiscalização: atividades de inspeção e correição realizadas nas serventias extrajudiciais, apoio cartorário relativo a procedimentos e formalidades, bem como ao recolhimento de receitas e valores devidos ao Fundo Especial do Tribunal de Justiça e na elaboração de informações e de instrução de processos administrativos em cumprimento às determinações da Administração Superior da Corregedoria-Geral de Justiça;

II - Apoio à Gestão Extrajudicial: conjunto de ações destinadas a apoiar as serventias extrajudiciais em procedimentos e formalidades para o cumprimento da legislação vigente;

III - Análise de Dados e Acompanhamento de Indicadores: conjunto de atividades destinadas à coleta, análise e interpretação de dados estatísticos, com o objetivo de identificar serventias extrajudiciais que apresentem irregularidades e pendências, subsidiando a tomada de decisão da Administração Superior da CGJ, visando o planejamento das inspeções, com base em critérios técnicos e orientados por dados;

IV - Apoio à Arrecadação: conjunto de atividades destinadas a apoiar e aprimorar a arrecadação dos emolumentos, atendendo a consultas referentes a uso, procedência, normatização e outras, formuladas por cidadãos, serventias extrajudiciais e administração pública em geral, propondo normatização da matéria, acompanhamento e gerenciamento do sistema de coletas de dados dos atos cartorários, promovendo o vínculo do selo ao ato.

CAPÍTULO II - PRINCÍPIOS E DIRETRIZES

Art. 3º. São princípios que norteiam a Política de Governança da DGFEX:

I - Eficiência: garantir que os recursos da DGFEX sejam utilizados de forma otimizada para alcançar os melhores resultados possíveis;

II - Transparência: assegurar que os processos e os resultados sejam acessíveis às partes interessadas;

III - Responsabilidade: promover a prestação de contas das ações da DGFEX;

IV - Inovação: incentivar o uso de novas tecnologias e metodologias para aprimorar as atividades de fiscalização e apoio extrajudicial; análise de dados e tratamento de grandes volumes de informações.

V - Sustentabilidade: promover práticas sustentáveis no uso de recursos humanos e materiais.

Art. 4º. As diretrizes da governança da DGFEX são:

I - Alinhamento Estratégico: assegurar que as atividades da DGFEX estejam alinhadas ao Plano Estratégico do Tribunal e às necessidades das serventias extrajudiciais;

II - Monitoramento de Desempenho: implementar sistemas de controle e monitoramento contínuo dos resultados das correições e inspeções cartorárias e do apoio às serventias extrajudiciais;

III - Gestão de Riscos: identificar e mitigar riscos relacionados à execução das atividades de fiscalização e assessoramento, bem como à coleta, análise e utilização de dados pelas unidades responsáveis, garantindo a integridade, confiabilidade e segurança das informações empregadas na realização de suas atividades.

CAPÍTULO III - ESTRUTURA DE GOVERNANÇA

Art. 5º. A estrutura de governança da DGFEX compreende:

I - A Diretoria Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Extrajudiciais, responsável por planejar, coordenar e supervisionar as atividades de fiscalização e apoio às serventias extrajudiciais;

II - As Divisões Subordinadas:

a) Divisão de Monitoramento Extrajudicial (DIMEX);

b) Divisão de Fiscalização Extrajudicial (DIFEX);

c) Divisão de Instrução e Pareceres para Serventias Extrajudiciais (DIPEX).

CAPÍTULO IV - DOS MECANISMOS DE GOVERNANÇA

Art. 6º. São mecanismos de governança da DGFEX:

Seção I - Liderança:

a) supervisionar as tarefas das unidades subordinadas, garantindo que suas atividades sejam realizadas conforme as diretrizes estabelecidas;

b) coordenar a gestão operacional da Diretoria-Geral, promovendo assessoramento ao Diretor e consultoria interna às suas unidades;

c) promover a integração entre as Diretorias e serviços subordinados, mantendo constante integração entre elas;

d) gerenciar, coordenar, orientar, controlar os processos e desempenhos das unidades do Departamento de Atividades Extrajudiciais e da Direção de Monitoramento Extrajudicial;

e) atuar como núcleo técnico consultivo da Administração Superior da Corregedoria, propondo soluções normativas, interpretativas e de boas práticas no âmbito das atividades extrajudiciais, consolidando a uniformização e o aprimoramento dos procedimentos de fiscalização, arrecadação e apoio às serventias.

Seção II - Estratégia:

a) colaborar na elaboração das rotinas de trabalho que garantam o fluxo adequado de informações;

b) propor estudos para modificação e atualização do Código de Normas da Corregedoria Geral da Justiça, promovendo sua adequação às diretrizes do Conselho Nacional de Justiça;

c) monitorar os sistemas nacionais centralizados extrajudiciais, desenvolvidos pelo Conselho Nacional de Justiça, na sua relação com os sistemas extrajudiciais da Corregedoria Geral da Justiça, podendo propor sugestões às alterações do sistema;

d) supervisionar o registro de multa moratória fiscal aplicada a titulares, responsáveis pelo expediente, interventores e delegatários de serventias extrajudiciais, bem como, a divulgação mensal da receita cartorária no Portal da Transparência;

e) gerenciar as prestações de contas dos serviços vagos e dos sob intervenção, supervisionar a apresentação de seguros obrigatórios, histórico e a vacância das serventias extrajudiciais;

f) gerenciar os pedidos de despesas de serviço, e as solicitações relacionadas à gestão administrativa dos serviços extrajudiciais vagos;

g) desenvolver e aplicar métodos analíticos avançados de inteligência regulatória, com base na coleta e modelagem de dados estatísticos e qualitativos, visando à detecção preventiva de riscos, tendências e anomalias no desempenho das serventias extrajudiciais, subsidiando o planejamento das atividades fiscalizatórias e normativas.

Seção III - Controle:

a) supervisionar, acompanhar e controlar as atividades administrativas executadas pelas unidades organizacionais, inclusive na revisão de processos, relatórios e expedientes submetidos pelas unidades organizacionais da Diretoria-Geral;

b) coletar, organizar, analisar e relatar informações estatísticas acerca da atividade extrajudicial e da produtividade de suas Divisões, supervisionando a gestão de pessoal e da equipe técnica;

c) supervisionar e atualizar os dados cadastrais dos serviços extrajudiciais no sistema próprio (SCOLWEB);

d) proceder à anotação das vacâncias dos serviços extrajudiciais, mantendo atualizada a lista das serventias disponíveis para provimento;

e) processar designações de substituição em caso de afastamento de delegatários, titulares e responsáveis pelo expediente, procedendo à respectiva anotação;

f) processar pedidos de autorização para contratação e alteração funcional de empregados de serviços extrajudiciais, formulados por interventores e responsáveis pelo expediente, nos termos da Consolidação Normativa da Corregedoria Geral da Justiça;

g) elaborar pareceres por determinação do Corregedor-Geral da Justiça, Juízes Auxiliares ou Direção Geral, e prestar orientação e informação às serventias extrajudiciais, no que tange aos respectivos procedimentos e formalidade.

CAPÍTULO V - DOS SISTEMAS DE GOVERNANÇA

Art. 7º. A DGFEX implementará um Sistema de Gestão de Riscos com o objetivo de identificar, avaliar e mitigar os riscos relacionados às atividades de fiscalização, apoio cartorário extrajudicial, análise de dados e acompanhamento de indicadores e gestão administrativa, garantindo que as operações sejam conduzidas de forma segura e eficiente, contemplando:

I - Identificação de Riscos: as divisões da DGFEX mapearão os riscos associados a cada uma de suas atividades, tais como: riscos operacionais, riscos de conformidade, riscos relacionados a prazos processuais e riscos relacionados ao uso de recursos tecnológicos e humanos;

II - Classificação dos Riscos: os riscos serão classificados de acordo com sua probabilidade de ocorrência e impacto potencial nas atividades da DGFEX;

III - Plano de Tratamento de Riscos: para cada risco identificado, deverá ser desenvolvido um Plano de Tratamento que contemple as ações de mitigação, os responsáveis pela execução das ações, prazos para implementação e os recursos necessários;

IV - Monitoramento Contínuo: a DGFEX adotará mecanismos de monitoramento contínuo dos riscos, revisando periodicamente os planos de mitigação, avaliando a eficácia das medidas implementadas e ajustando as estratégias conforme necessário.

Art. 8º. A DGFEX implementará um Sistema de Controle de Qualidade para garantir que todas as atividades de fiscalização, assessoramento e análise de dados e acompanhamento de indicadores sejam realizadas conforme os padrões de eficiência, eficácia e efetividade que incluirá:

I - Indicadores de Desempenho: devem ser estabelecidos indicadores de desempenho para monitorar a eficiência das correições e inspeções cartorárias, apoio às serventias extrajudiciais e análise de dados e acompanhamento de indicadores, com prazos de resposta, número de fiscalizações realizadas, cumprimento de metas estabelecidas, além de outras que correspondam às suas necessidades de medição;

II - Relatórios de Performance: a DGFEX produzirá relatórios de performance periódicos contendo análises detalhadas dos indicadores de desempenho e farão parte de seu relatório de informações gerenciais;

IV - Capacitação Contínua: a DGFEX promoverá a capacitação contínua dos servidores, com foco no aprimoramento das técnicas de fiscalização, apoio cartorário, análise de dados e acompanhamento de indicadores e gestão de riscos. O desenvolvimento de competências técnicas e operacionais deve ser uma prioridade, garantindo que os servidores estejam preparados para enfrentar os desafios do trabalho com qualidade e inovação.

Art. 9º. A DGFEX adotará uma política de melhoria contínua, buscando constantemente o aprimoramento de seus processos de trabalho e a inovação nas suas atividades que incluem:

I - Avaliação de Processos: revisão contínua dos processos operacionais, com o objetivo de identificar pontos de melhoria e eliminar ineficiências;

II - Inovação Tecnológica: implementação de novas tecnologias que possam otimizar o trabalho de fiscalização e análise de dados e acompanhamento de indicadores, automatizar tarefas repetitivas e melhorar a precisão dos dados utilizados na fiscalização das serventias extrajudiciais e nos monitoramentos dos indicadores e instruções baseadas em dados;

III - Utilização de Boas Práticas: realizar comparações com outras instituições públicas e privadas que tenham boas práticas de fiscalização e gestão, adotando soluções que possam trazer mais qualidade e eficiência às operações da DGFEX.

CAPÍTULO VI - INSTRUMENTOS DE DIRECIONAMENTO

Art. 10. São instrumentos de direcionamento da governança da DGFEX:

I - Plano Estratégico do Tribunal: documento que define os objetivos e metas institucionais a serem seguidos pela DGFEX;

II - Regulamentos Internos: normas e diretrizes que orientam as atividades de fiscalização e assessoramento; análise de dados e monitoramento de indicadores;

III - Indicadores de Desempenho: instrumentos para mensurar e avaliar a eficiência e eficácia das atividades desenvolvidas.

CAPÍTULO VII - DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11. As diretrizes de governança estabelecidas neste Ato devem ser observadas por todas as unidades, servidores e colaboradores vinculados à Diretoria-Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Extrajudiciais do Estado do Rio de Janeiro.

Art. 12. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação, sendo revisado a cada dois anos ou sempre que necessário, para garantir a sua adequação às novas diretrizes institucionais.

Rio de Janeiro, na data da assinatura.

Desembargador RICARDO COUTO DE CASTRO

Presidente do Tribunal de Justiça

Desembargador CLÁUDIO BRANDÃO DE OLIVEIRA

Corregedor-Geral da Justiça

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.