CONSIDERANDO que é dever do Poder Público realizar adequada gestão sobre a documentação que se encontra sob sua guarda, nos termos do artigo 216, § 2º, da  Constituição Federal ;

CONSIDERANDO a necessária observância às diretrizes estabelecidas na  Lei federal nº 8159/1991,  nas resoluções do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e no Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ);

CONSIDERANDO que a gerência do acervo documental arquivado nas fases intermediária e permanente, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), é atribuição cometida ao Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento (DGCON/DEGEA);

CONSIDERANDO que a atualização dos instrumentos arquivísticos, especialmente o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), se dá mediante deliberação da Comissão Permanente de Avaliação Documental (COPAD);  

CONSIDERANDO a necessidade de incrementar a atividade de descarte dos processos que já cumpriram o prazo de guarda definido na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do PJERJ, preservando-se os documentos considerados de guarda permanente e os de reconhecido valor histórico;

RESOLVE:

Art. 1º - Redefinir a composição da Comissão Permanente de Avaliação Documental (COPAD) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro.

§ 1º - Integrarão a Comissão, como membros efetivos: um Desembargador, que a presidirá; dois Juízes de Direito; o Diretor Geral da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento (DGCON); e, o Diretor do Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento (DGCON/DEGEA).  

§ 2º - O Presidente da Comissão poderá, quando necessário, requisitar outros colaboradores para funcionarem como membros auxiliares

Art. 2º - A COPAD reunir-se-á periodicamente, mediante convocação de seu Presidente, para deliberar sobre os seguintes temas:

Analisar e aprovar os novos itens documentais e os registros consolidados no Código de Classificação de Documentos (CCD) e na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD);

Aprovar as atualizações e adaptações que se fizerem necessárias da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD);

Aprovar a proposição de sigilo de documentos destinados ao Arquivo Central e aos Arquivos Regionais das Comarcas do Interior do Estado, seu grau e tempo de duração, bem como cargos, funções ou áreas com permissão de acesso, de acordo com os decretos nº  4553/2002  e  5301/2004 , que regulamentam o artigo 23 da  Lei nº 8.159/1991 ;

Aprovar a migração de informações documentais entre os diferentes suportes e a forma de registrá-las;

Propor diretrizes e ações destinadas à melhoria contínua da gestão de documentos no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro.

Art. 3º - Este ato entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Rio de Janeiro, 15 de maio de 2009.

Desembargador LUIZ ZVEITER