TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Ato Normativo Conjunto nº 02/2003

O Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro e o Corregedor- Geral de Justiça do Estado do Rio de Janeiro, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista o Plano de Gestão de Documentos e Arquivos,

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação;

CONSIDERANDO que a organização da documentação pública é a maneira pela qual o cidadão tem acesso aos instrumentos de garantia de seus direitos;

CONSIDERANDO que a gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que governa todas as atividades do Arquivo e que é capaz de controlar e racionalizar as atividades de produção, manutenção, uso, guarda, seleção e eliminação de documentos, através do planejamento, da organização, da coordenação e do controle de recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar todo o ciclo documental, conforme prevê a lei federal 8159 de 08 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO a necessidade de serem estabelecidas normas e padrões para a recuperação do acervo documental do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro;

CONSIDERANDO, ainda, a existência de extensa e valiosa massa documental acumulada em mais de 3 (três) séculos de história do Estado e do Brasil.

RESOLVEM:

Art. 1º - Aprovar a nova Tabela de Temporalidade de Documentos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro - Tribunal de Justiça, em anexo ao presente ato.

Art. 2º - Os documentos administrativos e judiciais já transferidos para o Departamento Geral de Arquivo do Tribunal de Justiça serão submetidos às presentes normas, sob a responsabilidade de sua Diretoria Geral.

Art. 3º - Compete aos responsáveis pelos documentos administrativos e judiciais no órgão produtor/detentor a sua depuração, observadas as normas da presente Tabela de Temporalidade, principalmente no que diz respeito ao § 3º do art 4º.

Art. 4º - Os documentos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, para efeito de arquivo e guarda, são definidos como de uso corrente, intermediário e permanente.

§ 1º - Consideram-se documentos de uso corrente aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consulta freqüente.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente, aguardam a sua depuração ou recolhimento ao arquivo permanente.

§ 3º - Consideram-se documentos permanentes aqueles de valor histórico, probante e informativo, que devem ser definitivamente preservados no arquivo permanente do Departamento Geral de Arquivo.

Art. 5º - A documentação produzida no foro extrajudicial deverá ser objeto de depuração sob a responsabilidade de seus titulares, que deverão encaminhar listagem com a relação dos documentos a serem depurados para o Departamento Geral de Arquivo, que certificará a observância das normas da presente Tabela de Temporalidade, autorizando sua eliminação, cabendo, ainda, aos seus titulares, a permanente conservação e guarda do acervo.

Art. 6º - A presente Tabela aplica-se também às Comarcas do interior do estado, devendo os respectivos Juízes Diretores dos Foros fiscalizarem o cumprimento das normas aqui estabelecidas, principalmente no que diz respeito ao § 3º do art. 4º.

Art. 7º - Caberá à ABATERJ - Associação Beneficente dos Amigos do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro, conforme Ato Executivo 1819 de 26/07/2000, a retirada dos documentos descartados para fins de reciclagem.

Art. 8º - Caberá à Secretaria de Logística, pelo Departamento de Patrimônio e Material, a responsabilidade pela reprodução e distribuição da Tabela de Temporalidade aos órgãos do Poder Judiciário, de acordo com o cronograma de entrega de material de consumo.

Art. 9º - No momento da eliminação dos documentos administrativos e judiciais, inclusive os danificados que puderem ser identificados, serão observados, por parte dos organismos competentes, os procedimentos descritos na Tabela de Temporalidade e o preenchimento do respectivo "Termo de Eliminação de Documentos".

Art. 10º - O não cumprimento das normas estabelecidas neste Ato sujeitará o infrator às penalidades previstas em lei, especialmente as da Lei 8159/91.

Art. 11º - Este Ato Conjunto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Publique-se e cumpra-se.

Rio de Janeiro, 03 de janeiro de 2003.

Desembargador MARCUS FAVER

Presidente

Desembargador PAULO GOMES DA SILVA FILHO

Corregedor-Geral da Justiça

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.