PROVIMENTO nº 45/2014

Dispõe sobre a utilização pelos Serviços Extrajudiciais do Estado do Rio de Janeiro do Sistema Hermes - Malote Digital, para recebimento de ofícios e demais correspondências oficiais.

O CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO,

Desembargador VALMIR DE OLIVEIRA SILVA, no exercício das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso XX do artigo 44 do Código de Organização e Divisão Judiciárias do Estado do Rio de Janeiro;

CONSIDERANDO que cabe à Corregedoria Geral da Justiça o estabelecimento de medidas para melhorar a prestação dos Serviços Extrajudiciais;

CONSIDERANDO a Resolução nº 100, de 24 de novembro de 2009 do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre a comunicação oficial, por meio eletrônico, o âmbito do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a necessidade de uma comunicação entre os órgãos do Poder Judiciário e os Serviços Extrajudiciais de forma mais célere;

CONSIDERANDO a constante necessidade de aperfeiçoar os procedimentos fiscalizatórios dos Serviços Extrajudiciais;

CONSIDERANDO o decidido no processo administrativo eletrônico n.° TJRJ ADM 2014/00001;

RESOLVE:

Art. 1º. Determinar, a partir de 01/09/2014 a utilização do Sistema Malote Digital, instituído pela Resolução nº 100, de 24 de novembro de 2009, do Conselho Nacional de Justiça, como meio de comunicação entre o Poder Judiciário e os Serviços Extrajudiciais do Estado do Rio de Janeiro.

Art. 2°. O acesso ao Sistema Malote Digital, pelos Serviços Extrajudiciais, será realizado por login e senha, através do endereço eletrônico www.tjrj.jus.br, aba SERVIÇOS, tipo MALOTE DIGITAL.

§ 1°   O Login e a senha provisória serão encaminhados pela DGTEC aos Senhores Titulares/Delegatários, Responsáveis pelo Expediente e Interventores através do e mail que se encontra cadastrado junto à Corregedoria Geral da Justiça.

§ 2°   Poderá ser solicitado, através de e mail encaminhado para cgjdgfex@tjrj.jus.br, acesso ao Sistema Malote Digital pelos Titulares/Delegatários, Responsáveis pelo Expediente e Interventores, de até 02 prepostos, devidamente cadastrados na Corregedoria Geral da Justiça.

§3°   O acesso ao Sistema, diariamente pelo Serviço Extrajudicial, é de responsabilidade dos Titulares/Delegatários, Responsáveis pelo Expediente e Interventores, constituindo se falta grave o descumprimento de tal obrigação.

Art. 3°   Todas as correspondências da Corregedoria Geral da Justiça direcionadas aos Serviços Extrajudiciais serão encaminhadas via Sistema Malote Digital.

§1° - A regra do caput não se aplica em caso de determinação expressa no processo administrativo ou de encaminhamento de documento exclusivamente físico.

§2º   Os documentos transmitidos por meio eletrônico devem ser, obrigatoriamente, no formato PDF (Portable Document Format) com tamanho máximo de 4 MB por envio.

§3º. Todas as operações e comunicações realizadas ficarão registradas no sistema, e não poderão ser apagadas dos equipamentos servidores, salvo situações excepcionais devidamente autorizadas pela autoridade competente, ou quando atingirem o prazo limite de guarda de acordo com a tabela de Temporalidade de Documentos.

Art. 4°   Para efeito de registro das comunicações pelo Malote Digital, obedecer se á ao seguinte:

I - Nos envios, será remetida uma cópia integral do documento, na área "documentos enviados" do remetente, e, quando aberto pelo destinatário, será gerado um recibo de leitura;

II - Nos encaminhamentos, será adicionada uma marcação no arquivo, na área "documentos enviados" do remetente, e, quando aberto pelo destinatário, será gerado um recibo de leitura;

III - Cada emissão, encaminhamento, ou recibo possuirá um número de registro, seguido de data e horário da movimentação.

Art. 5º   A contagem do prazo para prestação das informações nos documentos digitais iniciar se á no primeiro dia útil posterior à data do recebimento da notificação do documento no Malote Digital.

Art. 6°   Para a utilização do Sistema Malote Digit al, os Serviços Extrajudiciais deverão observar o manual de utilização, disponibilizado dentro do sistema, na opção úteis, do menu lateral esquerdo.

Art. 7°  Este Provimento entrará em vigor na data de sua publicação revogando se as disposições em contrário.

Rio de Janeiro, 26 de agosto de 2014.

Desembargador VALMIR DE OLIVEIRA SILVA

CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.