RESOLUÇÃO TJ/OE/RJ Nº 34/2014

Aprova o Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro - PROGED/PJERJ.

O ÓRGÃO ESPECIAL DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais e tendo em vista o decidido na sessão realizada no dia 24 de novembro de 2014 (Processo nº 2013-158870);

CONSIDERANDO que a Constituição Federal de 1988 dispõe no art. 216, § 2º, que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental, bem como franquear acesso às informações de acordo com a legislação vigente;

CONSIDERANDO que a Lei n.º 8.159/1991, que dispõe sobre as diretrizes da política nacional de arquivos públicos e privados, determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO que a Lei n.º 9.605/1998, no seu art. 62, tipifica a destruição de arquivos como crime contra o patrimônio cultural;

CONSIDERANDO que o Decreto Federal nº 4.073/2002 inclui o Poder Judiciário como integrante do Sistema Nacional de Arquivos, estabelecendo competências e deveres na gestão dos documentos produzidos e recebidos em razão do exercício de suas funções;

CONSIDERANDO o disposto na Lei n.º 11.419/2006, sobre a geração, a tramitação, o acesso e a guarda de autos de processos judiciais e documentos em meio eletrônico;

CONSIDERANDO que a Lei Estadual n.º 5.562/2009, no seu art. 19, define a competência e o dever inerente ao Poder Judiciário Estadual de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício das suas funções, tramitados em juízo e oriundos de serventias e de secretarias, bem como de preservar os documentos e facultar o acesso da documentação sob a sua responsabilidade;

CONSIDERANDO que a Lei Federal nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação), disciplina que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado;

CONSIDERANDO o Ato Executivo nº 4021/2013 que dispõe sobre o Serviço de Informação ao Cidadão da Ouvidoria Geral do PJERJ, sobre o acesso às informações geradas pelo PJERJ e sobre as regras gerais estabelecidas na Lei nº 12.527/2011;

CONSIDERANDO as premissas básicas definidas pelo Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME), instalado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que visam estabelecer a Política Nacional de Gestão de Documentos e de Preservação da Memória do Poder Judiciário, utilizando se de técnicas arquivísticas, nos termos da Recomendação CNJ nº 37/2011, atualizada pela Recomendação CNJ nº 46/2013;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a fidedignidade, a acessibilidade, a autenticidade, a integridade, a segurança e os metadados de preservação de longo prazo dos documentos e autos de processos em face das ameaças de degradação física e de rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos;

CONSIDERANDO que a gestão documental deve ser aplicada de modo a promover o controle continuado do ciclo de vida de todos os documentos, independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que são produzidos e armazenados;

CONSIDERANDO que os instrumentos de gestão de documentos encontram se regulamentados pelos Atos Normativos Conjuntos TJ/CGJ nº 01/2003 e nº 02/2003, os quais definem parâmetros que permitem o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos no âmbito do PJERJ, indicando aqueles que devem ser destinados para guarda permanente e para eliminação;

CONSIDERANDO a necessidade de fomentar as atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do PJERJ, bem como das informações de caráter histórico contidas nos acervos judiciais;

CONSIDERANDO a necessidade de consolidar e unificar o conjunto de normas que regulam a gestão documental no âmbito do PJERJ, orientados pelos critérios de oralidade, simplicidade, informalidade, economia processual e celeridade;

RESOLVE:

I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta Resolução estabelece normas e procedimentos de funcionamento do Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro   PROGED/PJERJ e aprova seus instrumentos.

Art. 2º Aplicam se para esta Resolução as definições do glossário   Anexo I

II

DA GESTÃO DOCUMENTAL NO PJERJ

Art. 3º A Gestão Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais produzidos e recebidos pelo PJERJ no exercício das suas atividades, visando sua eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente.

§ 1º Os procedimentos e operações técnicas mencionados no caput deverão ser aplicados de modo a promover o controle continuado do ciclo de vida dos documentos.

§ 2º A gestão de documentos deverá incidir sobre todos os documentos, independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que os documentos e as informações tenham sido produzidos e armazenados.

III

DO PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Dos Requisitos

Art. 4º São requisitos essenciais para o Programa de Gestão Documental - PROGED:

I A manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desde sua produção até a destinação final;

II A avaliação, a seleção, a classificação e a descrição documental mediante a utilização de normas, plano de classificação, tabela de temporalidade de documentos e sistemas informatizados, visando preservar as informações indispensáveis à administração do PJERJ, à memória institucional e à garantia dos direitos individuais;

III A adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e autos de processos judiciais das unidades organizacionais para a rede de arquivos do PJERJ;

IV A orientação de magistrados e de servidores sobre os fundamentos do PROGED;

V A garantia do uso adequado das técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos com a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos - MoReq Jus, instituído pelo CNJ;

VI A manutenção da Comissão Permanente de Avaliação Documental (COPAD).

Da Comissão Permanente de Avaliação Documental

Art. 5º A Comissão Permanente de Avaliação Documental tem a responsabilidade de:

I Orientar o processo de análise e avaliação da documentação produzida no âmbito do PJERJ;

II Identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor histórico, probatório e informativo dos documentos administrativos, dos autos de processos administrativos e judiciais que serão de guarda permanente;

III Analisar e aprovar os editais de eliminação de documentos e autos de processos da instituição;

IV Aprovar a proposição de sigilo de documentos encaminhados ao DGCOM DEGEA para arquivamento, seu grau e tempo de duração, bem como definir as pessoas, cargos, funções ou áreas com permissão de acesso, considerando a Lei Federal 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação).

V Orientar a migração de informações documentais entre os diferentes suportes e a forma de registrá las, bem como propor diretrizes e ações destinadas à melhoria contínua da gestão de documentos no âmbito do PJERJ.

§ 1º   O Presidente do PJERJ definirá a composição da COPAD.

§ 2º   A critério da COPAD, poderão ser convidados a integrá la servidores das unidades organizacionais referidas nos documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

Da Rede de Arquivos do PJERJ

Art. 6º A rede de arquivos constitui se em centros de informações que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado, utilizando sistema informatizado próprio e comum (ARQGER), visando o gerenciamento do acervo arquivístico do PJERJ.

§ 1º   É composta pelo Arquivo Central e pelos Arquivos Regionais de Rio Bonito e Itaipava.

§ 2º   Sua missão é de prover aos órgãos de prestação jurisdicional e às unidades administrativas do PJERJ o acesso às informações arquivísticas demandadas.

Dos Instrumentos Arquivísticos de Controle e Avaliação Documental

Art. 7º São instrumentos do PROGED:

I.Os sistemas informatizados de gestão de documentos administrativos, de autos de processos administrativos e de autos de processos judiciais, bem como os metadados desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional;

II.O Código de Classificação de Documentos, constante no portal corporativo do PJERJ;

III.A Tabela de Temporalidade de Documentos, constante no portal corporativo do PJERJ;

IV.A Lista Informatizada de Verificação para Baixa Definitiva de Autos (Anexo II);

V.A Lista Informatizada de Verificação para Eliminação de Autos Findos (Anexo III);

VI.O Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos (Anexo IV e V);

VII.O Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, recomendado pelo CNJ;

VIII.O Plano para Amostra Estatística Representativa, recomendado pelo CNJ;

IX.O Manual de Arquivos Correntes, constante no portal corporativo do PJERJ

Paragrafo único   O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, da área judicial, valer se ão das classes e assuntos das tabelas processuais unificadas do CNJ registradas nos sistemas informatizados de movimentação processual do PJERJ.

Da Classificação Arquivística dos Documentos

Art. 8º Os documentos do PJERJ são classificados, de acordo com o seu ciclo de vida, como correntes, intermediários ou permanentes, assim definidos no glossário dessa Resolução.

§ 1º A classificação, de acordo com as tabelas unificadas do CNJ, dos autos de processos judiciais nos sistemas informatizados de movimentação processual é de responsabilidade da unidade organizacional que distribuiu e onde tramitou o processo, que deve ser confirmada antes da remessa deste ao Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento, para fins de arquivamento.

§ 2º Os documentos recebidos pelos Protocolos Administrativos do PJERJ serão classificados de acordo com o Código de Classificação de Documentos a fim de permitir a efetiva aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos.

§ 3º A unidade organizacional responsável pela finalização dos documentos administrativos deverá, obrigatoriamente, antes do arquivamento, confirmar a classificação inicial ou, se necessário, providenciar a correção da classificação.

Da Gestão de Documentos nos Arquivos Correntes

Art. 9º Os arquivos correntes apresentam documentos que são de uso exclusivo das unidades organizacionais que os geraram ou receberam. A classificação, identificação, acondicionamento, controle e conservação desses documentos são de responsabilidade das unidades organizacionias.

§ 1º   A organização dos arquivos correntes das unidades organizacionais está disciplinada em Rotinas Administrativas e no Manual de Arquivos Correntes do Sistema Integrado de Gestão do PJERJ.

§ 2º   O DGCOM/DEGEA presta assessoramento técnico arquivístico as unidades organizacionais no que tange à padronização de critérios e procedimentos para a organização dos arquivos correntes das unidades organizacionais do PJERJ.

Da Transferência de Documentos

Art. 10º É vedada a transferência à Rede de Arquivos do PJERJ de todo e qualquer documento que não tenha o prazo de guarda e a destinação final previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos. Os procedimentos de transferência estão descritos em RAD do DGCOM/DEGEA.

Art. 11º As ações judiciais transitadas em julgado serão definitivamente arquivadas quando não necessitarem de diligência do juízo processante, do órgão julgador de segunda instância e de terceiros designados para atuar na lide ou eventualmente alcançados pelo julgado, conforme a Lista informatizada de Verificação para Baixa Definitiva de Autos.

Art. 12º O prazo de guarda e a destinação final de documentos administrativos, de autos de processos administrativos e de autos de processos judiciais serão registrados no sistema de gerenciamento informatizado do PJERJ de acordo com a TTD.

§ 1º A contagem do prazo de guarda dos autos de processos judiciais, na fase intermediária, dar se á a partir do trânsito em julgado e da respectiva informação de baixa no cartório distribuidor.

§ 2º A contagem do prazo de guarda dos autos de processos administrativos e dos documentos administrativos, na fase intermediária, dar se á a partir da data do arquivamento definitivo do documento.

§ 3º O prazo de guarda e destinação final dos documentos poderão ser alterados pela COPAD, com base em fatos supervenientes que possam ter ocorrido em relação a ele.

Do Arquivo Permanente e dos Fundos Documentais do PJERJ

Art. 13 São de guarda permanente de acordo com a definição no glossário (Anexo I):

I.Os documentos amparados pelo corte cronológico da instituição

II.Os documentos cuja destinação final seja a guarda permanente definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ

III.Os documentos amostrais preservados do conjunto documental destinado à eliminação

IV.Os documentos do acervo acumulado na rede de arquivos que passarem por processo de avaliação especial a fim de identificar documentos passíveis de integrar o acervo permanente da instituição

V.Os documentos indicados para preservação pela COPAD

Art. 14 A organização do arquivo permanente obedece aos princípios da proveniência e da procedência e se desenvolve por meio de uma sequência de operações intelectuais e físicas que visa arranjar a documentação do PJERJ.

Parágrafo Único - A gestão do arquivo permanente ficará a cargo exclusivo do Serviço de Gestão de Acervos Arquivísticos Permanentes da Diretoria Geral de Gestão de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM SEGAP).

Art. 15 Os documentos do arquivo permanente serão arranjados em fundos documentais que, em sua organização, levam em conta a proveniência, bem como os respectivos períodos de abrangência cronologicamente datados, considerando se como marco a criação, instalação e extinção das instituições judiciárias geradoras de arquivos.

Art. 16 Os autos de processos judiciais, os autos de processos administrativos e os documentos administrativos recolhidos ao arquivo permanente passam a pertencer ao acervo permanente do PJERJ e não mais à unidade organizacional onde tramitaram, foram produzidos ou recebidos.

Art. 17 Os autos de processos judiciais e demais documentos administrativos do arquivo permanente que constituem os fundos documentais do PJERJ, sempre que possível, devem ser disponibilizados para consulta sem que se coloque em risco a sua adequada preservação.

§ 1º O acesso aos documentos do arquivo permanente se dará, preferencialmente, por meio do documento digitalizado.

§ 2º Não será permitido o manuseio dos documentos em estado de conservação inadequado ou em fase de restauração, resguardada a garantia do direito de acesso à informação.

§ 3º Os critérios e procedimentos para acesso de pesquisadores aos documentos do acervo permanente estão disciplinados em Rotinas Administrativas (RAD) do Sistema Integrado de Gestão (SIGA)

Art.18 Os documentos do arquivo permanente não poderão ser desarquivados para fins de tramitação.

§ 1º Poderão ser extraídas certidões de inteiro teor, a fim de cumprir tal finalidade, observadas as disposições constantes do regimento de custas.

§ 2º É vedada a descaracterização do documento de guarda permanente.

§ 3º Por descaracterização entende se:

I.Perfuração do Documento

II.Aposição de carimbo, grampos, clipes ou fitas adesivas;

III.Aposição de qualquer manuscrito.

Art. 19 Serão de guarda permanente o inteiro teor de sentenças, decisões terminativas, acórdãos e decisões recursais monocráticas armazenados em base de dados, livro eletrônico ou livro impresso.

Art. 20 Serão de guarda permanente os autos de processos judiciais em que sejam suscitados Incidentes de Uniformização de Jurisprudência e Arguições de Inconstitucionalidade, bem como os que constituírem precedentes de Súmulas, Recurso Repetitivo e Repercussão Geral.

Parágrafo Único - Os sistemas de movimentação processual deverão permitir o registro de informação por parte das unidades judiciais, a fim de que seja cumprido o estabelecido no caput deste artigo.

Art. 21 Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Da Documentação Histórica

Art. 22 A documentação histórica do PJERJ pertence ao acervo permanente do PJERJ.

Art. 23 O PJERJ promoverá ações para a elaboração de pesquisas que visem apoiar o tratamento técnico dos conjuntos documentais e a divulgação da documentação custodiada pelo DGCOM/DEGEA, de forma a evidenciar a importância do acervo institucional, no que diz respeito à potencialidade dos documentos históricos enquanto elementos probatórios e como fontes para a pesquisa acadêmica.

Art. 24 A documentação produzida e recebida do século XVIII e XIX será integralmente preservada.

§1º A critério da COPAD, os autos de processos judiciais produzidos entre 1901 e 1975, poderão passar por processo de avaliação especial, a fim de identificar lotes de documentos passíveis de integrar o acervo histórico da instituição.

§2º Equipe multidisciplinar formada por integrantes das áreas de conhecimento do Direito, da História e da Arquivologia atuará na identificação e avaliação dos documentos acumulados na Rede de Arquivos para fins de identificação daqueles considerados históricos, probantes e informativos.

§3º Serão emprestados ao Museu da Justiça documentos de relevância histórica para exposição e acesso aos pesquisadores, observados os cuidados com a tramitação e preservação dos documentos.

Art. 25 Os magistrados e demais operadores do Direito, bem como as entidades de caráter histórico, cultural e universitário, poderão formular proposta fundamentada para guarda permanente de autos de processos judiciais que considerarem de relevância histórica, submetendo à análise da COPAD.

Do Acesso à Informação

Art. 26 O acesso às informações arquivísticas será norteada pela Lei de Acesso à Informação, que se destina a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e seus procedimentos devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública.

Art. 27 O acesso aos documentos, segundo o grau de sigilo - ultrassecretos, secretos e reservados -, bem como àqueles que tenham tramitado em segredo de justiça, dar se á mediante a edição de disciplina específica por parte da Presidência do PJERJ observada às disposições legais alusivas à matéria

Da Eliminação de Documentos

Art. 28 A eliminação dos autos de processos judiciais transitados em julgado e baixados nos cartórios distribuidores, bem como dos autos de processos administrativos definitivamente arquivados será precedida de publicação de edital de eliminação no Diário da Justiça Eletrônico   DJERJ.

Parágrafo Único - O edital de eliminação estipulará prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, para que as partes interessadas manifestem o interesse na retirada dos documentos originais que tenham acostado aos autos.

Art. 29 A eliminação dos autos de processos judiciais transitados em julgado deverá ser precedida do registro das informações processuais no sistema processual e do atendimento às exigências da Lista Informatizada de Verificação para Eliminação de Autos Findos, de forma que, a qualquer tempo, seja possível a expedição de certidões sobre o processo.

Art. 30 Os recursos que formarem autos, os embargos à execução e outros processos que não existam de forma autônoma deverão, sempre que possível, ser eliminados concomitantemente com o processo principal.

§ 1º Os agravos poderão ser eliminados independentemente do processo principal, imediatamente após o traslado das peças originais para aquele, observadas as disposições do art. 209 do Regimento Interno, introduzidas pela Resolução do E. Órgão Especial nº 17/2009.

§ 2º Os agravos de instrumentos, recursos em sentido estrito em matéria criminal processados por instrumento e incidentes processuais autuados em apartado poderão ser eliminados, independentemente do processo principal, imediatamente após o translado das peças originais não existentes neste e sem necessidade de publicação de edital de eliminação.

§ 3º As ações rescisórias terão a mesma destinação final atribuída ao feito que lhe deu origem, cuja destinação ficará suspensa até a baixa definitiva da ação rescisória.

Art. 31 É vedada a eliminação de documentos do arquivo permanente, mesmo que digitalizados.

Art. 32 A eliminação de documentos realizar se á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado.

Art. 33 No momento da eliminação dos documentos administrativos, judiciais e extrajudiciais, inclusive os danificados que puderem ser identificados, serão observados, por parte das unidades organizacionais competentes, os procedimentos descritos na Tabela de Temporalidade de Documentos e o preenchimento do respectivo "Termo de Eliminação de Documentos".

Da Amostragem de Documentos

Art. 34 Será preservada uma amostra representativa do universo dos autos de processos administrativos e dos autos de processos judiciais findos destinados à eliminação, obtida com base em fórmula estatística, conforme Plano de Amostra Estatística Representativa constante do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, editado pelo CNJ.

Paragrafo Único - Os documentos amostrais irão integrar o acervo permanente da instituição.

Da Digitalização de Documentos

Art. 35 Os processos judiciais físicos que forem digitalizados para a tramitação eletrônica não poderão ser objeto de arquivamento definitivo até o trânsito em julgado do processo judicial eletrônico

Art. 36 Os processos físicos digitalizados para fins de tramitação eletrônica serão classificados como "Autos Físicos Digitalizados   AFD", integrantes da Classe 2 do Código de Classificação de Documentos do PJERJ, permanecendo o processo judicial eletrônico em tramitação com a classificação original, de acordo com as tabelas processuais unificadas do CNJ.

§ 1º Os "Autos Físicos Digitalizados" terão sua temporalidade associada ao trânsito em julgado do processo judicial eletrônico.

§ 2º Os "Autos Físicos Digitalizados" somente poderão ser descartados após a intimação por edital das partes, pelo prazo de 45 dias, para que manifestem o interesse na retirada dos documentos originais que tenham acostado aos autos.

§ 3º Não será permitido o desentranhamento de documentos dos "Autos Físicos Digitalizados" antes do trânsito em julgado do correspondente processo judicial eletrônico.

Art. 37 O gerenciamento dos "Autos Físicos Digitalizados" se dará por meio de sistema informatizado.

Da Transferência e Recolhimento de Documentos Digitais

Art. 38 Os parâmetros para repositórios confiáveis de documentos arquivísticos digitais, que garantam a integridade, a autenticidade, a confidencialidade, a disponibilidade, o acesso e a preservação dos documentos, devem considerar, prioritariamente, a gestão de documentos e arquivos, enfatizando a destinação final da documentação, tendo em vista a necessidade de manutenção dos acervos documentais por longos períodos e, em alguns casos permanentemente, nos sistemas informatizados da instituição.

Art. 39 Os sistemas informatizados gerenciadores de documentos eletrônicos (processos judiciais, processos administrativos e documentos administrativos) devem incluir na sua base de dados, como forma de controle do ciclo de vida dos documentos, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, de acordo com as normas emanadas pelo PROGED.

Art. 40 A Diretoria Geral de Gestão de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM), com apoio da Diretoria Geral de Tecnologia e Informação (DGTEC), será responsável pela coordenação do PROGED e pela identificação de oportunidades de melhoria nos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos do PJERJ.

Paragrafo Único - O DGCOM/DEGEA gerenciará o prazo de guarda e a destinação final dos documentos eletrônicos (eliminação ou guarda permanente), sejam eles digitais ou híbridos, bem como acompanhará e validará o grau de aderência dos sistemas informatizados aos requisitos de gestão de documentos e arquivos.

Art. 41 Os novos sistemas a serem desenvolvidos ou adquiridos para as atividades judiciárias e administrativas devem conter os requisitos essenciais de controle de documentação do PROGED.

Art. 42 Os sistemas legados que ora servem às atividades judiciárias e administrativas do PJERJ deverão manter estreita correlação tecnológica com os requisitos de documentação do PROGED.

IV

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 43 Poderão ser firmados convênios e acordos de cooperação técnica com órgãos e entidades de caráter histórico, cultural e universitário para auxilio às atividades de gestão documentos do PJERJ, visando ao acesso, à guarda, à conservação e à restauração do acervo documental, sendo vedada, entretanto, a transferência ou alienação da titularidade do acervo.

Art. 44 As normas do PROGED deverão guardar correspondência com as diretrizes emanadas pelo Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME, do Conselho Nacional de Justiça.

Art. 45 Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

Parágrafo Único   Ficam convalidados, para todos os fins, os efeitos dos atos formais editados pela Administração Superior desta Corte que se referem à Gestão Documental, revogando se, entretanto, as disposições em contrário.

Rio de Janeiro, 24 de novembro de 2014.

(a)Desembargadora LEILA MARIANO

Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro

ANEXO I

GLOSSÁRIO

I.Acervo documental: Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora;

II.Acesso: (1) Possibilidade de consulta a documentos e informações; (2) Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização;

III.Amostragem: Técnica de seleção em que, de um dado conjunto, elege se um subconjunto representativo do todo;

IV.Apenso: Quaisquer autos de processos distintos, com número próprio e afinidade de matéria;

V.Arquivar: (1) Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos; (2) Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação;

VI.Arquivo corrente: Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes;

VII.Arquivo intermediário: Conjunto de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam, por razões de interesse administrativo, a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente;

VIII.Arquivo permanente: Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados;

IX.Arranjo: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou uma coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido;

X.Atividade fim: Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para o desempenho de suas competências específicas;

XI.Atividade meio: Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas competências específicas;

XII.Autos de processos administrativos (processo administrativo): Relação jurídica formal pela qual se desenvolve, mediante a autuação de peças, todo o procedimento de interesse público no âmbito administrativo do PJERJ.

XIII.Avaliação de documento: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e sua destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos;

XIV.Baixa: (1) Toda movimentação de autos de processo que esgote sua tramitação no órgão, procedendo se ao respectivo registro informatizado; (2) O marco final da tramitação e representa o momento em que se encerram todas as atividades - jurisdicionais e cartorárias - no processo;

XV.Certificado digital: Identidade virtual. Documento eletrônico válido juridicamente, que identifica e comprova sua identidade perante outras pessoas e computadores;

XVI.Classificação de documentos: Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visa distribuir em classes os documentos de um arquivo;

XVII.Ciclo vital de documentos: Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final;

XVIII.Código de Classificação de Documentos (CCD): Instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários para consolidar a codificação hierárquica de assuntos de documentos, visando, principalmente, aos respectivos agrupamentos lógico e físico;

XIX.Conservação: Ato ou efeito de promover a preservação e a restauração dos documentos;

XX.Corte cronológico: Intervalo de tempo que, em virtude de acontecimentos historicamente determinados, singulariza um conjunto de documentos;

XXI.Desarquivar: Retirar processo ou expediente de um arquivo encaminhá lo ao solicitante e fazer a devida atualização no sistema informatizado;

XXII.Descrição arquivística: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa

XXIII.Destinação final de documentos: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação;

XXIV.Documento administrativo: Todo e qualquer documento que não constitua auto processual judicial ou administrativo.

XXV.Documento arquivístico: Informação registrada, independentemente da forma ou do suporte, produzida e recebida no decorrer das atividades de um órgão, de uma entidade ou de uma pessoa, dotada de organicidade, e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades;

XXVI.Documento arquivístico digital: Documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional;

XXVII.Documento histórico: Documento permanente em função de seu valor informativo, testemunhal, legal, probatório, administrativo, científico cultural ou de relevância social. As informações neles contidas servem para a eficácia da ação administrativa, como probatória da garantia de direitos ou como fonte de pesquisa.

XXVIII.Eliminação (ou descarte) de documento: Destruição de documento destituído de valor para guarda permanente e que, de acordo com a tabela de temporalidade, já cumpriu o seu respectivo prazo de guarda;

XXIX.Empréstimo de documentos: Transferência física temporária de documentos para uma locação externa, com fins de consulta, reprodução, pesquisa ou exposição;

XXX.Forma do documento: Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento;

XXXI.Fundo documental: (1) Conjunto de documentos, independentemente de sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por um indivíduo, família ou entidade coletiva no decurso das suas atividades e funções; (2) A principal unidade de arranjo estrutural no arquivo permanente, constituída dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.

XXXII.Gestão documental: Conjunto de procedimentos e operações técnicas necessários à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente;

XXXIII.Item documental: (1) Menor unidade documental, intelectualmente indivisível, integrante de dossiês ou processos; (2) A menor unidade arquivística materialmente indivisível. Ex.: ofício, autos processuais judiciais ou administrativos.

XXXIV.Metadados: (1) Informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Os metadados referem se a: identificação e contexto documental (identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação), segurança (categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e localização física do documento. (2) Informação descritiva e estrutural sobre os dados.

XXXV.Prazo de guarda: Prazo definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado de tempo de retenção ou prazo de retenção;

XXXVI.Preservação: Prevenção da deterioração e dos danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico;

XXXVII.Princípio da proveniência: Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras;

XXXVIII.Procedência: Termo em geral empregado para designar a origem mais imediata do arquivo;

XXXIX.Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo corrente ou intermediário para o arquivo permanente;

XL.Rotina Administrativa (RAD): Documento que estabelece a forma de executar uma atividade ou processo de trabalho.

XLI.Seleção de documentos: Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade;

XLII.Suporte do documento: Material no qual são registradas as informações;

XLIII.Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): Instrumento técnico de destinação de documentos, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos;

XLIV.Teoria das três idades: Teoria baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermediários ou permanentes;

XLV.Termo de Eliminação de Documentos (TED): Formulário por meio do qual são registrados os documentos eliminados;

XLVI.Transferência de documentos: Operação pela qual a custódia de um conjunto de documentos passa de arquivo corrente para arquivo intermediário;

XLVII.Sistema Informatizado do Arquivo (ARQGER) - Sistema informatizado utilizado pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Gestão de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/DEGEA), para gerenciamento do acervo arquivístico do PJERJ;

XLVIII.Unidade Organizacional (UO): Unidade jurisdicional ou administrativa da estrutura organizacional do PJERJ.

ANEXO II

LISTA INFORMATIZADA DE VERIFICAÇÃO PARA BAIXA DEFINITIVA DE AUTOS

Processo acessório ou apenso? ( ) Sim ( ) Não

1. Verificação de pendências impeditivas de baixa:

Há determinação de arquivamento? ( ) sim ( ) não

Há sentença de extinção, ou decisão terminativa, ou acórdão transitado em julgado? ( ) sim ( )não

Há petições/documentos pendentes de juntada? ( ) sim ( ) não

Há outros processos e recursos vinculados a estes autos (execução/cumprimento, agravos, embargos, dependentes, apensos, etc - verificar referências nos autos ou eventos lançados no sistema)? ( ) sim ( ) não

Em caso positivo, essa vinculação está registrada nos sistemas de movimentação processual? ( ) sim ( ) não

Levantamento de depósito alvará/conversão ou pagamento de ofício requisitório de pequeno valor e precatório requisitório de pagamento? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica

Destinação de bens apreendidos ou acautelados em depósitos judiciais? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica

Levantamento de penhora/hipoteca e depósito incidentes sobre bens móveis e imóveis ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica

Os autos do processo foram digitalizados para tramitação eletrônica que ainda não foi finalizada? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica

Traslado de peças ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica

Outros: ___________________________

Todas as pendências foram sanadas? ( ) sim ( ) não

2. Verificação do cumprimento dos provimentos judiciais não impeditivos de baixa:

a) Foi dado cumprimento à condenação principal constante da decisão final transitada em julgado? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica;

b) Foram feitos ou suspensos os pagamentos de verbas de sucumbência (honorários, custas e despesas processuais)? ( ) sim

( ) não ( ) não se aplica;

* Estes itens não impedem a baixa nas hipóteses em que não seja cabível a execução de ofício, e permitem a contagem do prazo de guarda do processo, após o qual este estará sujeito à eliminação, conforme o caso, de acordo com as normas de gestão docu-mental.

3. Processo com recomendação de guarda permanente?( ) sim ( ) não

A indicação de guarda dos autos deverá ser fundamentada para avaliação da Comissão Permanente de Avaliação Documental (COPAD).

4. Baixa Definitiva em _____/____/_____

ANEXO III

LISTA INFORMATIZADA DE VERIFICAÇÃO PARA ELIMINAÇÃO DE AUTOS FINDOS

1   Verificação dos critérios de guarda permanente:

Processo anterior ao corte cronológico? ( ) sim ( ) não

Classe de guarda permanente? ( ) sim ( ) não

Assunto de guarda permanente? ( ) sim ( ) não

Procedimento investigatório relacionado a crimes imprescritíveis? ( ) sim ( ) não

Ação criminal (não Juizado) com decisão final condenatória? ( ) sim ( ) não

Ação que constitua: Precedente de Súmula, Incidente de Uniformização de Jurisprudência, Arguição de Inconstitucionalidade, Recurso Repetitivo ou Repercussão Geral? ( ) sim ( ) não

Processo considerado relevante para a guarda permanente pela COPAD? ( ) sim ( ) não

Considerar os requisitos definidos pela COPAD de acordo com critérios históricos.

2   Selecionado para guarda permanente? ( ) sim ( ) não

3   Se não selecionado para guarda permanente:

Prazo de guarda:_________________

Baixa Definitiva em _____/____/______

Eliminação em _____/____/______

4   Depois de expirado o prazo de guarda na fase intermediária e indicado para eliminação:

Processo selecionado para amostra estatística (guarda permanente)? ( ) sim ( )não

ANEXO

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.