PROVIMENTO CGJ Nº 62/2016

Instrui para a aplicação do item 5 da tabela 02 da portaria CGJ 1.772/14(item 5 da tabela 17 da Lei 6370/12) e procedimentos para recepção, autenticação, registro, guarda, recuperação de informações de livros contábeis, fiscais, societários e atos em geral.

A Desembargadora MARIA AUGUSTA VAZ MONTEIRO DE FIGUEIREDO, Corregedora Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro, no uso de suas atribuições legais.

CONSIDERANDO que cabe à Corregedoria Geral da Justiça o estabelecimento de medidas para melhorar a prestação dos Serviços Extrajudiciais;

CONSIDERANDO a necessidade de constante adequação dos serviços prestados pelas Serventias Extrajudiciais no âmbito do Estado do Rio de Janeiro;

CONSIDERANDO a necessidade de adequação de procedimentos extrajudiciais ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED);

CONSIDERANDO a decisão proferida no processo administrativo nº 2015-110929;

RESOLVE:

Art. 1º   Compete exclusivamente aos Registros Civis de Pessoas Jurídicas promover o registro dos livros contábeis, fiscais, sociais, obrigatórios ou não das pessoas jurídicas registradas em seu ofício a fim de torná los eficazes diante de terceiros.

Art. 2º   Os livros confeccionados via Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) ou por outro meio digital serão registrados a pedido do interessado.

§1º   O registro de livro digital via SPED implica no arquivamento dos termos de abertura e encerramento, do termo de dados das assinaturas, do recibo de entrega de escrituração contábil digital e do termo de verificação de autenticidade, gerando termo de registro do livro.

§2º   O registro de livro implicará além do previsto no parágrafo anterior, no arquivamento do conteúdo da escrituração, se assim requerido pelo interessado, que poderá recuperá lo, através de certidão.

Art. 3º   Procurações com poderes específicos terão que ser registradas necessariamente para que os Livros assinados por procurador sejam registrados.

Art. 4º   Compete ao RCPJ, por ocasião do registro do livro contábil ou fiscal, verificar no termo de abertura e encerramento, a legitimidade do administrador ou procurador, a assinatura do contador, a sequência de numeração do livro e do exercício, de forma que não haja descontinuidade nem duplicidade, a correspondência do conteúdo com o título do livro enunciado nos termos, o número do CNPJ, o nome da pessoa jurídica e a regularidade do registro da pessoa jurídica no RCPJ do local da sede ou da filial.

§1º   O livro é identificado pelos termos de abertura e encerramento e não pode compreender mais de um exercício, mas em relação a um mesmo exercício, pode ser escriturado em mais de um livro.

§2º   A numeração das páginas e correspondente totalização declarada nos termos de abertura e encerramento só devem ser verificadas pelo registrador em livros físicos, sendo obrigatória a verificação do código "hash" vinculado ao documento digital.

§3º   Livros produzidos pelo SPED só poderão ser registrados após regular recebimento e validação pela Receita Federal do Brasil, que será comunicada eletronicamente sobre as exigências e registros, nos termos de suas Instruções Normativas.

§4º   Pessoas Jurídicas que escriturem livros auxiliares para suas filiais deverão apresentá los para registro no RCPJ onde a filial estiver registrada.

Art. 5º   Além dos livros obrigatórios e fornecidos pelo sistema SPED, poderão ser registrados outros livros contábeis, fiscais, societários de interesse das partes, digitais ou físicos.

Parágrafo único   O mesmo livro registrado eletronicamente pode ser apresentado para registro na forma física, desde que com assinatura do administrador e contador, devendo haver sequência de numeração própria para cada forma de elaboração e ser verificado o exercício a que se refere.

Art. 6º   Os Serviços com atribuição de RCPJ poderão utilizar se do IRTDPJ Brasil para armazenamento eletrônico dos livros digitais registrados, como garantia de acesso ao seu conteúdo futuro.

Art. 7º   Os custos de cobranças bancárias para emissão de boletos e serviços de transmissão, integração e guarda de segurança de conteúdo operadas por integradores e centrais eletrônicas não consistirão em emolumentos e serão pagas diretamente pelo usuário do serviço.

Art. 8º   Passa a integrar a Portaria CGJ 1.772/14, a respeito do item 5 da tabela 02, a Nota Integrante nº 6, com a seguinte redação: Para efeitos de registro digital e recuperação digital de livros de contabilidade ou livros de atos das pessoas jurídicas, entendendo se por livro digital a ser registrado com base no item 5, da presente tabela, o conjunto de até 1.034 Kb, equivalente a 200 páginas, constituindo se novo livro digital a fração existente.

Art. 9º   Os livros e documentos digitais deverão ser assinados e registrados, utilizando se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

§1º   Livros escriturados pelo SPED seguirão formato definido pela Receita Federal do Brasil para transmissão e arquivamento, podendo ser convertidos em PDF e devidamente assinados eletronicamente.

§2º   Demais livros e documentos deverão ser apresentados em PDF, devidamente assinados eletronicamente.

Art. 10   Os Registros Civis de Pessoas Jurídicas terão que apresentar exigências e promover o registro ou recuperação de conteúdo, respeitando os prazos estabelecidos nos artigos 884 e 885 da Consolidação Normativa, a partir do regular recebimento do requerimento eletrônico com pagamento.

Art. 11   Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer livro digital ou físico que não tenha seu conteúdo arquivado no RCPJ, o interessado deverá publicar o ocorrido em jornal de grande circulação, instrumentalizar o fato e levá lo para averbação.

Parágrafo único   O documento a que se refere o caput e o livro substituto poderão ser em formato digital, mesmo que o livro original tenha sido apresentado em meio físico, devendo também haver referência sobre o ocorrido nos termos de abertura e encerramento.

Art. 12   O critério de equivalência por tamanho de arquivo eletrônico, estabelecido no artigo oitavo, não se aplica aos demais documentos digitais, que devem ser gerados e assinados eletronicamente em formato PDF com páginas em tamanho A4, mantendo se para estes a cobrança pelo número de páginas, de acordo com a tabela de emolumentos.

Parágrafo único   O RCPJ que efetuar o registro na forma eletrônica ou física poderá fornecer certidão.

Art. 13   O portal eletrônico a ser acessado para integrar usuário, registrador e Receita Federal do Brasil é o www.rtdbrasil.org.br ou www.rtdpjbrasil.org.br, de responsabilidade do Instituto de Registro de Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas do Brasil (IRTDPJ Brasil).

Parágrafo único   O portal fica responsável por manter informações sobre procedimentos detalhados e canal de comunicação para fornecer suporte técnico aos usuários e registradores.

Art. 14   As normas disciplinadas neste Provimento reproduzem as regras estabelecidas entre o IRTDPJ BR e o IRTDPJ RJ para sua viabilização.

Art. 15   Todos os Registros Civis de Pessoas Jurídicas do Estado do Rio de Janeiro ficam obrigados a promover seu cadastro no prazo de 30 dias, a contar da publicação deste Provimento, no portal indicado no art. 13, para a prática dos atos dentro do prazo limite do art. 10.

Rio de Janeiro, 26 de julho de 2016.

Desembargadora Maria Augusta Vaz Monteiro de Figueiredo

Corregedora Geral da Justiça

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.