ATO NORMATIVO TJ nº 04/2018

Aprova a estrutura do Sistema de Controle Interno do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, Desembargador Milton Fernandes de Souza, no uso de suas atribuições legais;

CONSIDERANDO o disposto no art. 122 e 129 da Constituição do Estado do Rio de Janeiro e nos artigos 70 e 74 da Constituição da República Federativa do Brasil, que dispõem, sobre a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial e o sistema de controle interno de cada um dos Poderes;

CONSIDERANDO os termos da Resolução nº 86/2009 do Conselho Nacional de Justiça, de 08 de setembro de 2009, que dispõe sobre a organização e funcionamento de unidades ou núcleos de controle interno nos Tribunais, disciplinando as diretrizes, os princípios, os conceitos e as normas técnicas necessárias à sua integração;

CONSIDERANDO os termos da Resolução nº 171 do CNJ, de 01 de março de 2013, que dispõe sobre as normas técnicas de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização nas unidades jurisdicionais vinculadas ao referido Conselho;

CONSIDERANDO as boas práticas relacionadas a controles internos de gestão, gerenciamento de riscos corporativos e auditoria interna, constantes na Instrução Normativa Conjunta CGU/MPOG nº01/2016 e na Instrução Normativa CGU nº03/2017;

CONSIDERANDO o "Manual para implantação de sistemas de controle interno no âmbito das administrações públicas municipais e estadual do Estado do Rio de Janeiro" elaborado pela Egrégia Corte de Contas Fluminense;

CONSIDERANDO que a Declaração de Posicionamento do IIA (The Institute of Internal Auditors) considera três linhas de defesa no gerenciamento eficaz de riscos e controles, com atuação da auditoria interna na 3ª linha, o que foi endossado pelo Instituto de Auditores Internos do Brasil (IIA Brasil) e serviu de base teórica para o Ato Normativo TJ nº 10/2017;

RESOLVE:

Art. 1°. Aprovar a estrutura do Sistema de Controle Interno do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, anexo a esta Resolução.

Art. 2º. Este Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 21 de fevereiro de 2018.

Desembargador MILTON FERNANDES DE SOUZA

Presidente do Tribunal de Justiça

ANEXO DO ATO NORMATIVO TJ N° 04/2018

SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º. O Sistema de Controle Interno do PJERJ consiste no conjunto de métodos e práticas operacionais adotados pela Administração de forma coordenada, com vistas a garantir, dentro dos preceitos da legalidade, legitimidade, eficácia, eficiência e economicidade, o alcance da missão, dos objetivos e das metas institucionais.

Parágrafo único - Com o objetivo de evitar lacunas ou duplicação desnecessária de controles, o PJERJ estabelece papéis e responsabilidades essenciais, adotando o modelo das Três Linhas de Defesa no Gerenciamento Eficaz dos Riscos e Controles elaborado pelo Instituto dos Auditores Internos:

I - A 1ª Linha de Defesa, proprietária dos riscos, tem por função a gestão operacional, sendo responsável por identificar, avaliar, controlar e mitigar os riscos, garantindo que as atividades estejam de acordo com as metas e objetivos institucionais;

II - A 2ª Linha de Defesa exerce função de gestão, por meio da supervisão dos controles de qualidade, de conformidade, financeiros e outros, com a atribuição de facilitar e monitorar a implementação da prática eficaz de gerenciamento de riscos realizado pela1ª Linha de Defesa;

III - A 3ª Linha de Defesa é a auditoria interna, que avalia, de forma independente, o processo de governança institucional, assim como a gestão de riscos e os controles internos realizados pela 1ª e da 2ª Linhas de Defesa com o fim de auxiliar o PJERJ a realizar seus objetivos.

Art. 2º. O Sistema de Controle Interno do PJERJ, conduzido pela estrutura de governança e executado pela Administração e por todo o corpo funcional da instituição, tem por finalidade:

I - assegurar eficiência, eficácia e efetividade operacional, mediante execução ordenada, ética e econômica das operações;

II - garantir a integridade e a confiabilidade da informação produzida e sua disponibilidade para a tomada de decisões e cumprimento de obrigações de accountability;

III - comprovar a legalidade e conformidade com leis e regulamentos aplicáveis, incluindo o Plano Estratégico e os procedimentos internos da instituição, avaliando os resultados quanto à economicidade, eficácia e eficiência da gestão orçamentária, financeira, operacional e patrimonial do PJERJ;

IV -  salvaguardar e proteger bens, ativos e recursos públicos contra desperdício, perda, mau uso, dano, utilização não autorizada ou apropriação indevida.

CAPÍTULO II

DA ORGANIZAÇÃO

Art. 3º. Integram o Sistema de Controle Interno:

I - Unidade de Controle Interno Institucional: Núcleo de Auditoria Interna - NAI, unidade integrante da estrutura do PJERJ, subordinada diretamente à Presidência do TJERJ;

II - Unidades Executoras do Sistema de Controle Interno do PJERJ: todos os órgãos previstos na estrutura organizacional do PJERJ, tais como: Gabinetes, Assessorias, Diretorias-Gerais, Departamentos, Divisões, Serviços, Ouvidoria, Secretarias, a Escola de Administração Judiciária e a Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro.

CAPÍTULO III

DAS ATRIBUIÇÕES E DO FUNCIONAMENTO

Art. 4º. Compete ao NAI:

I - apoiar o Controle Externo;

II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados quanto à economicidade, à eficácia e à eficiência da gestão orçamentária, financeira, operacional e patrimonial das unidades que compõem a estrutura do órgão;

III - representar ao Tribunal de Contas sobre irregularidades e ilegalidades;

IV -  elaborar parecer conclusivo sobre as Prestações de Contas anuais, nos termos definidos pelo TCE-RJ;

V - acompanhar o funcionamento das atividades do Sistema de Controle Interno, avaliando a observância, pelas unidades componentes do Sistema, dos procedimentos, normas e regras estabelecidas pela legislação pertinente;

VI - assessorar a Presidência, cientificando-a, de imediato, sobre a ocorrência de irregularidades e ilegalidades;

VII - realizar auditorias internas, inclusive de avaliação do controle interno e de avaliação da política de gerenciamento de riscos;

VIII - avaliar as providências adotadas diante de danos causados ao erário;

IX - acompanhar os limites constitucionais e legais, em especial o cumprimento das disposições contidas na Lei de Responsabilidade Fiscal, no tocante às exigências relativas ao Relatório de Gestão Fiscal;

X - revisar e emitir parecer acerca de processos de Tomada de Contas Especiais e proceder à instauração desse procedimento nas hipóteses definidas pelo TCE-RJ;

XI - realizar consultoria, por solicitação da Presidência ou por iniciativa da Diretora do NAI, através de capacitações ou análises, com o fim de adicionar valor e aperfeiçoar processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos administrativos, sem que o fato caracterize exame de caso concreto, que é atividade própria de assessoria jurídica;

XII - monitorar o cumprimento das recomendações e determinações do TCE-RJ, do CNJ e do Presidente do TJERJ;

XIII - zelar pela qualidade e pela independência do Sistema de Controle Interno.

Art. 5º. Compete às Unidades Executoras do Sistema de Controle Interno:

I - prestar apoio na identificação dos "pontos de controle" inerentes ao sistema administrativo ao qual sua unidade está diretamente envolvida, assim como no estabelecimento dos respectivos procedimentos de controle;

II - cumprir e exercer o acompanhamento sobre a efetiva observância das competências previstas na Estrutura Organizacional do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, no tocante a sua área de atuação, propondo seu constante aprimoramento;

III - encaminhar ao NAI, na forma documental, as situações de irregularidades ou ilegalidades que vierem a seu conhecimento mediante denúncias ou outros meios, juntamente com evidências das apurações;

IV - atender às solicitações da Auditoria Interna quanto a informações, providências e recomendações;

V - comunicar à chefia superior, com cópia para a Auditoria Interna, as situações de ausência de providências para a apuração e/ou regularização de desconformidades;

VI - promover o mapeamento e o gerenciamento de riscos relacionados aos objetivos operacionais dos processos de trabalho de responsabilidade da respectiva unidade.

Art. 6º. As Unidades Executoras do Sistema de Controle Interno têm, ainda, as seguintes responsabilidades:

I - exercer o controle, através dos diversos níveis de chefia, objetivando o cumprimento dos programas, objetivos e metas estabelecidos no Plano Estratégico do TJERJ, e a observância da legislação e das normas que orientam suas atividades específicas;

II - manter registro de suas operações e adotar manuais e fluxogramas para espelhar as rotinas e procedimentos que consubstanciam suas atividades.

Art. 7º. O Departamento de Gestão Estratégica e Planejamento - DEGEP, vinculado à Presidência, atua na segunda linha de defesa de gerenciamento de riscos e controles do PJERJ, apoiando as políticas de gestão e fornecendo orientações relacionadas à implementação e ao reporte de práticas de gerenciamento de riscos por parte das Unidades Executoras de Controle Interno, cabendo a esse departamento:

I - definir metodologias para o gerenciamento de riscos, de acordo com as políticas estabelecidas pela instituição e promover as melhorias apontadas, quando necessário;

II - apoiar as unidades Executoras de Controle Interno, no que couber, no mapeamento e gerenciamento dos riscos de processos de trabalho e de projetos estratégicos.

Art. 8º. O Presidente do TJERJ nomeará o Diretor do Núcleo de Auditoria Interna, que deverá ser servidor público portador de diploma de nível superior e possuir conhecimentos comprovados nas áreas de auditoria interna, controladoria, administração e/ou contabilidade pública.

Art. 9º. Não poderá ocupar a função de diretor do Núcleo de Auditoria Interna aquele que tenha sido nos últimos oito anos:

I - responsável por atos julgados irregulares por decisão definitiva do Tribunal de Contas da União, dos Tribunais de Contas dos Estados ou do Distrito Federal, bem como dos Tribunais de Contas dos Municípios;

II - responsável por contas certificadas como irregulares pelo Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro;

III - punido, em decisão da qual não caiba recurso administrativo, em processo disciplinar.

Parágrafo Único. O indicado à função de Diretor do Núcleo de Auditoria deverá declarar o atendimento ao disposto neste artigo, assumindo, ainda, o compromisso de comunicar ao Presidente eventual impedimento superveniente à data da assinatura nesse documento.

Art. 10. O NAI, para o exercício das competências previstas no artigo 4º, deverá dispor da seguinte estrutura e prerrogativas:

I - vinculação direta à Presidência do Tribunal;

II - adequação da quantidade de pessoal e da competência técnica dos servidores do controle interno para o exercício de suas atividades;

III - adequada estrutura física para o exercício das atividades de controle interno, tais como sala, equipamentos e acesso a sistemas;

IV - acesso irrestrito a processos, documentos e informações inerentes e necessários à realização das auditorias internas;

V - desenvolvimento exclusivo de atividades próprias de controle institucional e auditoria interna, em observância ao princípio da segregação de funções;

VI - desenvolvimento profissional contínuo dos profissionais do controle interno;

VII - independência técnica e autonomia profissional em relação às unidades auditadas;

VIII - atuação com base em planejamento anual da própria unidade, devidamente aprovado pela Presidência.

Art. 11. Por ocasião de cada auditoria realizada nas unidades do PJERJ, conforme previsão contida no Plano Anual de Auditoria - PAA, o Diretor do NAI submeterá à Presidência os respectivos Relatórios de Auditoria, elaborados ao término dos trabalhos, contemplando as constatações ou achados de auditoria, bem como elencando as conclusões e recomendações pertinentes.

Parágrafo único. Os trabalhos de auditoria interna realizados devem utilizar como base as boas práticas sobre controle interno e auditoria interna, como o Coso I, Coso II e o IPPF (International Professional Practices Framework) e os normativos do CNJ relativos à auditoria governamental.

Art. 12. O Diretor do NAI deverá elaborar anualmente Relatório de Atividades, que será encaminhado à Presidência, com o detalhamento das ações executadas no exercício.

Art. 13. Por ocasião da Prestação de Contas Anual dos Ordenadores e demais responsáveis por Bens e Valores, caberá à Auditoria Interna a emissão do Certificado de Auditoria nos termos definidos pelo TCE-RJ, opinando sobre a Regularidade ou Irregularidade das Contas, devidamente acompanhado de relatório, com parecer conclusivo.

Art. 14. O Diretor do NAI deverá, em cumprimento ao disposto no parágrafo único do Artigo 54 da Lei Complementar nº 101/00, assinar o Relatório de Gestão Fiscal, em conjunto com as demais autoridades responsáveis, previstas no referido artigo da Lei de Responsabilidade Fiscal.

Art. 15. O Diretor do NAI submeterá à Presidência o Plano Anual de Auditoria-PAA e o Plano de Auditoria de Longo Prazo-PALP, quadrienal, contendo o planejamento das ações de auditoria a serem realizadas, devendo eventual alteração posterior por determinação Presidencial ensejar nova publicação desses instrumentos no Diário de Justiça Eletrônico, com encaminhamento ao Conselho Nacional de Justiça.

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.