AVISO CONJUNTO TJ/CGJ nº 20/2023

 

Avisa sobre o prazo de inscrição para a participação no Prêmio Selo de Boas Práticas 2023.

 

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, Desembargador Ricardo Rodrigues Cardozo, e o CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, Desembargador Marcus Henrique Pinto Basílio, no uso de suas atribuições legais;

 

CONSIDERANDO a busca contínua por uma melhora no processo de trabalho e alcance do valor público;

 

CONSIDERANDO o reconhecimento das Unidades Judiciais da 2ª instância, Unidades Cartorárias da 1ª instância e Unidades Executoras de Mandado da 1ª instância pela qualidade da gestão administrativa e judiciária;

 

CONSIDERANDO o que dispõe o artigo 297, "a", do Anexo XLVIII da Resolução TJ/OE nº 04/2023;

 

CONSIDERANDO o que dispõe o artigo 113, "b", do Anexo XLVIII da Resolução TJ/OE nº 04/2023;

 

CONSIDERANDO que o Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ nº 07/2023 cria e estabelece o Regulamento para o Prêmio Selo de Boas Práticas do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro;

 

 

AVISAM aos Secretários-Gerais, Diretores-Gerais, Secretários de Câmara, Chefes de Serventia e Responsáveis por Centrais de Cumprimento de Mandado/NAROJA, que:

 

1. O período de inscrição para o concurso do Selo de Boas Práticas 2023 das Unidades Judiciais de 2ª Instância, Unidades Cartorárias da 1ª instância e Unidades Executoras de Mandado da 1ª instância ocorrerá entre os dias 13 e 27 de setembro de 2023, e será improrrogável.

 

2. A concessão dos Selos de Boas Práticas, para as Unidades Judiciais da 2ª instância, será feita em 03 (três) níveis:

 

I - Selo Bronze: conferido às Unidades Judiciais que tenham 02 ou 03 boas práticas aprovadas

 

II - Selo Prata: conferido às Unidades Judiciais que tenham 04 ou 05 boas práticas aprovadas

 

III - Selo Ouro: conferido às Unidades Judiciais que tenham 06 ou mais boas práticas aprovadas

 

3. As Boas Práticas que serão consideradas para as Unidades Judiciais da 2ª instância e as respectivas exigências comprobatórias para a sua aprovação e cômputo para a concessão do Selo constam no Anexo I deste Aviso.

 

4. A concessão dos Selos de Boas Práticas, para as Unidades Cartorárias da 1ª instância, será feita em 03 (três) níveis:

 

I - Selo Bronze: conferido às Unidades Cartorárias que tenham 05 ou 06 boas práticas aprovadas

 

II - Selo Prata: conferido às Unidades Cartorárias que tenham 07 ou 08 boas práticas aprovadas

 

III - Selo Ouro: conferido às Unidades Cartorárias que tenham 09 ou mais boas práticas aprovadas

 

5. As Boas Práticas que serão consideradas para as Unidades Cartorárias da 1ª instância e as respectivas exigências comprobatórias para a sua aprovação e cômputo para a concessão do Selo constam no Anexo II deste Aviso.

 

6. A concessão dos Selos de Boas Práticas, para as Unidades Executoras de Mandado da 1ª instância, será feita em 03 (três) níveis:

 

I - Selo Bronze: conferido às Unidades Cartorárias que tenham 03 ou 04 boas práticas aprovadas

 

II - Selo Prata: conferido às Unidades Cartorárias que tenham 05 ou 06 boas práticas aprovadas

 

III - Selo Ouro: conferido às Unidades Cartorárias que tenham 07 ou mais boas práticas aprovadas

 

7. As Boas Práticas que serão consideradas para as Unidades Executoras de Mandado da 1ª instância e as respectivas exigências comprobatórias para a sua aprovação e cômputo para a concessão do Selo constam no Anexo III deste Aviso.

 

8. Conforme consta no art. 5º do Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ nº 07/2023, a inscrição com as informações relativas às Boas Práticas das Unidades Judiciais da 2ª Instância deverá ser feita através do e-mail deind.dides@tjrj.jus.br e as inscrições das Unidades Cartorárias da 1ª instância e Unidades Executoras de Mandado da 1ª instância deverão ser feitas através do e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br.

 

9. Os dados remetidos pelas unidades serão tratados observada a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD - nº 13.709/2018).

 

10. O resultado do processo de avaliação será publicado no dia 07 de novembro de 2023, com a divulgação das unidades que serão contempladas com Selo de Boas Práticas, juntamente com os respectivos níveis alcançados.

 

11. As unidades terão o prazo de 5 (cinco) dias úteis para recorrer do resultado, conforme determinado no artigo 9º do Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ nº 07/2023.

 

12. A publicação do resultado final será no dia 24 de novembro de 2023.

 

13. A data da cerimônia de outorga do prêmio será publicada após o resultado final.

 

 

Desembargador RICARDO RODRIGUES CARDOZO

Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro

 

 

 

Desembargador MARCUS HENRIQUE PINTO BASÍLIO

Corregedor-Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro

 

 

 

ANEXO I - Boas Práticas Unidades Judiciárias de 2ª Instância

 

Boa Prática Nº1 - elaborar memorandos ou ofícios antes da publicação da decisão que determinou sua expedição.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e mail: deind.dides@tjrj.jus.br print screen de 05 (cinco) telas, de meses diferentes, onde é possível identificar que o memorando ou ofício foi elaborado antes da publicação da decisão que determinou sua expedição.

 

Boa Prática Nº2 - compartilhar as pastas de trabalho entre todos os funcionários.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail: deind.dides@tjrj.jus.br print screen de tela onde é possível identificar o compartilhamento das pastas de trabalho entre os servidores da unidade judicial.

 

Boa Prática Nº3 - fazer reuniões periódicas com a equipe a fim de abordar dificuldades que a unidade enfrenta.

 

Registros previstos: deve ser encaminhada para o e-mail: deind.dides@tjrj.jus.br ata das reuniões e, não havendo ata, encaminhar as datas das 3 últimas reuniões, informando os participantes e relatando as dificuldades abordadas.

 

Boa Prática Nº4 - criação de modelos padronizados de documentos ou certidões.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail: deind.dides@tjrj.jus.br 5 (cinco) modelos padronizados de documentos ou certidões.

 

Boa Prática Nº6 - criar canal de informação para troca de conhecimentos e orientações entre os membros da equipe.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail: deind.dides@tjrj.jus.br 02 (dois) print screen com as informações disseminadas do canal utilizado.

 

Boa Prática Nº7 - separar as petições de recurso especial e extraordinário em um local virtual específico.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail: deind.dides@tjrj.jus.br print screen de tela onde é possível identificar o local virtual para essas petições.

 

Boa Prática Nº8 - promover ações internas de sustentabilidade.

 

Registros previstos: devem ser encaminhadas para o e-mail: deind.dides@tjrj.jus.br fotos da prática adotada.

 

Boa Prática Nº9 - capacitar os funcionários para desempenhar diversas tarefas da unidade.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail: deind.dides@tjrj.jus.br declaração do Presidente da Câmara que essa Boa Prática está implementada.

 

Boa Prática Nº10 - monitorar o acervo, a fim de que os processos não fiquem paralisados indevidamente.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail deind.dides@tjrj.jus.br print da tela inicial do link https://www.tjrj.jus.br/web/guest/produtividade pjrj/segunda instancia, em que apareçam os dados da unidade judicial, dos 03 (três) meses anteriores à data da publicação deste Aviso.

 

Boa Prática Nº11 - realizar sessões de julgamento híbridas que permitem que os advogados participem à distância.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail: deind.dides@tjrj.jus.br comprovante onde é possível identificar que, pelo menos, 02 (duas) sessões foram realizadas de forma híbrida.

 

Boa Prática Nº12 - contabilizar mensalmente os Produtos Não Conformes (PNC), com o intuito de identificação de erros, suas causas e qual a ação adotada.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail: deind.dides@tjrj.jus.br comprovante onde é possível identificar que, durante 2 (dois) ou mais meses, a unidade contabilizou os PNCs.

 

Boa Prática Nº15 - utilizar canal de comunicação para compartilhamento de legislações, atos oficiais e publicações entre os membros da equipe.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail deind.dides@tjrj.jus.br o canal de compartilhamento utilizado e 2 (dois) print screen com as informações disseminadas.

 

Boa Prática Nº16 - distribuir tarefas de baixa complexidade para os estagiários da unidade.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail deind.dides@tjrj.jus.br 02 (dois) print screen com atividade desempenhada pelo estagiário constando o seu login.

 

Boa Prática Nº18 - monitorar e identificar as necessidades dos funcionários a fim de que possam exercer suas atividades com maior eficiência.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail: deind.dides@tjrj.jus.br 01 (um) comprovante de curso realizado pela ESAJ de todos os servidores, lotados na unidade, no ano de 2022.

 

Boa Prática Nº19 - promover ambiente harmônico pelas ações integradoras como celebração de aniversário e confraternização de datas festivas.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail deind.dides@tjrj.jus.br 01 (uma) foto, de 02(dois) eventos distintos, da ação promovida pela unidade desde que tenha a concordância de todos os participantes que estão na foto (LGPD).

 

Boa Prática Nº20 - inclusão de todos os processos devolvidos à Câmara, até as 15:00 h, do dia previsto para o envio da publicação do Edital Pauta.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail: deind.dides@tjrj.jus.br declaração do presidente da Câmara que essa Boa Prática está implementada.

 

Boa Prática Nº21 - elaborar tabelas ou relatórios para acompanhar processos sigilosos.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail deind.dides@tjrj.jus.br o modelo de tabela ou relatório onde seja possível identificar a boa prática utilizada, fazendo constar, se possível, os registros do acompanhamento, desde que não haja nenhum dado sigiloso.

 

ANEXO II - Boas Práticas Unidades Cartorárias de 1ª Instância

 

Boa Prática Nº 1 - responder seus e-mails em 24h.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br o print screen de 6 (seis) e-mails respondidos em 24 horas - 3 (três) referentes ao último mês e outros 3 (três) referentes ao penúltimo mês anterior(es) à data inicial da inscrição.

 

Boa Prática Nº 2 - reduzir a procura por atendimento por parte dos advogados e partes, identificando e priorizando as tarefas com maior impacto sobre esta demanda, mantendo o serviço de juntada de petição, digitação e processamento em dia.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br os seguintes relatórios extraídos do sistema:

 

Relatório de Processo sem Andamento, no qual não deverá constar processos pendentes de andamento com mais de 32 (trinta e dois) dias; e

 

Relatório de Processo/Processo Eletrônico/Local Virtual/Petições Juntadas - não podendo ter petições pendentes com mais de 2 (dois) dias úteis.

 

Boa Prática Nº 3 - analisar a habilidade de cada servidor para cumprir as tarefas das serventias, priorizando atribuir servidor/tarefa conforme maior aptidão, sem impossibilitar o processamento integrado.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br 1 (um) print screen de tela de cada servidor comprovando, através do sistema, a tarefa priorizada e 1 (um) print screen de cada servidor com tarefa distinta, comprovando o processamento integrado - 1 (um) de digitação e 1 (um) de processamento, por exemplo referentes a 3 (três) dias aleatórios.

 

Boa Prática Nº 4 - capacitar todos os servidores para exercer todas as tarefas.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br 2 (dois) print screen de tela de cada servidor, sendo 1 (um) registro de digitação e 1 (um) de processamento comprovando, através do sistema, o processamento integrado, referentes a 3 (três) dias aleatórios.

 

Boa Prática Nº 5 - estimular a capacitação do gestor através de cursos para uma boa gestão cartorária.

 

Registros previstos: o gestor deve encaminhar para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação de realização de pelo menos 2 (dois) cursos por ano na área de gestão, nos últimos 2 (dois) anos.

 

Boa Prática Nº 6 - serventias fazem parte de um grupo de mensagens instantâneas, entre serventias de mesma atribuição, para disseminar informações.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br o print screen de 3 (três) conversas no grupo de serventias com a mesma atribuição e o print screen da tela que exiba as serventias que fazem parte do grupo.

 

Boa Prática Nº 7 - determinar rotina de trabalho específica para processos de baixa complexidade

 

Registros previstos: deve ser encaminhada para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br informação de quais são os tipos de processamento de baixa complexidade, mencionando 3 (três) números de processos incluídos em datas distintas em local virtual específico e seu respectivo nome.

 

Boa Prática Nº 8 - criar canal de informação para uma troca permanente de conhecimentos entre os membros da equipe.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relato do tipo de canal de informação utilizado e 2 (dois) print screen com as informações disseminadas no canal.

 

Boa Prática Nº 9 - realizar a distribuição de tarefas e o controle da produtividade e das dificuldades de cada serventuário, através de locais virtuais específicos.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 3 (três) dias aleatórios da tela do local virtual do servidor, uma no início do expediente e outra ao final, para verificação da sua produção. Se o local virtual não estiver sem processos, será necessário justificar qual foi a dificuldade do servidor em fazê-lo.

 

Boa Prática Nº 10 - fazer uso de lembretes como forma de visualização da fase processual, sem precisar analisar todo o processo.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 4 (quatro) processos com lembrete preenchido.

 

Boa Prática Nº 11 - promover uma transformação do espaço físico da serventia e do ambiente de trabalho, a partir da implantação do processo eletrônico e da reorganização de documentos administrativos.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br fotos e/ou pedido de layout ou algum comprovante de devolução de material.

 

Boa Prática Nº 12 - utilizar relatórios gerenciais do sistema DCP (Processos paralisados há mais de 60 (sessenta) dias; Processos de classe de Carta Precatória; Petições pendentes de juntada) para orientar a atuação da equipe de processamento e manter em dia o andamento da rotina cartorária.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br Relatório de Processo sem Andamento há mais de 60 (sessenta) dias, extraído do sistema DCP, não devendo constar processos pendentes de andamento.

 

Boa Prática Nº 14 - fazer reuniões periódicas com o fim de estimular a excelência e o comprometimento da equipe para exercer com presteza e eficiência todas as suas tarefas, dando andamento nos processos em até 30 (trinta) dias preferencialmente e, no máximo, 60 (sessenta) dias.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br Relatório de Processo sem Andamento há mais de 60 (sessenta) dias, extraído do sistema, do qual não deverá constar processos pendentes de andamento, e 2 (dois) print screen de tela que comprovem reuniões periódicas, através de atas ou print da tela do TEAMS.

 

Boa Prática Nº 15 - manter o ambiente de trabalho todo eletrônico, virtualizando os autos no dia que recebe o retorno de processos físicos.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br Relatório de Acervo Físico do Cartório, extraído do sistema DCP.

 

Boa Prática Nº 16 - diminuir o acervo utilizando diversos locais virtuais, de acordo com a fase do processo.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de, no mínimo, 2 (dois) locais virtuais e informadas as respectivas fases processuais.

 

Boa Prática Nº 17 - reduzir o atendimento no balcão certificando as suspensões de prazos.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br 2 (dois) print screen, de processos diferentes, com 2 (dois) prazos suspensos distintos.

 

Boa Prática Nº 18 - praticar o rodízio de atividades entre os funcionários, como forma de assegurar que a equipe domine a execução de quaisquer tarefas.

Registros previstos: deve ser encaminhada para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br a comprovação do rodízio das atividades entre os funcionários.

 

Boa Prática Nº 19 - adotar o prazo de 24 horas para alguns procedimentos, gerando celeridade processual.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br um dos seguintes relatórios, extraídos do sistema DCP:

 

Processo/Processo Eletrônico/Local Virtual/Petições Juntadas - não podendo ter petições pendentes com mais de 2 (dois) dias úteis; ou

 

Processos Remetidos/Retornado à conclusão, com prazo de 2 (dois) dias úteis - não podendo constar processos que tenham petições iniciais pendentes de despacho ou relatório; ou

 

Processos Remetidos/Retornado à conclusão, com prazo de 2 (dois) dias úteis - não podendo constar processos, salvo aqueles que são sentenciados.

 

Boa Prática Nº 21 - enviar ao advogado, via aplicativo de mensagens instantâneas, solicitação para devolução do processo em carga, antes de ser intimado pelo DJE.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de tela de 2 (dois) contatos com advogados de diferentes processos.

 

Boa Prática Nº 24 - ter um ambiente de trabalho harmônico, construído através da integração da equipe com o magistrado e o chefe de serventia.

 

Registros previstos: a serventia deve encaminhar para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relato ou descrição do ambiente de trabalho com a anuência do magistrado e dos servidores, tanto do gabinete quanto da unidade judicial.

 

Boa Prática Nº 25 - as petições relevantes como: Emenda à Inicial, Contestação, Réplica e Pedido de Provas são renomeadas em letras maiúsculas na árvore do processo.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 3 (três) processos renomeados.

 

Boa Prática Nº 27 - disponibilizar links de sites e algumas orientações nos despachos para auxiliar os Advogados e as partes.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 3 (três) despachos com orientações.

 

Boa Prática Nº 33 - ao receber os processos desarquivados do Arquivo Central, providenciar a imediata digitalização, antes mesmo do acesso à parte ou aos seus patronos, prevenindo, assim, eventuais transtornos com a não devolução de autos físicos.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 2 (dois) processos diversos, comprovando que após a fase de desarquivamento foi feito a digitalização.

 

Boa Prática Nº 34 - acompanhar os feitos que se encontram em fase de execução, identificando os processos sem andamento, agilizando assim seu arquivamento.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relatório extraído do sistema com processos em fase de execução onde fique demonstrado que não há autos paralisados há mais de 40 (quarenta) dias.

 

Boa Prática Nº 35 - priorizar a digitação dos mandados de pagamento, de forma a agilizar o arquivamento dos feitos.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de local virtual onde se encontrem os processos para digitação dos mandados de pagamento pelo prazo máximo de 20 (vinte) dias.

 

Boa Prática Nº 36 - padronizar uma agenda de contatos on-line, com todos os endereços eletrônicos, para acesso dos servidores do cartório nas expedições de ofícios e correspondências.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen da agenda existente, devendo conter no mínimo 5 (cinco) endereços.

 

Boa Prática Nº 37 - antes de digitar mandados de citação e intimação em processos sem movimentação recente, em razão da falta de comparecimento do réu, verificar a ocorrência de óbito ou prisão do réu.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br 2 (duas) consultas realizadas nos sistemas disponíveis e juntadas aos autos.

 

Boa Prática Nº 38 - antes da expedição do precatório, nomear e colocar em caixa alta todos os documentos obrigatórios para a instrução do ato.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 3 (três) processos onde pode ser possível identificar os documentos obrigatórios em caixa alta.

 

Boa Prática Nº 39 - separar, previamente, os expedientes que demandem urgência, priorizando ainda a expedição de ofícios de forma online.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de local onde se encontrem separados os expedientes urgentes, bem como print screen de 3 (três) ofícios realizados de forma online.

 

Boa Prática Nº 40 - compartilhar com todos os funcionários planilhas de trabalho, com o objetivo de promover o maior controle de processos e informações.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de tela onde é possível identificar o compartilhamento das planilhas de trabalho entre os servidores da unidade judicial.

 

Boa Prática Nº 45 - compartilhamento de conhecimento e documentos com todos os funcionários através do One Drive.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de tela onde é possível identificar o compartilhamento dos documentos entre os servidores da unidade judicial.

 

Boa Prática Nº 49 - compartilhamento de mídia com Órgãos Externos.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de tela onde é possível identificar o compartilhamento dos documentos entre os Órgãos.

 

Boa Prática Nº 51 - priorizando as tarefas de processamento e digitação, a divisão é feita entre os membros da serventia no final do expediente a cada dia, para que os feitos sejam processados e digitados em 24 horas.

Registros: deve ser encaminhado a comprovação para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br de que através da divisão de tarefas os feitos foram processados e digitados em 24 horas do recebimento pelos membros da serventia.

 

Boa Prática Nº 52 - estabelecer o prazo de 10 dias para o cartório verificar os processos paralisados, dividindo-se a listagem entre os membros da serventia para que o processamento seja cumprido no prazo de 3 a 5 dias. A cada 30 dias a serventia analisa os processos não sentenciados, a fim de verificar a possibilidade de julgamento da lide.

 

Registros: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relatório extraído do sistema comprovando diminuição dos números de processos paralisados.

 

Boa Prática Nº 53 - a criação de uma pasta compartilhada que possibilitou o acesso aos modelos utilizados no cartório, visando a uniformização da rotina de trabalho.

 

Registros: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de local virtual onde se encontra a pasta compartilhada.

 

 

ANEXO III - Boas Práticas Unidades Executoras de Mandados

 

Boa Prática Nº 4 - Priorizar os mandados dos réus presos nas Unidades Prisionais.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 3 (três) mandados de réus presos cumpridos com prioridade em relação a outros.

 

Boa Prática Nº 5- Fazer uso de aplicativos de mensagens instantâneas para facilitar a comunicação dos OJAs com demais integrantes da unidade organizacional e advogados.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br o print screen de 3 (três) conversas entre os OJAs e os demais integrantes da unidade e advogados.

 

Boa Prática Nº 6 - Responder seus e-mails em 24h.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br o print screen de 6 (seis) e mails respondidos em 24 horas - 3 (três) referentes ao último mês e outros 3 (três) referentes ao penúltimo mês anterior(es) à data inicial da inscrição.

 

Boa Prática Nº 8 - Designar OJA de área diversa para o cumprimento de alguns mandados, como o de busca e apreensão de armas e drogas a fim de preservar a segurança dos OJAs.

 

Registros previstos: deve ser encaminhada para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br a comprovação da designação de OJA de área diversa para o cumprimento de diligências tais como busca e apreensão de armas e drogas.

 

Boa Prática Nº 10 - Sanar eventuais irregularidades existentes em mandados diretamente com as serventias, evitando a devolução imediata do mandado.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação da informação à serventia para regularização.

 

Boa Prática Nº 14 - Manter atualizados murais com Avisos, Provimentos, dentre outras informações.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br foto de murais atualizados.

 

Boa Prática Nº 15 - Elaborar uma listagem com os endereços eletrônicos permitindo maior efetividade da diligência.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br a listagem elaborada.

 

Boa Prática Nº 16 - Criar, a partir da própria divisão geográfica, núcleos e subdivisões de áreas por grupos de Oficiais, que permitam o menor deslocamento dos Oficiais e uma distribuição mais equalizada das áreas.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação de novos núcleos e subdivisões de áreas criadas.

 

Boa Prática Nº 17 - Controlar os mandados recebidos por e mail e malote digital utilizando sinalizadores no e-mail e planilhas.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 4 (quatro) planilhas ou e mail com os sinalizadores utilizados.

 

Boa Prática Nº 18 - Promover ações internas de sustentabilidade.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br foto ou relato das ações internas adotadas.

 

Boa Prática Nº 21 - Possuir arquivos onde constam os nomes dos OJAs afastados, o período de afastamento e nome dos que prestarão auxílio, além de arquivos com números de processos SEI dos servidores para auxílio e controle de protocolo mais eficaz.

 

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen ou e-mail com os arquivos criados.

 

Boa Prática Nº 24 - Otimizar seu tempo de trabalho resolvendo pendências, através de um canal aberto e direto de comunicação.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relato do tipo de canal de comunicação utilizado e 2 (dois) print screen com pendências levadas ao canal.

 

Boa Prática Nº 27 - Fazer uso de canais digitais para se comunicar com os OJAs a respeito de mandados em atraso, mandados com audiências e demais comunicações.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relato do tipo de canal digital utilizado e 2 (dois) print screen com o registro de comunicações referentes a esta prática.

 

Boa Prática Nº 29 - Homenagear os integrantes da equipe, aniversariantes do dia, mesmo em sede remota.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br 2 (dois) print screen ou e mail com o registro da homenagem prestada.

 

Boa Prática Nº 30 - Sortear as medidas urgentes com regras claras e objetivas permitindo a sua troca.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovando as regras adotadas.

 

Boa Prática Nº 31 - Fazer um preparo prévio das medidas necessárias para o cumprimento dos mandados de busca e apreensão de menores e de remoção de idosos.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação de medidas adotadas para o cumprimento dos mandados de busca e apreensão de menores e de remoção de idosos.

 

Boa Prática Nº 33 - Facilitar o cadastro dos mandados com a criação de listagem de ruas em planilha eletrônica, disponibilizando ainda o arquivo de ruas e áreas aos OJAs.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e mail dipla.sepal@tjrj.jus.br a listagem criada.

 

Boa Prática Nº 35 - Alertar os OJAs a respeito de mandados com urgências e prioridades.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação de 4 (quatro) alertas realizados a diferentes OJAs, em datas distintas.

 

Boa Prática Nº 36 - Adotar regras claras e objetivas para substituição nas férias dos servidores.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relato com as regras adotadas.

 

Boa Prática Nº 38 - Cadastrar para o OJA plantonista os mandados que chegam com menos de 3 (três) dias úteis para cumprimento, acrescentando tais mandados àqueles que por determinação legal já devam ser cumpridos pelo plantão.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação de cadastro ao OJA plantonista, de mandados com menos de 3 (três) dias para cumprimento.

 

Boa Prática Nº 44 - Utilizar uma tabela de controle por ordem alfabética para distribuição de mandados com determinação de cumprimento apenas pelos meios eletrônicos.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br a tabela utilizada com a relação dos mandados eletrônicos e para quem foram distribuídos.

 

Boa Prática Nº 45 - Dividir os e-mails em diversas pastas de acordo com o assunto.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen das pastas existentes e os assuntos a que se referem.

 

Boa Prática Nº 46 - Dar publicidade às estatísticas mensais do quantitativo de mandados que coube a cada um dos OJA.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação de 2 (dois) meses de estatísticas informadas aos OJAs com os respectivos quantitativos de mandados que coube a cada um.

 

Boa Prática Nº 49 - Imprimir os mandados, identificando os com etiquetas onde constam numeração, data de cadastro e nome do Oficial de Justiça Avaliador, colocando os ainda nos escaninhos.

 

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br cópia de 3 (três) mandados com etiquetas de identificação.

 

 

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.