Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro

ATO EXECUTIVO Nº 5296 /2009

Dispõe sobre a gestão de documentos nos serviços notariais e de registro do Estado do Rio de Janeiro e dá outras providências.

O Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro, Desembargador Luiz Zveiter, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o decidido no processo administrativo  2009/203792, que disciplina a revisão da Classe 3 da Tabela de Temporalidade de Documentos (Serviços Notariais e de Registros - Processos e Documentos);

CONSIDERANDO que os serviços notariais e de registros destinam-se a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, de acordo com a regulamentação definida em lei e sob a fiscalização do Poder Judiciário, nos termos do artigo 236 da Constituição Federal;

CONSIDERANDO o disposto no inciso I, do artigo 30, e no artigo 46, ambos da  Lei Federal nº 8935/1994, a qual estabelece ser dever do titular do serviço notarial ou de registro manter sob sua guarda e responsabilidade os livros, documentos, papéis, microfilmes e arquivos eletrônicos da respectiva serventia, zelando por sua ordem, segurança e conservação;

CONSIDERANDO que o acervo documental dos cartórios judiciais e dos extrajudiciais constitui relevante fonte historiográfica da vida social, econômica, jurídica e cultural da sociedade brasileira, e, portanto, submetido à disciplina geral definida na  Lei Federal nº. 8159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

CONSIDERANDO que a Tabela de Temporalidade de Documentos aprovada pelo  Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ nº 02/2003, é o instrumento técnico arquivístico do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro que contempla os prazos de guarda e regula a destinação final (guarda permanente ou eliminação) de documentos dos serviços notariais e de registros;

RESOLVE:

Art.1º - Aprovar a revisão da Classe 3 (serviços notariais e de registros - processos e documentos) da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (Anexo I).

Art. 2º - Determinar aos titulares, responsáveis pelo expediente e interventores de serviços notariais e registrais a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ) aos seus documentos administrativos e extrajudiciais.

Parágrafo Único - Os titulares, responsáveis pelo expediente e interventores de serviços extrajudiciais devem organizar seus documentos, classificando-os de acordo com o Código de Classificação de Documentos e proceder, pelo menos uma vez ao ano e preferencialmente no mês de janeiro, a sua avaliação, seleção e destinação final (guarda permanente ou eliminação) em conformidade com a TTD.

Art. 3º - Determinar que os titulares, responsáveis pelo expediente e interventores, providenciem o descarte de documentos que tenham cumprido o respectivo prazo de guarda definido na TTD, registrando-o no Termo de Eliminação de Documentos (Anexo 2).

Parágrafo Único - O Termo de Eliminação de Documentos deverá ser preenchido em duas vias, sendo uma delas encaminhada ao Serviço de Apoio aos Arquivos Correntes, da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento (DGCON/SEACO) do PJERJ e outra arquivada no próprio serviço extrajudicial.

Art. 4º - Definir que os documentos a serem eliminados deverão ser descaracterizados e, sempre que possível, encaminhados para reciclagem, observados os critérios de preservação ambiental.

Parágrafo Único - A descaracterização, consistente na destruição física dos documentos, deverá impossibilitar a recuperação de qualquer informação neles contidas, como, por exemplo, dados de identificação pessoal ou assinaturas.

Art. 5º - Determinar que compete ao Serviço de Apoio aos Arquivos Correntes, da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento (DGCON/SEACO), prestar esclarecimentos quanto à eliminação dos documentos, interagindo com a Diretoria Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Extrajudiciais da Corregedoria Geral da Justiça.

Art. 6º - A microfilmagem ou digitalização de documentos deverá obedecer aos critérios estabelecidos na TTD.

Art. 7º - Permitir que o PJERJ firme convênio institucional no sentido de transferir livros notariais e de registros anteriores a 1908, de acordo com  aviso CGJ 539/08, para o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ)

Art. 8º - Este ato entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 19 de novembro de 2009.

Desembargador LUIZ ZVEITER

Presidente do Tribunal de Justiça

* Republicado por incorreção.

ANEXO I

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ANEXO 2

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

(NOTARIOS E REGISTRADORES)

Nº _______________

Aos __________ dias do mês de ___________________________ de ___________ foram eliminados os documentos abaixo relacionados, em conformidade com o que estabelece a Tabela de Temporalidade de Documentos em vigor, aprovada pelo  Ato Normativo Conjunto Nº 02/2004  e publicada no Diário Oficial do Estado, em 08/01/2004.

TOTAL ELIMINADO: ___________(ESPECIFICAR QUANTIDADE POR LIVROS, FICHAS, PASTAS, ENVELOPES etc.)

RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO:

RESPONSÁVEL PELO SERVIÇO NOTARIAL OU DE REGISTROS:

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.