Altera o título da Seção II do Capítulo II do Título I do Livro II, bem como o artigo 47; artigo 48, parágrafo 1º, parágrafo 3º em seu inciso IV, parágrafo 5º e parágrafo 6º; artigo 49; artigo 50; artigo 51; artigo 52, caput; artigo 53; e acrescenta o artigo 47-A; artigo 47-B; artigo 48, parágrafo 3º, incisos V, VI e VII, parágrafo 7º e parágrafo 8º; artigo 51-A; artigo 51-B; artigo 51-C; artigo 51-D; artigo 51-E; artigo 51-F; artigo 51-G; artigo 51-H; artigo 51-I; artigo 51-J; artigo 51-K; parágrafos 1º e 2º ao artigo 52; artigo 52-A; artigo 52-B; artigo 53-A e artigo 53-B, todos da Consolidação Normativa da Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro (Parte Extrajudicial).

PROCESSO SEI: 2020-0646089 (2019-0128745)

ASSUNTO: ATA DE REUNIÃO   ALTERAÇÕES DA CONSOLIDAÇÃO NORMATIVA (PARTE EXTRAJUDICIAL)

CGJ DIR GERAL FISC APOIO SERV EXTRAJUDICIAIS

 

PROVIMENTO CGJ Nº 77/2020

 

Altera o título da Seção II do Capítulo II do Título I do Livro II, bem como o artigo 47; artigo 48, parágrafo 1º, parágrafo 3º em seu inciso IV, parágrafo 5º e parágrafo 6º; artigo 49; artigo 50; artigo 51; artigo 52, caput; artigo 53; e acrescenta o artigo 47-A; artigo 47-B; artigo 48, parágrafo 3º, incisos V, VI e VII, parágrafo 7º e parágrafo 8º; artigo 51-A; artigo 51-B; artigo 51-C; artigo 51-D; artigo 51-E; artigo 51-F; artigo 51-G; artigo 51-H; artigo 51-I; artigo 51-J; artigo 51-K; parágrafos 1º e 2º ao artigo 52; artigo 52-A; artigo 52-B; artigo 53-A e artigo 53-B, todos da Consolidação Normativa da Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro (Parte Extrajudicial);

 

O CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, Desembargador Bernardo Garcez, no exercício das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 22, inciso XVIII, da Lei de Organização e Divisão Judiciárias do Estado do Rio de Janeiro - LODJ (Lei nº 6.956/2015);

 

CONSIDERANDO que a Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro desempenha a função de planejamento, supervisão, coordenação, orientação e fiscalização das atividades administrativas e funcionais dos Serviços Extrajudiciais, conforme dispõem os artigos 21 a 23 da LODJE e 1º Consolidação Normativa - Parte Extrajudicial;

 

CONSIDERANDO que cabe à Corregedoria Geral da Justiça esclarecer, regulamentar e viabilizar a aplicação de disposições legais, bem como consolidar normas atinentes a matéria de sua competência ou modificar a Consolidação Normativa, com a finalidade de melhor adequar os atos e procedimentos concernentes aos Serviços Extrajudiciais;

 

CONSIDERANDO a necessidade de aperfeiçoamento do controle de recursos públicos administrados pelos responsáveis pelo expediente e interinos;

 

CONSIDERANDO a decisão proferida no processo SEI nº 2020 0646089.

 

RESOLVE

 

Art. 1º. Altera o título da Seção II do Capítulo II do Título I do Livro II, bem como o artigo 47; o artigo 48, parágrafo 1º, parágrafo 3º em seu inciso IV, parágrafo 5º e parágrafo 6º; o artigo 49; artigo 50; o artigo 51; o artigo 52, caput; e o artigo 53 da Consolidação Normativa da Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro   Parte Extrajudicial (Provimento CGJ nº 12/2009), que passam a vigorar com a seguinte redação:

 

"Seção II - Dos Responsáveis Pelo Expediente/Interinos

 

Art. 47. O Responsável pelo Expediente deverá apresentar à Corregedoria Geral da Justiça relatório circunstanciado e inventário dos bens que permaneceram na serventia para a continuidade do serviço, no prazo de 30 dias, contados da publicação da Portaria de sua designação.

 

§1º O relatório circunstanciado conterá:

 

a) relação dos livros existentes na serventia, com número inicial e final de cada livro, bem como o número do último ato praticado, recebidos do gestor anterior;

 

b) o número e a data do primeiro recibo de emolumentos emitido em sua gestão;

 

c) a relação das etiquetas adesivas de segurança e dos selos de fiscalização recebidos do gestor anterior, com indicação da respectiva sequência alfanumérica inicial e final;

 

d) o sistema utilizado para escrituração e os métodos de arquivamento dos documentos que eram empregados pelo gestor anterior e a informação de eventual alteração;

 

e) a relação dos programas de informatização usados pela serventia, bem como forma de backup e número de mídias existentes, na gestão anterior e a informação de eventual alteração;

 

f) a indicação e situação da serventia em relação a eventuais dívidas e encargos de qualquer natureza, tais como: cíveis, trabalhistas, previdenciários e tributárias, e as respectivas certidões de débitos;

 

g) o rol de eventuais ações judiciais de interesse da serventia;

 

h) a relação dos atos não praticados e os respectivos valores discriminados individualmente;

 

i) a informação sobre a situação do recolhimento dos 20% do FETJ;

 

j) a relação de irregularidades constatadas em fiscalizações anteriores que não foram sanadas, apontando o número do processo correspondente;

 

k) o(s) saldo(s) de conta(s) bancária(s) e de caixa da serventia, especificando os valores referentes ao depósito prévio e/ou à liquidação de títulos e outros documentos de dívida que já tenham sido pagos pelo devedor, mas que ainda não estejam liquidados pelo Tabelionato de Protesto;

 

l) a relação dos empregados mantidos na serventia, informando salários e benefícios; e

 

m) a relação dos contratos mantidos na serventia extrajudicial.

 

§ 2º O rol dos bens materiais permanentes inserido no inventário deverá conter indicação pormenorizada dos elementos necessários à caracterização de cada um deles, atribuindo-lhes valor estimado com base nos seguintes critérios:

 

I - pesquisa de mercado a ser realizada em pelo menos três estabelecimentos, por meio de consulta física ou pela rede mundial de computadores, devendo se adotar, como parâmetro, o menor valor encontrado;

 

II - avaliação do estado de conservação dos bens, que deverão ser classificados em três categorias:

 

a) bom estado de conservação, quando estiverem aptos para utilização imediata;

 

b) regular estado de manutenção, quando demandarem algum tipo de reparo; e

 

c) inutilizáveis, quando não puderem ser reaproveitados na prestação do serviço, por não terem prestabilidade ou estarem deteriorados.

 

Art. 48. (...)

 

§ 1º A aplicação dos reajustes mínimos acordados em Convenção Coletiva independe da autorização prevista no caput deste artigo, devendo o Responsável pelo Expediente aplicá-la imediatamente e encaminhar à Corregedoria Geral da Justiça, no mês da alteração salarial prevista pela referida Convenção, as cópias dela (Convenção Coletiva) e das carteiras de trabalho dos celetistas com as anotações procedidas.

 

§ 3º (...)

 

IV - declaração do Responsável pelo Expediente, informando que o indicado à contratação não é seu cônjuge, companheiro ou parente, natural, civil ou afim, na linha reta ou colateral até o terceiro grau;

 

§ 5º A contratação de empregados pelo Responsável pelo Expediente deverá ser realizada em seu nome, com o respectivo número do Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física - CAEPF, observadas as obrigações trabalhistas e previdenciárias decorrentes da relação de trabalho, bem como o disposto no caput deste artigo.

 

§ 6º Os Responsáveis pelo Expediente devem instruir as prestações de contas dos meses de janeiro, abril, julho e outubro, com as seguintes certidões e suas respectivas confirmações de autenticidade:

 

I - certidão negativa de débitos referentes aos encargos previdenciários e trabalhistas, incluindo-se, entre estes, a comprovação de recolhimento do FGTS relativa aos empregados do Serviço;

 

II - certidão de Regularidade Fiscal emitida pela Receita Federal; e

 

III - certidão de Regularidade Fiscal emitida pelo Município sede do Serviço.

 

Art. 49. As normas previstas na Seção I deste Capítulo são aplicáveis ao Responsável pelo Expediente, no que couberem.

 

Art. 50. O Responsável pelo Expediente de Serviço Extrajudicial vago deverá prestar contas mensalmente até o dia 20 do mês subsequente.

 

Parágrafo único. Os formulários de prestação de contas serão disponibilizados por meio do Módulo de Apoio aos Serviços Extrajudiciais - MAS e deverão ser preenchidos e assinados com certificado digital, pelo Responsável pelo Expediente.

 

Art. 51. A prestação de contas deverá ser elaborada com base nas determinações do Provimento CNJ nº 45/2015 e Provimento CGJ nº 43/2010, bem como, nas orientações do "Manual de Prestação de Contas para Serviços Extrajudiciais do Estado do Rio de Janeiro - Responsável pelo Expediente (Anexo I).

 

Art. 52. Recebida a prestação de contas, será emitido parecer pela equipe técnica da Corregedoria Geral da Justiça e, havendo necessidade de esclarecimentos, o Responsável pelo Expediente será notificado para se manifestar em 5 (cinco) dias.

 

Art. 53. A não transmissão, a transmissão intempestiva, a irregularidade das contas ou o preenchimento do formulário em desacordo com o previsto nesta Consolidação Normativa e no Manual de Prestação de Contas - Responsável pelo Expediente (Anexo I) - pode caracterizar quebra da confiança.

 

Parágrafo único. A ocorrência da quebra da confiança não dispensa o saneamento das irregularidades imputadas e poderá implicar a adoção de medidas cíveis, administrativas e penais cabíveis à espécie."

 

Art. 2º. Acrescenta o artigo 47-A; o artigo 47-B; o artigo 48, em seu parágrafo 3º, incisos V, VI e VII, parágrafo 7º e parágrafo 8º; o artigo 51-A; o artigo 51-B; o artigo 51-C; o artigo 51-D; o artigo 51-E; o artigo 51-F; o artigo 51-G; o artigo 51-H; o artigo 51-I; o artigo 51-J; o artigo 51-K; os parágrafos 1º e 2º ao artigo 52; o artigo 52-A; o artigo 52-B; o artigo 53-A; o artigo 53-B; e o artigo 53-C.

 

"Art. 47-A. O Responsável pelo Expediente deverá adotar livro, em meio físico ou eletrônico, para controle dos bens adquiridos durante o período da interinidade.

 

Art. 47-B. Nas hipóteses de o relatório circunstanciado informar a existência de dívidas e/ou encargos ou de haver despesas que comprometam a renda da serventia, o Responsável pelo Expediente deverá elaborar plano de gestão, recuperação e saneamento administrativo e financeiro, com o respectivo cronograma de execução, no prazo de 60 dias, contados da publicação da Portaria de sua designação.

 

§ 1º O Responsável pelo Expediente deverá apresentar, no dia 20 de cada mês, a partir da entrega do plano de gestão, relatórios dos trabalhos desenvolvidos, até o saneamento da unidade.

 

§ 2º Na hipótese de utilização da renda da serventia para o pagamento de passivo do titular da delegação anterior, tal fato deverá ser comunicado à Procuradoria Geral do Estado, a fim de garantir eventual direito de regresso perante o antigo titular ou seus sucessores.

 

§ 3º O Corregedor-Geral de Justiça poderá determinar que o Responsável pelo Expediente adeque as despesas da serventia extrajudicial à sua renda.

 

Art. 48 (...)

 

§3° (...)

 

V - declaração do indicado à contratação, informando que não é cônjuge, companheiro ou parente, natural, civil ou afim, na linha reta ou colateral até o terceiro grau de magistrado de qualquer modo incumbido da atividade de corregedoria dos respectivos serviços de notas ou de registro ou Desembargador integrante deste TJRJ;

 

VI - declaração do indicado à contratação, informando que não é cônjuge, companheiro ou parente, natural, civil ou afim, na linha reta ou colateral até o terceiro grau do Responsável pelo Expediente ou do antigo gestor; e

 

VII - declaração do indicado à contratação, informando se é cônjuge, companheiro ou parente, natural, civil ou afim, na linha reta ou colateral até o terceiro grau de servidor lotado na Diretoria Geral de Fiscalização Extrajudicial ou no Núcleo Regional - NUR.

 

§ 7º Independe de autorização prevista no caput, a contratação de jovens aprendizes, nos termos do art. 429 da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT, devendo ser comunicada a contratação, no prazo de 5 (cinco) dias, contados da anotação na CTPS.

 

§ 8º Na hipótese do inciso VII, deverão ser observadas as situações de eventual impedimento e suspeição.

 

Art. 51-A. A prestação de contas deverá conter:

 

I - demonstrativos dos saldos anterior, de caixa e de contas bancárias da serventia:

 

a) o saldo anterior entende se como o valor que restou do mês anterior ao de referência da prestação de contas, deduzidas todas as despesas da serventia e os repasses;

 

b) o saldo de caixa corresponde ao valor do saldo final do caixa da serventia (valores disponíveis em espécie), referente ao período de referência da prestação de contas;

 

c) o saldo de contas bancárias equivale ao valor do saldo final em contas correntes, referente ao período de referência da prestação de contas, cuja informação deverá estar instruída com extrato bancário e demais documentos probatórios da prestação de contas;

 

II - receitas e despesas, saldo líquido e percentual de gastos, que se entendem como:

 

a) receitas do mês: valores decorrentes dos itens descritos no artigo 6º do provimento CNJ nº 45/2015 e de quaisquer outros aumentos de recursos da serventia, derivados ou não de sua atividade fim, tais como, reembolsos, recebimento de doações ou prestação de serviços diversos legalmente previstos;

 

b) despesas: valores decorrentes dos itens descritos no art. 8º do Provimento CNJ nº 45/2015 e que resultem, exclusivamente, da prestação do serviço delegado, a serem informadas de acordo com as categorias de despesas detalhadas no Manual de Prestação de Contas para Serviços Extrajudiciais do estado do Rio de Janeiro - Responsável pelo Expediente (Anexo I):

 

1. infraestrutura física e instalações cartorárias;

 

2. despesas gerais/administrativas;

 

3. contribuições sindicais e associativas;

 

4. despesas com pessoal, obrigações trabalhistas/previdenciárias e benefícios;

 

5. prestação de serviços/encargos de terceiros;

 

6. aquisição de máquinas e equipamentos, programas e materiais permanentes;

 

7. seguros; e

 

8. outras despesas não classificadas;

 

c) saldo líquido: valor resultante da diferença entre as receitas e despesas do período, calculado automaticamente pelo Sistema MAS;

 

d) percentual de gastos (%): percentual que as despesas representam em relação às receitas do período, calculado automaticamente pelo Sistema MAS;

 

III - repasses da serventia, que compreendem:

 

a) a remuneração bruta do responsável pelo expediente: valor correspondente à diferença entre receitas e despesas do serviço, limitado ao teto remuneratório de 90,25% do subsídio mensal, em espécie, dos Ministros do Supremo Tribunal Federal, nos termos do artigo 37, inciso XI, da Constituição da República de 1988;

 

b) o valor recolhido ao TJRJ: valor correspondente ao resultado positivo da diferença entre o saldo líquido e a remuneração bruta do responsável pelo expediente.

 

Art. 51-B. O Serviço extrajudicial deverá ter, pelo menos, 04 (quatro) contas bancárias distintas, quando cabíveis: emolumentos, reembolsos, depósito prévio e liquidação de títulos e outros documentos de dívida protestada.

 

Art. 51-C. É vedada a contabilização, como receita da serventia, dos valores referentes a depósitos prévios ou de protestos.

 

Art. 51-D. Os comprovantes de receitas classificadas como "Outras Receitas" devem ser digitalizados em formato PDF e salvos em pasta compartilhada, cuja URL deverá ser informada na aba "Observações/Anexos" do formulário de prestação de contas, no Módulo MAS.

 

Art. 51-E. É vedada a contratação de despesas que possam onerar a renda da serventia vaga de modo continuado e/ou excessivo, sem a prévia autorização da Corregedoria Geral da Justiça, nos termos do artigo 14, inciso III, do Provimento CNJ nº 45/2015 e dos artigos 8º e 9º do Provimento CGJ nº 43/2010.

 

Art. 51-F. O pedido de autorização de realização de despesa deverá ser apresentado por escrito, justificado e instruído com, no mínimo, 3 (três) orçamentos de pessoas físicas ou jurídicas legalmente constituídas.

 

§ 1º Na análise do requerimento tratado no caput, poderá ser solicitado laudo de avaliação do bem móvel ou imóvel.

 

§ 2º Quando se tratar de locação de bens móveis e imóveis, deverão ser anexadas cópias da proposta ou do contrato vigente; do documento de identificação das partes e do comprovante de propriedade ou posse legal do bem.

 

§ 3º Na hipótese de a despesa se referir à benfeitoria, o R.E. deverá informar se ela aderirá, em caráter definitivo, ao imóvel e se o locador a indenizará.

 

§ 4º Despesas urgentes e imprescindíveis à continuidade dos serviços prestados poderão, excepcionalmente, ser realizadas e posteriormente submetidas à aprovação da Corregedoria Geral da Justiça.

 

§ 5º As despesas realizadas sem autorização ou não aprovadas deverão ser imediatamente reembolsadas.

 

Art. 51-G. É vedado inserir, como despesa, valores que não resultam exclusivamente da prestação do serviço delegado, tais como:

 

I - despesas extraordinárias de condomínio, cuja obrigação do pagamento é do locador do imóvel;

 

II - encargos incidentes sobre a remuneração do responsável pelo expediente (INSS, RIOPREVIDÊNCIA, Previdência Complementar, IRPF);

 

III - multa aplicada ao Responsável pelo Expediente;

 

IV - honorários referentes à contratação de assessoria jurídica no interesse pessoal do Responsável pelo Expediente;

 

V - desconto de 13º salário e férias do Responsável pelo Expediente.

 

Parágrafo único. Os serviços advocatícios relacionados à atividade notarial e registral deverão ser previamente comunicados e expressamente autorizados pela Corregedoria Geral da Justiça, acompanhado da respectiva proposta.

 

Art. 51-H. Os documentos de despesas válidos deverão ser digitalizados em PDF e anexados na prestação de contas, por meio de upload, no módulo MAS.

 

§ 1º A apólice do seguro de responsabilidade civil notarial/registral e seus respectivos comprovantes de quitação também deverão ser digitalizados em formato PDF e salvos em pasta compartilhada cuja URL deverá ser informada na aba "observações/anexos" do formulário de prestação de contas, no módulo MAS.

 

§ 2º Consideram-se documentos de despesas válidos, as notas ou cupons fiscais; as faturas; os boletos e os Recibos de Profissional Autônomo (RPA) com data de emissão, discriminação de CPF/MF ou CNPJ da contraparte e discriminação precisa das mercadorias/serviços, como quantidade, marca, tipo, modelo e demais elementos que permitam a sua perfeita identificação.

 

§ 3º As despesas com serviços de energia elétrica, abastecimento de água/esgoto, telefonia, internet e afins poderão ser instruídas mediante apresentação de Nota Fiscal Fatura (NFF) da respectiva concessionária.

 

§ 4º Os originais dos documentos mencionados neste artigo deverão ficar arquivados na serventia pelo prazo de 05 (cinco) anos, podendo ser requisitados para análise, a qualquer tempo, por esta Corregedoria Geral da Justiça.

 

§ 5º Após o prazo mencionado no parágrafo anterior, o Responsável pelo Expediente deverá solicitar autorização para o descarte, hipótese na qual a Corregedoria Geral da Justiça certificará a inexistência de pendências para o deferimento do pedido.

 

Art. 51-I. As despesas com seguros, se pagas à vista, deverão ser lançadas e comprovadas no mês de pagamento, informando nos meses subsequentes que o pagamento foi realizado em parcela única. Na hipótese de parcelamento, o valor da parcela deverá ser lançado e comprovado no mês do pagamento.

 

Art. 51-J. O valor a ser repassado ao Poder Judiciário deverá ocorrer em guia de recolhimento específica, em favor do FETJ, até o dia 10 (dez) do mês subsequente.

 

§ 1º O número da guia, a data e o valor de recolhimento deverão ser informados no campo próprio inserido no item "Repasses da Serventia" do formulário de prestação de contas.

 

§ 2º Em caso de déficit no período (saldo negativo), fica dispensado o recolhimento ao FETJ.

 

§ 3º Eventual saldo negativo deverá ser lançado no campo "Saldo Anterior" do formulário de prestação de contas.

 

Art. 51-K. As despesas com pessoal compreendem os valores despendidos com os prepostos contratados para prestação de serviços nas serventias extrajudiciais.

 

§ 1º Na prestação de contas, o Responsável pelo Expediente deverá detalhar as seguintes informações:

 

I - quanto aos empregados:

 

a) nome do empregado;

 

b) CPF/MPF;

 

c) matrícula;

 

d) NIT/PIS;

 

e) data da admissão;

 

f) cargo;

 

g) designação (se houver);

 

h) salário bruto;

 

i) salário líquido;

 

j) férias;

 

k) FGTS;

 

l) INSS;

 

m) IRRF;

 

n) 13º Salário;

 

 

II - quanto aos recolhimentos previdenciários e do FGTS:

 

a) competência;

 

b) valor pago;

 

c) data do recolhimento.

 

§ 2º São passíveis de lançamento, como despesa, os valores totais referentes a plano individual ou coletivo de assistência médica/odontológica contratado com entidade privada para assistência à saúde do Responsável pelo Expediente e dos prepostos da serventia extrajudicial, e seus dependentes legais, desde que acompanhado de cópia do contrato, do rol dos aderentes e autorizado por esta CGJ.

 

Art. 52 (...)

 

§ 1º Em sua manifestação, o Responsável pelo Expediente somente poderá incluir os documentos solicitados para sanar as pendências constatadas, sendo vedada a apresentação de novas despesas.

 

§ 2º Decorrido o prazo previsto no caput, a prestação de contas será julgada pela Corregedoria Geral da Justiça.

 

Art. 52-A. As contas serão julgadas:

 

I - regulares, quando evidenciarem a legalidade, a legitimidade e a economicidade dos atos de gestão, bem como a correta aplicação dos recursos;

 

II - regulares com ressalva, quando evidenciarem impropriedade ou falha de natureza formal que não cause dano ou prejuízo ao erário; ou

 

III - irregulares, quando evidenciarem dano ou prejuízo ao erário ou quando não forem prestadas.

 

Art. 52-B. Quando as contas forem julgadas regulares, o Responsável pelo Expediente será notificado da decisão e o procedimento encerrado.

 

Art. 53-A. Havendo indícios da prática de crime ou de ato de improbidade administrativa pelo Responsável pelo Expediente, o Ministério Público, a Procuradoria Geral do Estado e demais órgãos responsáveis deverão ser comunicados.

 

Art. 53-B. Os responsáveis interinamente pelas unidades vagas lançarão no sistema "Justiça Aberta", em campos específicos criados para essa finalidade, os valores excedentes a 90,25% da remuneração do Ministro do Supremo Tribunal Federal que depositarem na conta indicada pelo respectivo Tribunal de Justiça, até o dia 15 dos meses de janeiro e julho, nos termos do art. 2º do Provimento nº 24/2012 da Corregedoria Nacional de Justiça.

 

Art. 3º. Este Provimento entrará em vigor na data de sua publicação.

 

 

Rio de Janeiro, 29 de outubro de 2020

 

 

DESEMBARGADOR BERNARDO GARCEZ

Corregedor-Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro

 

 

*Republicado por ter saído com incorreções no D.J.E.R.J de 03/11/2020, fls. 71/76.

 

 

 

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.