RESOLUÇÃO OE nº 08/2022

 

Aprova a revisão do Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro - PROGED/PJERJ, em consonância com as normativas da Resolução CNJ nº 324/2020.

 

O ÓRGÃO ESPECIAL DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso das suas atribuições que lhe são conferidas pelo disposto no inc. I do art. 96 e no art. 99 da Constituição da República, e na alínea "a", inc. VI, do art. 3º do Regimento Interno, e tendo em vista o decidido na sessão realizada no dia 02 de maio de 2022 (Processo SEI nº 2021-0644270);

 

CONSIDERANDO que a Constituição Federal determina que o Estado deve garantir a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, assim como a defesa e valorização do Patrimônio Cultural brasileiro (art. 215);

 

CONSIDERANDO que os acervos documentais do Poder Judiciário constituem Patrimônio Cultural e histórico, que devem ser preservados em conformidade com o art. 216, § 1º, da Constituição Federal;

 

CONSIDERANDO que cabe à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem, nos termos do art. 216, § 2º, da Constituição Federal;

 

CONSIDERANDO que a Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre as diretrizes da política nacional de arquivos públicos e privados, determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

 

CONSIDERANDO que a Lei nº 9.605/1998, no seu art. 62, tipifica a destruição de arquivos como crime contra o patrimônio cultural;

 

CONSIDERANDO que o Decreto Federal nº 4.073/2002 inclui o Poder Judiciário como integrante do Sistema Nacional de Arquivos, estabelecendo competências e deveres na gestão dos documentos produzidos e recebidos em razão do exercício de suas funções;

 

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 11.419/2006, sobre a geração, a tramitação, o acesso e a guarda de autos de processos judiciais e documentos em meio eletrônico;

 

CONSIDERANDO que a Lei Federal nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação), disciplina que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado;

 

CONSIDERANDO o contido na Lei Federal nº 12.682/2012, que disciplina a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, com a alteração imposta pela Lei nº 13.874/2019;

 

CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, disciplina o acesso aos documentos pessoais de caráter público que registram dados ou informações pessoais, inclusive dos custodiados pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/DEGEA);

 

CONSIDERANDO que a Lei Estadual nº 5.562/2009, no seu art. 19, define a competência e o dever inerente ao Poder Judiciário Estadual de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício das suas funções, tramitados em juízo e oriundos de serventias e de secretarias, bem como de preservar os documentos e facultar o acesso da documentação sob a sua responsabilidade;

 

CONSIDERANDO a Resolução CNJ nº 324/2020, que aperfeiçoou a Recomendação CNJ n° 37/2011, que institui diretrizes e normas de Gestão da Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname;

 

CONSIDERANDO que a Resolução CNJ nº 324/2020 estabelece aos Tribunais a obrigatoriedade de implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis (RDC-Arq) em conformidade com a Resolução CONARQ nº 43/2015 e normas internacionais;

 

CONSIDERANDO que os instrumentos de gestão de documentos encontram se regulamentados pelos Atos Normativos Conjuntos TJ/CGJ nº 01/2003, nº 02/2003 e suas atualizações, os quais definem parâmetros que permitem o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos no âmbito do PJERJ, indicando aqueles que devem ser destinados para guarda permanente e para eliminação;

 

CONSIDERANDO o Ato Normativo TJ nº 08/2018, que disciplina o acesso às informações geradas pelo Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro com observância às regras gerais estabelecidas na Lei nº 12.527/2011 e na Resolução CNJ 215/2015;

 

CONSIDERANDO o Ato Normativo TJ Nº 19/2020 que institui e implanta o Processo Administrativo Eletrônico do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro - SEI e dispõe sobre sua implantação e seu funcionamento;

 

CONSIDERANDO a necessidade de consolidar e unificar o conjunto de normas que regulam a gestão documental no âmbito do PJERJ, orientados pelos critérios de oralidade, simplicidade, informalidade, economia processual e celeridade;

 

CONSIDERANDO que a gestão documental deve ser aplicada de modo a promover o controle continuado do ciclo de vida de todos os documentos, independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que são produzidos e armazenados;

 

CONSIDERANDO a necessidade de fomentar as atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do PJERJ, bem como das informações de caráter histórico contidas nos acervos judiciais físicos e digitais;

 

CONSIDERANDO que o fenômeno da obsolescência de equipamentos (hardware) e de programas e aplicativos (software) requer o estabelecimento de um conjunto de regras a serem observadas desde a produção documental, além da estruturação de ambientes de preservação seguros para os documentos arquivísticos digitais, com a implantação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis, de forma a assegurar autenticidade, acessibilidade, confidencialidade, confiabilidade, disponibilidade, fidedignidade, integridade e preservação das informações contidas nos acervos arquivísticos do PJERJ;

 

 

RESOLVE:

 

I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

 

Art. 1º Esta Resolução consolida normas e procedimentos de funcionamento do Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro PROGED/PJERJ e aprova seus instrumentos, em consonância com a Resolução CNJ nº 324/2020

 

Art. 2º Aplicam-se para esta Resolução as definições do glossário Anexo I

 

 

 

 

II

DA GESTÃO DOCUMENTAL NO PJERJ

 

Art. 3º A Gestão Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais produzidos e recebidos pelo PJERJ no exercício das suas atividades, visando sua eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente, independentemente do suporte ou formato de registro da informação. (acrescido do art. 2, inciso I da Resolução CNJ 324/2020)

 

§ 1º Os procedimentos e operações técnicas mencionados no caput deverão ser aplicados de modo a promover o controle continuado do ciclo de vida dos documentos.

 

§ 2º A gestão de documentos deverá incidir sobre todos os documentos, independentemente do formato ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que os documentos e as informações tenham sido produzidos e armazenados.

 

 

III

DO PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

 

Dos Requisitos

 

Art. 4º São requisitos essenciais para o Programa de Gestão Documental - PROGED:

 

I - Manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desde sua produção e recebimento até a destinação final;

 

II - Avaliação, seleção, classificação e descrição documental mediante a utilização de normas, plano de classificação, tabela de temporalidade de documentos e sistemas informatizados, visando preservar as informações indispensáveis à administração do PJERJ, à memória institucional e à garantia dos direitos individuais;

 

III - Adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos administrativos e dos autos de processos administrativos e judiciais das unidades organizacionais para a rede de arquivos do PJERJ visando ao tratamento adequado da documentação e à promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico gerido e custodiado pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivístico da Diretoria Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/DEGEA);

 

IV - Capacitação (acrescido do art. 3º, inciso VIII da Resolução CNJ 324/2020) e orientação de magistrados e de servidores sobre os fundamentos do PROGED;

 

V - Garantia do uso adequado das técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos com a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos - MoReqJus-, instituído pelo CNJ;

 

VI - Manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade de documentos administrativos, dos autos de processos administrativos e judiciais digitais. (acrescido do art. 3º, inciso IX da Resolução CNJ 324/2020)

 

VII - Manutenção da Comissão Permanente de Avaliação Documental (COPAD).

 

 

Da Comissão Permanente de Avaliação Documental

 

 

Art. 5º A Comissão Permanente de Avaliação Documental tem a responsabilidade de:

 

I - Analisar e aprovar os novos itens documentais e os registros consolidados no Código de Classificação de Documentos (CCD) e na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), bem como propor alteração nos prazos de destinação dos conjuntos documentais;

 

II - Propor ao Presidente do PJERJ a classificação, renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de documentos transferidos ao DGCOM/DEGEA para arquivamento, seu grau de sigilo e tempo de duração, bem como cargos, funções ou áreas com permissão de acesso conforme a legislação em vigor;

 

III - Atuar como instância consultiva do Presidente do PJERJ, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos indeferidas;

 

IV - Aprovar as atualizações e adaptações que se fizerem necessárias da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD);

 

V - Aprovar a migração das informações documentais entre os diferentes suportes e a forma de registrá-las;

 

VI - Orientar às unidades organizacionais a realizarem o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação (acrescido do art. 11, inciso II da Resolução CNJ 324/2020), bem como no desenvolvimento de instrumentos de gestão de documentos produzidos por meio do processo eletrônico;

 

VII - Identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;(acrescido do art. 11, inciso III da Resolução CNJ 324/2020)

 

VIII - Analisar e aprovar os editais de eliminação de documentos e processos da instituição; (acrescido do art. 11, inciso IV da Resolução CNJ 324/2020)

 

IX - Propor diretrizes e ações destinadas à melhoria contínua da gestão de documentos no âmbito do PJERJ;

 

X - Realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do PRONAME/CNJ sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória; (acrescido do art. 11, inciso V da Resolução CNJ 324/2020)

 

XI - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor histórico, probatório e informativo dos documentos administrativos, dos autos de processos administrativos e judiciais que serão de guarda permanente;

 

§ 1º Os membros da COPAD serão designados por Ato Normativo do Presidente do Tribunal de Justiça.

 

§ 2º Na composição da Comissão será assegurada a participação, no mínimo, dos seguintes servidores: (acrescido do art. 12 da Resolução CNJ 324/2020)

 

I - 01 (um) servidor responsável pela unidade de gestão documental;

II - 01 (um) servidor responsável pelas atividades de Memória da instituição;

III - 01 (um) servidor da unidade de tecnologia da informação;

IV - 01 (um) servidor graduado em curso superior de Arquivologia;

V - 01 (um) servidor graduado em curso superior de História; e

VI - 01 (um) servidor graduado em curso superior de Direito.

 

§3º A critério da Comissão, poderão ser convidados a integrá-la servidores das unidades organizacionais referidas nos documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, podendo ser substituídos após a conclusão dos trabalhos relativos às respectivas unidades ou áreas de conhecimento. (acrescido do art. 13 da Resolução CNJ 324/2020)

 

 

Da Rede de Arquivos do PJERJ

 

 

Art. 6º A rede de arquivos constitui se em "Centros de Informações" que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado, utilizando sistema informatizado próprio e comum (ARQGER), visando o gerenciamento do acervo arquivístico do PJERJ.

 

§ 1º É composta pelo Arquivo Central e pelos Arquivos Regionais de Rio Bonito e Itaipava.

 

§ 2º Sua missão é de prover aos órgãos de prestação jurisdicional e às unidades administrativas do PJERJ o acesso às informações arquivísticas demandadas.

 

 

Dos Instrumentos Arquivísticos de Controle e Avaliação Documental

 

 

Art. 7º São instrumentos do PROGED:

 

I - Os sistemas informatizados de gestão de documentos administrativos, de autos de processos administrativos e de autos de processos judiciais, bem como os metadados desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional;

 

II - O Código de Classificação de Documentos, constante no portal corporativo do PJERJ;

 

III - A Tabela de Temporalidade de Documentos, constante no portal corporativo do PJERJ;

 

IV - A Lista Informatizada de Verificação para Baixa Definitiva de Autos (Anexo II);

 

V - A Lista Informatizada de Verificação para Eliminação de Autos Findos (Anexo III);

 

VI - O Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos (Anexo IV e V);

 

VII - O Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, disponível no portal corporativo do CNJ;

 

VIII - O Plano para Amostra Estatística Representativa, disponível no portal corporativo do CNJ;

 

IX - O Manual de Arquivos Correntes, constante no portal corporativo do PJERJ

 

 

§ 1º O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, da área judicial, utilizam em conjunto os tipos de ação e as classes e assuntos das tabelas processuais unificadas do CNJ registradas nos sistemas informatizados de movimentação processual do PJERJ.

 

§ 2º No sistema informatizado de distribuição e controle processual, as classes e assuntos das tabelas processuais unificadas do CNJ estão correlacionadas aos tipos de ação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, permitindo sua utilização para a classificação e o cadastramento tanto do acervo atual, como do acervo acumulado da rede de arquivos do PJERJ.

 

 

 

Da Classificação Arquivística dos Documentos

 

 

Art. 8º Os documentos do PJERJ são classificados, de acordo com o seu ciclo de vida, como correntes, intermediários ou permanentes, assim definidos no glossário dessa Resolução.

 

§ 1º A classificação, de acordo com as tabelas processuais unificadas do CNJ, dos autos de processos judiciais nos sistemas informatizados de movimentação processual, incluindo o Processo Judicial Eletrônico (PJe), é de responsabilidade da unidade organizacional que o distribuiu e por onde tramitou o processo e deve ser confirmada por esta antes da remessa para fins de arquivamento, quando os autos passarão a ser gerenciados pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento.

 

§ 2º Os processos administrativos serão autuados no Sistema informatizado de produção, gestão de documentos e controle de processos administrativos eletrônicos do PJERJ (Sistema SEI) e serão classificados pelas unidades organizacionais de acordo com a tabela de Tipo de Processo que está correlacionada com o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ.

 

 

§ 3º A unidade organizacional responsável pela finalização dos documentos administrativos deverá, obrigatoriamente, antes do arquivamento ou encerramento, confirmar a classificação inicial ou, se necessário, providenciar a correção da classificação.

 

§ 4º O Serviço de Gestão de Instrumentos Arquivísticos e Apoio aos Arquivos Correntes da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/SEGIA) é o responsável pelo gerenciamento e controle das tabelas utilizadas pelo sistema SEI.

 

 

Da Gestão de Documentos nos Arquivos Correntes

 

 

Art. 9º Os arquivos correntes apresentam documentos que são de uso exclusivo das unidades organizacionais que os geraram ou receberam. A classificação, identificação, acondicionamento, controle e conservação desses documentos são de responsabilidade das unidades organizacionais.

 

§ 1º A organização dos arquivos correntes das unidades organizacionais está disciplinada em Rotinas Administrativas e no Manual de Arquivos Correntes do Sistema Integrado de Gestão do PJERJ.

 

§ 2º O DGCOM/DEGEA presta assessoramento técnico arquivístico no que tange à padronização de critérios e procedimentos para a organização dos arquivos correntes, além de orientar e de realizar revisões quanto à classificação, ao prazo de guarda e à destinação dos itens documentais classificados pelas unidades organizacionais.

 

 

Da Transferência de Documentos

 

 

Art. 10 É vedada a transferência à Rede de Arquivos do PJERJ de todo e qualquer documento sem classificação, que o prazo de guarda já tenha sido cumprido e que a destinação final prevista na Tabela de Temporalidade de Documentos seja a eliminação. Os procedimentos de transferência estão descritos em RAD do DGCOM/DEGEA.

 

Art. 11 As ações judiciais transitadas em julgado serão definitivamente arquivadas quando não necessitarem de diligência do juízo processante, do órgão julgador de segunda instância e de terceiros designados para atuar na lide ou eventualmente alcançados pelo julgado, conforme a Lista informatizada de Verificação para Baixa Definitiva de Autos (Anexo II).

 

Art. 12 O prazo de guarda e a destinação final dos documentos administrativos, dos autos de processos administrativos e dos autos de processos judiciais serão registrados no sistema de gerenciamento informatizado do PJERJ com a utilização da Tabela de Temporalidade de Documentos, que está em consonância com os prazos mínimos e a destinação final definidos pelo CNJ, possibilitando sua aplicação na documentação produzida ou recebida pelo PJERJ e no acervo armazenado pelo DGCOM/DEGEA.

 

§ 1º A contagem do prazo de guarda dos autos de processos judiciais, na fase intermediária, dar-se-á a partir do trânsito em julgado e da respectiva informação de baixa no cartório distribuidor.

 

§ 2º A contagem do prazo de guarda dos autos de processos administrativos e dos documentos administrativos, na fase intermediária, dar se á a partir da data do arquivamento definitivo do documento.

 

§ 3º O prazo de guarda e destinação final dos documentos poderão ser alterados pela COPAD, com base em fatos supervenientes que possam ter ocorrido em relação a eles, mediante fundamentação, seja para majorar ou reduzir o referido prazo de guarda, bem como para torná-los permanente desde que, no caso de redução, não seja inferior ao tempo estabelecido na tabela do CNJ

 

 

Do Arquivo Permanente e dos Fundos Documentais do PJERJ

 

Art. 13 Os documentos permanentes são aqueles de valor histórico, probatório ou informativo, que devem ser definitivamente preservados no suporte original de criação. (acrescido do art. 16, inciso III da Resolução CNJ 324/2020)

 

São de guarda permanente de acordo com a definição no glossário (Anexo I):

I - Os autos de processos judiciais, os autos de processos administrativos e os documentos administrativos protocolados ou produzidos em data anterior ao corte cronológico do PJERJ, fixada em 1950. (acrescido do art. 30, inciso VI da Resolução CNJ 324/2020)

II - Os autos de processos judiciais, os autos de processos administrativos e os documentos administrativos cuja destinação final seja a guarda permanente definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ

 

III - Os autos de processos judiciais e os autos de processos administrativos amostrais preservados do conjunto documental destinado à eliminação

 

IV - Os autos de processos judiciais, os autos de processos administrativos e os documentos administrativos do acervo acumulado na rede de arquivos que passarem por processo de avaliação especial a fim de identificar documentos passíveis de integrar o acervo permanente da instituição

 

V - Os autos de processos judiciais, os autos de processos administrativos e os documentos administrativos indicados para preservação pela COPAD

 

VI - Os autos de processos judiciais e os autos de processos administrativos cujas partes constem do Catálogo de Personalidades do sistema ARQGER

 

VII - Os autos de processos judiciais, os autos de processos administrativos e os documentos administrativos históricos identificados pelo Grupo de Pesquisa Histórica (GPH) do DGCOM/DEGEA;

 

VIII - Os autos de processos judiciais, os autos de processos administrativos e os documentos administrativos que completem as lacunas das fontes geradoras de arquivo de acordo com a organização da documentação permanente arranjada;

 

IX - Os autos de processos judiciais, os autos de processos administrativos e os documentos administrativos utilizados como fontes de pesquisa histórica, acadêmicas e jornalistas;

 

X - Os autos de processos judiciais, os autos de processos administrativos e os documentos administrativos relacionados aos principais eventos históricos do estado, comarcas e municípios.

 

Art. 14 A organização do arquivo permanente obedece aos princípios da proveniência e da procedência e se desenvolve por meio de uma sequência de operações intelectuais e físicas que visa arranjar a documentação do PJERJ.

 

Parágrafo Único A gestão do arquivo permanente ficará a cargo exclusivo do Serviço de Gestão de Acervos Arquivísticos Permanentes da Diretoria Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/SEGAP).

 

Art. 15 Os documentos do arquivo permanente serão arranjados em fundos documentais que, em sua organização, levam em conta a proveniência, bem como os respectivos períodos de abrangência cronologicamente datados, considerando se como marco a criação, instalação e extinção das instituições judiciárias geradoras de arquivos.

 

Art. 16 Os autos de processos judiciais, os autos de processos administrativos e os documentos administrativos recolhidos ao arquivo permanente passam a pertencer ao acervo permanente do PJERJ e não mais à unidade organizacional onde tramitaram, foram produzidos ou recebidos.

 

Art. 17 Os autos de processos judiciais e demais documentos administrativos do arquivo permanente que constituem os fundos documentais do PJERJ, sempre que possível, devem ser disponibilizados para consulta sem que se coloque em risco a sua adequada preservação.

 

§ 1º O acesso aos documentos do arquivo permanente se dará, preferencialmente, por meio do documento digitalizado.

 

§ 2º Não será permitido o manuseio dos documentos em estado de conservação inadequado ou em fase de restauração, resguardada a garantia do direito de acesso à informação.

 

§ 3º Os critérios e procedimentos para acesso de pesquisadores aos documentos do acervo permanente estão disciplinados em Rotinas Administrativas (RAD) do Sistema Integrado de Gestão (SIGA)

 

Art.18 Os documentos do arquivo permanente não poderão ser desarquivados para fins de tramitação.

 

§ 1º Poderão ser extraídas certidões de inteiro teor, a fim de cumprir tal finalidade, observadas as disposições constantes na Lei Geral de Proteção de Dados e na Lei de Acesso à Informações, além do regimento de custas,

 

§ 2º É vedada a descaracterização do documento de guarda permanente.

 

§ 3º Por descaracterização entende-se:

 

I - Perfuração do Documento;

 

II - Aposição de carimbo, grampos, clipes ou fitas adesivas;

 

III - Aposição de qualquer manuscrito;

 

IV - Supressão de páginas, capas ou qualquer documento integrante dos autos de processos judiciais ou de autos de processos administrativos

 

Art. 19 Serão de guarda permanente o inteiro teor de petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões recursais monocráticas armazenados em base de dados, livro eletrônico ou livro impresso. (acrescido do art. 30, inciso II da Resolução CNJ 324/2020)

 

Parágrafo Único Os metadados, assim compreendidos como dados estruturados e codificados, necessários à expedição de certidão sobre o conteúdo da decisão transitada em julgado serão de guarda permanente. (acrescido do art. 30, inciso III da Resolução CNJ 324/2020)

 

Art. 20 Serão de guarda permanente os autos de processos judiciais em que sejam suscitados Diretas de Inconstitucionalidade / Representação de Inconstitucionalidade, Incidentes de Uniformização de Jurisprudência, Incidente de Arguições de Inconstitucionalidade, Incidente de Assunção de Competência e Incidente de Resolução de Demandas Repetitivas, bem como os que constituírem precedentes de Súmulas, Recurso Repetitivo e Repercussão Geral.

 

Parágrafo Único - Os sistemas de movimentação processual deverão permitir o registro de informação por parte das unidades judiciais, a fim de que seja cumprido o estabelecido no caput deste artigo.

 

Art. 21 É vedada a eliminação de documentos administrativos, autos de processos administrativos e judiciais de guarda permanente, mesmo após microfilmagem, digitalização, virtualização ou qualquer outra forma de reprodução ou reformatação. (acrescido do art. 29, parágrafo único da Resolução CNJ 324/2020)

 

Parágrafo Único Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar, descaracterizar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

 

 

Da Documentação Histórica

 

Art. 22 A documentação histórica do PJERJ integra o acervo permanente do PJERJ.

 

Art. 23 O PJERJ promoverá ações para a elaboração de pesquisas que visem apoiar o tratamento técnico dos conjuntos documentais e a divulgação da documentação custodiada pelo DGCOM/DEGEA, de forma a evidenciar a importância do acervo institucional, no que diz respeito à potencialidade dos documentos históricos enquanto elementos probatórios e como fontes para a pesquisas acadêmicas, jornalísticas e genealógicas.

 

Art. 24 A documentação produzida e recebida do século XVIII, XIX e XX (até 1950) será integralmente preservada.

 

§1º A critério da COPAD, a documentação produzida a partir de 1951 passará por processo de avaliação especial, a fim de identificar documentos passíveis de integrar o acervo histórico da instituição, com apoio do Grupo de Pesquisa Histórica (GPH) do DGCOM/DEGEA.

 

§2º Equipe multidisciplinar formada por integrantes das áreas de conhecimento do Direito, da História e da Arquivologia atuará na identificação e avaliação dos documentos acumulados na Rede de Arquivos para fins de identificação daqueles considerados históricos, probantes e informativos.

 

§3º Serão emprestados ao Museu da Justiça documentos de relevância histórica para exposição e acesso aos pesquisadores, observados os cuidados com a tramitação e preservação dos documentos.

 

Art. 25 Os magistrados e demais operadores do Direito, bem como as entidades de caráter histórico, cultural e universitário, poderão formular proposta fundamentada para guarda permanente de autos de processos judiciais que considerarem de relevância histórica, submetendo à análise da COPAD.

 

 

Do Acesso à Informação

 

 

Art. 26 O acesso às informações arquivísticas será norteada pela Lei de Acesso à Informação e pela Lei Geral de Proteção de Dados, que se destinam a assegurar o direito fundamental de acesso, proteção e tratamento da informação, e seus procedimentos devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública.

 

Parágrafo único Fica ressalvada a possibilidade de acesso a dados pessoais excepcionados no artigo 4° da LGPD (Lei nº 13.709/2018)

 

 

Da Eliminação de Documentos

(Físico ou eletrônico)

 

Art. 27 A eliminação dos autos de processos judiciais transitados em julgado e baixados nos cartórios distribuidores, bem como dos autos de processos administrativos definitivamente arquivados será precedida de publicação de edital de eliminação no Diário da Justiça Eletrônico - DJERJ.

 

Parágrafo Único - O edital de eliminação estipulará prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, para que as partes interessadas manifestem o interesse na retirada dos documentos originais que tenham acostado aos autos.

 

Art. 28 A eliminação dos autos de processos judiciais transitados em julgado deverá ser precedida do registro das informações processuais no sistema processual e do atendimento às exigências da Lista Informatizada de Verificação para Eliminação de Autos Findos (Anexo III), de forma que, a qualquer tempo, seja possível a expedição de certidões sobre o processo.

 

Art. 29 Os recursos que formarem autos, os embargos à execução e outros processos que não existam de forma autônoma deverão, sempre que possível, ser eliminados concomitantemente com o processo principal.

 

§ 1º Os agravos de instrumentos, recursos em sentido estrito em matéria criminal processados por instrumento e incidentes processuais autuados em apartado poderão ser eliminados, independentemente do processo principal, imediatamente após o translado das peças originais não existentes neste e sem necessidade de publicação de edital de eliminação.

 

§ 2º As ações rescisórias terão a mesma destinação final atribuída ao feito que lhe deu origem, cuja destinação ficará suspensa até a baixa definitiva da ação rescisória.

 

Art. 30 É vedada a eliminação de documentos do arquivo permanente, mesmo que digitalizados.

 

Art. 31 Após registro da eliminação nos sistemas informatizados, a destruição dos documentos físicos realizar se á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado.

 

Parágrafo Único A reciclagem dos documentos deverá ocorrer com supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento, de forma que a destruição dos documentos não possa ser revertida. (acrescido do art. 27, parágrafo 2º da Resolução CNJ 324/2020)

 

Art. 32 No momento da eliminação dos documentos administrativos, judiciais e extrajudiciais, inclusive os danificados que puderem ser identificados, serão observados, por parte das unidades organizacionais competentes, os procedimentos descritos na Tabela de Temporalidade de Documentos e o preenchimento do respectivo "Termo de Eliminação de Documentos".

 

 

Da Amostragem de Documentos

 

 

Art. 33 Será preservada uma amostra representativa do universo dos autos de processos administrativos e dos autos de processos judiciais findos destinados à eliminação, obtida com base em fórmula estatística, conforme Plano de Amostra Estatística Representativa constante do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, editado pelo CNJ e que represente qualitativamente as unidades organizacionais vinculadas aos fundos documentais da instituição.

 

Parágrafo Único - Os documentos amostrais irão integrar o acervo permanente da instituição.

 

 

 

 

 

Da Digitalização de Documentos

 

 

Art. 34 Os processos judiciais físicos que forem digitalizados para a tramitação eletrônica não poderão ser objeto de arquivamento definitivo até o trânsito em julgado do processo judicial eletrônico.

 

Art. 35 Os processos judiciais físicos digitalizados para fins de tramitação eletrônica serão classificados como "Autos Físicos Digitalizados AFD", integrantes da Classe 2 do Código de Classificação de Documentos do PJERJ, permanecendo o processo judicial eletrônico em tramitação com a classificação original, de acordo com as tabelas processuais unificadas do CNJ.

 

§ 1º Os "Autos Físicos Digitalizados" terão sua temporalidade associada ao trânsito em julgado do processo judicial eletrônico.

 

§ 2º Os "Autos Físicos Digitalizados" somente poderão ser descartados após a intimação por edital das partes, pelo prazo de 45 dias, para que manifestem o interesse na retirada dos documentos originais que tenham acostado aos autos.

 

§ 3º Não será permitido o desentranhamento de documentos dos "Autos Físicos Digitalizados" antes do trânsito em julgado do correspondente processo judicial eletrônico.

 

Art. 36 O gerenciamento dos "Autos Físicos Digitalizados" se dará por meio de sistema informatizado.

 

 

Da Transferência, Recolhimento e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais

 

 

Art. 37 Os documentos arquivísticos digitais do PJERJ são constituídos por aqueles produzidos originariamente pelos sistemas informatizados do PJERJ, ou nele inseridos (nato digitais), e por aqueles gerados a partir do processo de digitalização e virtualização, os "documentos digitalizados".

 

Parágrafo Único O PJERJ adotará política de preservação digital que contemple parâmetros para repositórios confiáveis de documentos arquivísticos digitais considerando prioritariamente a gestão de documentos e arquivos, tendo em vista a necessidade de manutenção e preservação dos acervos documentais por longos períodos e, em alguns casos permanentemente, nos sistemas informatizados da instituição. (acrescido do art. 34 da Resolução CNJ 324/2020)

 

Art. 38 Os sistemas informatizados gerenciadores de documentos eletrônicos (processos judiciais, processos administrativos e documentos administrativos) devem incluir na sua base de dados, como forma de controle do ciclo de vida dos documentos, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, de acordo com as normas emanadas pelo PROGED.

 

Art. 39 A Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM), com apoio da Diretoria-Geral de Tecnologia e Informação (DGTEC), será responsável pela coordenação e aplicação do PROGED e pela identificação de oportunidades de melhoria nos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos do PJERJ.

 

Parágrafo Único O DGCOM/DEGEA gerenciará a aplicação do prazo de guarda e a destinação final dos documentos eletrônicos (eliminação ou guarda permanente), sejam eles digitais ou híbridos, bem como acompanhará e validará o grau de aderência dos sistemas informatizados aos requisitos de gestão de documentos e arquivos.

 

Art. 40 Os novos sistemas a serem desenvolvidos ou adquiridos para as atividades judiciárias e administrativas devem conter os requisitos essenciais de controle de documentação do PROGED.

 

Art. 41 Os sistemas legados que ora servem às atividades judiciárias e administrativas do PJERJ deverão manter estreita correlação tecnológica com os requisitos de documentação do PROGED.

 

IV

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 42 Poderão ser firmados convênios e acordos de cooperação técnica com órgãos e entidades de caráter histórico, cultural, social e universitário para auxílio às atividades de gestão de documentos do PJERJ, sob coordenação e supervisão da COPAD, visando o acesso, a guarda, a conservação e a restauração do acervo documental, sendo vedada, entretanto, a transferência ou alienação da titularidade do acervo.

 

§ 1º Os convênios de que se trata o caput terão por objeto o tratamento, a disponibilização de acesso, a descrição do acervo e a difusão da informação contida na documentação judicial, sendo vedada a transferência das funções inerentes à gestão e à avaliação documental. (acrescido do art. 17, parágrafo 1º da Resolução CNJ 324/2020)

 

§ 2º O tratamento, a descrição e a divulgação do acervo deverão atender aos critérios de respeito à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas, assim como às liberdades, às garantias individuais e às exceções do artigo 4° da LGPD, quanto a possibilidade de acesso a dados pessoais. (acrescido do art. 17, parágrafo 2º da Resolução CNJ 324/2020)

 

§ 3º É vedada a transferência definitiva para outra instituição de documentos permanentes, admitindo se apenas a custódia temporária para atendimento do objeto do convênio, pelo prazo máximo de cinco anos. (acrescido do art. 17, parágrafo 3º da Resolução CNJ 324/2020)

 

§ 4º Findo o prazo máximo previsto no § 3º deste artigo, a documentação em cedência deverá ser devolvida ao órgão produtor correspondente, que concluirá sua destinação, salvo se houver novo convênio. (acrescido do art. 17, parágrafo 4º da Resolução CNJ 324/2020)

 

Art. 43 As normas do PROGED deverão guardar correspondência com as diretrizes emanadas pelo Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME, do Conselho Nacional de Justiça.

 

Art. 44 Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

 

Parágrafo Único Ficam convalidados, para todos os fins, os efeitos dos atos formais editados pela Administração Superior desta Corte que se referem à Gestão Documental, revogando--se, entretanto, as disposições em contrário.

 

 

 

 

Rio de Janeiro, 02 de maio de 2022

 

Desembargador HENRIQUE CARLOS DE ANDRADE FIGUEIRA

Presidente do Tribunal de Justiça

 

ANEXOS

 

 

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.