ATO NORMATIVO TJ N. 09, DE 2023

Estabelece a Política de Governança da Estratégia do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO a Resolução nº 325 de 29 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, que dispõe sobre o Planejamento e a Gestão da Estratégia no âmbito do Poder Judiciário,

CONSIDERANDO o Plano Estratégico do TJRJ, aprovado pela Resolução TJ/OE/RJ nº 12/2021, a RESOLUÇÃO TJ/OE/RJ nº 11/2021 que estabeleceu a Política de Gestão Estratégica que alinha a estratégia às diretrizes de governança e institui as diretrizes para o Planejamento Estratégico Institucional do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro 2021-2026 (PJERJ), o Plano de Ação Governamental (PAG) (biênio 2023/2024), a Matriz de Indicadores Estratégicos e o Plano de Comunicação da Estratégia do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ);

CONSIDERANDO a PORTARIA nº. 1025/2021, que designa membros para a composição da Comissão de Governança, Estratégia e Planejamento (COGEP);

CONSIDERANDO a utilização de ferramenta tecnológica corporativa de gestão dos Projetos Estratégicos do TJRJ, denominado GRP - (Government Resource Planing),

CONSIDERANDO a necessidade de aperfeiçoamento dos processos de trabalho que envolvem a execução e o monitoramento da Estratégia.

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES E DEFINIÇÕES

Art. 1º Este ato tem por escopo estabelecer a Política de Governança da Estratégia do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro - TJRJ.

Parágrafo único. A Governança da Estratégia, desdobramento do Sistema de Governança Institucional, compreende as políticas e práticas de governança e de gestão da estratégia, no âmbito do TJRJ.

Art. 2º A Governança da Estratégia do TJRJ observará o disposto neste Ato e seus anexos.

Art. 3º A Governança da Estratégia tem como objetivo orientar a atuação e as práticas de gestão baseadas em princípios, diretrizes, objetivos e responsabilidades.

Parágrafo único. A Governança da Estratégia sustenta se na participação coordenada dos colaboradores no planejamento, na execução, no direcionamento, no monitoramento, na avaliação e na revisão da Estratégia, servindo de apoio ao Sistema de Governança Institucional.

Art. 4º Para os efeitos deste Ato, aplicam-se as seguintes definições:

I - Governança: sistema baseado em conjunto de estruturas, processos, normas e práticas da instituição, com o intuito de executar os mecanismos de liderança, estratégia e controle para o exercício das funções de avaliar, direcionar e monitorar a gestão, com vistas à prestação de serviços de interesse da sociedade;

II - Governança da Estratégia: é a aplicação da governança em área de conhecimento técnico e específico que visa assegurar que as decisões e as ações relativas à Gestão da Estratégia estejam alinhadas às necessidades do TJRJ, contribuindo para o alcance de seus objetivos;

III - Dimensões da Governança: aspectos a serem observados pelas instâncias de governança que permitam uma visão integrada da evolução da governança dentro da estrutura organizacional;

IV - Gestão da Estratégia: conjunto de políticas, métodos e práticas gerenciais de uma instituição voltadas ao atendimento das expectativas da sociedade, por meio de implementação de iniciativas para a construção do futuro planejado, entregando à sociedade resultados em curto, médio e longo prazo;

V - Diretrizes: conjunto de orientações, baseadas nos objetivos estratégicos do TJRJ, que dão sustentabilidade à Governança da Estratégia, além de delimitar as esferas decisórias necessárias ao eficaz, eficiente e efetivo andamento das principais iniciativas de Gestão da Estratégia do TJRJ, com foco em resultados;

VI - Planejamento: refere se ao desenvolvimento de processos, técnicas e atitudes administrativas que possibilitam avaliar as implicações futuras de decisões presentes, de modo a reduzir a incerteza envolvida no processo decisório e, consequentemente, aumentar a probabilidade de alcance dos objetivos e desafios estabelecidos pela Gestão da Estratégia e para a organização, minimizando deficiências.

Seção I - Princípios e Objetivos

Art. 5º A Governança e a Gestão da Estratégia no Tribunal fundamentam-se nos seguintes princípios e objetivos:

I - alinhamento à Missão, à Visão e aos Valores do Tribunal;

II - alinhamento à Estratégia Nacional do Poder Judiciário;

III - foco nos serviços prestados à sociedade;

IV - observância da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência;

V - garantia da gestão participativa dos colaboradores no planejamento, na execução, no monitoramento, na avaliação e na revisão da Estratégia.

CAPÍTULO II

GOVERNANÇA DA ESTRATÉGIA

Seção I - Dimensões da Governança

Art. 6º A Governança da Estratégia observará as seguintes dimensões:

I - Alinhamento Estratégico: assegura que as diretrizes estratégicas estejam em conformidade com as demandas da sociedade e alinhadas à Estratégia Nacional do Poder Judiciário e das necessidades locais para a melhoria do valor público entregue ao cidadão e demais stakeholders;

II - Gestão de Riscos e Inovação: permite que a organização desenvolva sua estratégia com inovação, mediante a criação e a revisão dos seus processos de trabalho, o emprego de ações e projetos voltados à oferta de bons resultados, a promoção da gestão do conhecimento, em observância aos riscos estratégicos;

III - Gestão de Recursos: assegura a adoção racional de recursos necessários à Gestão da Estratégia, tendo em conta critérios socioambientais, bem como a valorização dos colaboradores;

IV - Gestão de Desempenho: planeja, monitora, avalia, revisa e mensura o desempenho da estratégia, para que os resultados previstos sejam alcançados com eficiência, eficácia e efetividade;

V - Entrega de Valor: assegura que os benefícios previstos na Estratégia do TJRJ sejam entregues à sociedade.

Seção II   Estrutura de Governança da Estratégia

Art. 7º A Governança da Estratégia deriva do desdobramento da Governança Institucional e tem como objetivo orientar as ações da gestão na implementação e na consolidação das práticas organizacionais que garantam:

I - o gerenciamento de riscos;

II - a ampliação do desempenho;

III - a utilização eficiente de recursos;

IV - a qualidade das decisões;

V - o cumprimento dos papéis e das responsabilidades;

VI - a realização de benefícios; e

VII - a transparência das ações e de seus resultados.

Art. 8º A Governança da Estratégia deve manter suas práticas organizacionais alinhadas às demais áreas de governança temáticas para o efetivo desdobramento da Governança Institucional, bem como estar alinhada às Estratégias do TJRJ e do Poder Judiciário.

Art. 9º A Comissão de Governança, Estratégia e Planejamento (COGEP) é responsável pelo direcionamento, pela avaliação e pelo monitoramento das ações e deliberações relativas à Governança da Estratégia, alinhados à Cadeia de Valor do Tribunal, ao Plano Estratégico Institucional, à Política de Gestão do Órgão e à Estratégia Nacional do Poder Judiciário.

§ 1º As propostas de aperfeiçoamento das políticas e práticas de Gestão da Estratégia serão formuladas pela COGEP, com o apoio da Secretaria Geral de Governança, Inovação e Compliance, com aprovação do Presidente, e deverão estar alinhadas ao Plano Estratégico Institucional.

§ 2º O cumprimento dos princípios, objetivos, diretrizes e responsabilidades deste Ato é assegurado pela Comissão de Governança, Estratégia e Planejamento - COGEP;

Art. 10. A COGEP deve monitorar, periodicamente, as ações relativas à própria comissão e área gestora da estratégia, a fim de avaliar a conformidade com o direcionamento das ações planejadas.

Parágrafo único. A Secretaria Geral de Governança, Inovação e Compliance deve reportar suas ações, periodicamente, à COGEP, ou sempre que houver reunião deliberativa ou assunto de interesse relevante, inclusive quando da participação em outras comissões ou comitês que não relacionados diretamente ao tema da estratégia.

Art. 11. O resultado consolidado do direcionamento e monitoramento das ações será publicado, na intranet e no portal da internet do TJRJ, a fim de atender aos normativos de transparência e prestação de contas, dentre outros.

Parágrafo único. A Secretaria Geral de Governança, Inovação e Compliance deverá garantir que as informações relativas à Governança da Estratégia estejam atualizadas na intranet e no portal da Internet do TJRJ.

CAPÍTULO III

GESTÃO DA ESTRATÉGIA

Seção I - Diretrizes

Art. 12. A Gestão da Estratégia do TJRJ observará as disposições do presente Ato, assim como as seguintes diretrizes:

I - alinhamento da estratégia com o planejamento e com a execução do orçamento;

II - incentivo à gestão por resultados e à comunicação da Estratégia;

III - fomento à inovação e ao compartilhamento das boas práticas de gestão;

IV - vinculação da estratégia à avaliação individual de desempenho;

V - alinhamento da instituição mediante a elaboração de painéis de contribuição das unidades; e

VI - realização periódica de Reuniões de Análise da Estratégia - RAE.

§ 1º O painel de contribuição a que se refere o inciso V consiste em ferramenta de apoio à Gestão da Estratégia, por meio do qual é possível identificar e visualizar a colaboração de cada unidade no alcance dos resultados da organização.

§ 2º A Comissão de Governança, Estratégia e Planejamento (COGEP) aprovará no mínimo um projeto ou iniciativa para cada Objetivo Estratégico.

§ 3º Na construção dos painéis de contribuição, as unidades contarão com o apoio técnico da Secretaria Geral de Governança, Inovação e Compliance.

Seção II - Plano Estratégico

Art. 13. O Plano Estratégico do TJRJ abrangerá o período estabelecido pelo Conselho Nacional de Justiça - CNJ e compor se á das etapas de elaboração, consolidação e aprovação da proposta, bem como de sua execução, monitoramento e revisão, as quais serão coordenadas pela Secretaria Geral de Governança, Inovação e Compliance.

Art. 14. No ano de vigência de cada plano estratégico, representantes das unidades subordinadas diretamente à Presidência, da Corregedoria, das Vice-Presidências e das Secretarias Gerais e entidades de representantes de Magistrados e Servidores serão convidados para participar da elaboração da proposta do novo Plano Estratégico.

§ 1º Os participantes da elaboração da proposta serão capacitados no Tema Planejamento Estratégico: Balance Scorecard - BSC, missão, visão, valores, análise do ambiente, mapa estratégico, objetivos, indicadores, metas, iniciativas, entre outras, para facilitar a compreensão e a disseminação da Estratégia junto ao corpo funcional do TJRJ, bem como melhor contribuir na elaboração da nova proposta de Plano Estratégico.

§ 2º A proposta será apresentada à Comissão de Governança, Estratégia e Planejamento (COGEP) - COGEP até o mês de março do ano subsequente ao fim da vigência do Planejamento Estratégico.

§ 3º Aprovada pela COGEP, a proposta será encaminhada à Presidência para análise e submissão ao Órgão Especial, quando necessário.

§ 4º Em caso de revisão e/ou realinhamento do Planejamento Estratégico, será elaborado Ato específico pelo Presidente do TJRJ, conforme disposto no Art. 2º, §1º da Resolução TJ/OE nº. 11/2021.

Art. 15. O Plano Estratégico poderá ser revisto periodicamente, a fim de atualizar e aperfeiçoar seus termos.

Seção III - Comissão de Governança, Estratégia e Planejamento (COGEP)

Art. 16. A Comissão de Governança, Estratégia e Planejamento (COGEP), de posição estratégica, responsável pela representação da Governança da Estratégia e pelo acompanhamento das iniciativas de relevância estratégica para o TJRJ, tem as seguintes atuações:

I - consultiva, em relação à Alta Administração; e

II - deliberativa e executiva, em relação à governança e à gestão da estratégia.

Art. 17. A Comissão de Governança, Estratégia e Planejamento (COGEP) terá apoio técnico da Secretaria Geral de Governança, Inovação e Compliance que secretariará as reuniões da Comissão.

Art. 18. Compete à COGEP:

I - Assessorar a Presidência do TJERJ nas ações de governança institucional;

II - Estabelecer as diretrizes da atividade de planejamento estratégico do Tribunal de Justiça;

III - Coordenar a atividade de planejamento estratégico do Tribunal de Justiça;

IV - Aprovar a minuta do Plano Estratégico e demais documentos pertinentes à atividade de planejamento estratégico;

V - Analisar o portfólio de projetos estratégicos e deliberar sobre alterações de escopo, custo, gerenciamento e riscos;

VI - Deliberar quanto aos ajustes nas diretrizes e na documentação do planejamento, submetendo suas conclusões à Administração Superior;

VII - Acompanhar mensalmente a execução dos projetos estratégicos;

VIII - Acompanhar a evolução dos indicadores estratégicos e dos resultados das metas do CNJ que integrem o planejamento estratégico;

IX - Promover e participar das reuniões de análise da estratégia;

X - Deliberar, a qualquer tempo, sobre temas urgentes pertinentes à governança institucional e ao planejamento estratégico do Tribunal de Justiça.

Seção IV - Execução e Monitoramento da Estratégia

Art. 19. Os indicadores, metas, projetos estratégicos e painéis de contribuição serão permanentemente monitorados.

Art. 20. Os alimentadores de variáveis e gestores de metas deverão atualizar as informações, mediante comprovação de dados, nos prazos assim estabelecidos:

I - até o dia 10 (dez) do mês seguinte ao da apuração para o registro de valor de variável de indicador pelo alimentador e comprovação de dados;

II - até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao da apuração para os registros de valor de variável, comprovação de dados e análise de desempenho de indicador administrativo pelo gestor, conforme periodicidade da análise prevista no Plano;

III - até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao da apuração para realização de carga dos indicadores judiciários pela Secretaria Geral de Governança, Inovação e Compliance, com base na atualização de dados pelas Secretarias Gerais e unidades participantes com projetos estratégicos conforme periodicidade da análise prevista no Plano;

IV - até o último dia do mês seguinte ao da apuração para registro de análise de desempenho de indicador judiciário pelo gestor, conforme periodicidade da análise prevista no Plano.

§ 1º Para o registro das informações pertinentes ao mês de dezembro, os dados a que se referem os incisos I, II e IV, deste Artigo deverão ser informados até 15 de janeiro, no caso de variáveis e comprovação de dados, e, até 20 de janeiro, para análise de desempenho de indicador administrativo e judiciário.

§ 2º As análises dos indicadores referentes aos incisos II e IV deverão registrar as metas previstas, os resultados alcançados e os desempenhos atingidos em percentuais, parciais e acumulados, nos períodos; contemplar todas as ações que contribuíram para sua execução, bem assim os investimentos alocados, os aumentos e as reduções físicas e/ou financeiras porventura alcançados.

Art. 21. Os painéis de contribuição deverão ser atualizados pelas unidades responsáveis e publicados pela Secretaria Geral de Governança, Inovação e Compliance na intranet, no portal da internet do TJRJ, para subsidiar as Reuniões das Comissões, Comitês, Grupos de Trabalho e das Unidades Administrativas e Judiciárias e Reuniões de Análise da Estratégia - RAE, conforme o art. 23 da presente norma, e dar transparência à execução da estratégia.

Parágrafo único. A atualização dos painéis de contribuição refere-se aos registros dos andamentos das ações (cronograma, situação, dificuldades, pendências, observações, etc.), bem como dos investimentos alocados e das ampliações e reduções físicas e/ou financeiras porventura alcançadas no desempenho dessas ações e/ou de seus indicadores vinculados.

Art. 22. Os projetos estratégicos deverão ser atualizados no portal de Projetos do TJRJ até o dia 10 (dez) do mês, conforme periodicidade de acompanhamento previsto no Plano, no que se refere às ocorrências do mês anterior, para subsidiar as Reuniões das Secretarias e Reuniões de Análise da Estratégia - RAE, bem como para dar transparência à execução da Estratégia.

Art. 23. Sem prejuízo do disposto no artigo anterior, serão realizadas as seguintes reuniões de acompanhamento da estratégia:

I - mensalmente - reunião dos coordenadores, assessores ou chefes de unidades com os gestores para monitoramento dos indicadores, metas, painéis de contribuição e projetos estratégicos;

II - 3 (três) vezes ao ano - reunião da Secretaria Geral Judiciária com os secretários de órgãos colegiados e/ou os respectivos responsáveis das unidades subordinadas, para monitoramento dos indicadores, metas, painéis de contribuição e projetos estratégicos vinculados às suas secretarias;

III - 3 (três) vezes ao ano - reunião do Chefe de Gabinete da Presidência, Secretários-Gerais e Diretores de Departamento da Presidência com os respectivos responsáveis das unidades subordinadas, para monitoramento dos indicadores, metas, painéis de contribuição e projetos estratégicos a eles vinculados; e

IV - 3 (três) vezes ao ano - Reunião de Análise da Estratégia - RAE com os membros da Comissão de Governança, Estratégia e Planejamento - COGEP, para análise dos pontos críticos e revisão relativa aos objetivos, indicadores, metas, painéis de contribuição e projetos estratégicos.

§ 1º As reuniões a que se refere o artigo anterior serão conduzidas com ênfase nos respectivos objetivos, entradas (insumos) e saídas (produtos).

§ 2º As reuniões previstas nos incisos III e IV terão o apoio técnico da Secretaria Geral De Governança, Inovação e Compliance.

Seção V - Relatório de Gestão de Desempenho Estratégico

Art. 24. A Secretaria Geral de Governança, Inovação e Compliance elaborará e publicará na intranet e no portal da internet do TJRJ o Relatório de Gestão de Desempenho Estratégico para cada exercício contendo, no mínimo, a análise de desempenho de:

I - painel de contribuição: quantificar as ações com a situação, recursos orçamentários porventura utilizados e respectivas unidades responsáveis;

II - projetos estratégicos: situar cada projeto no tocante ao prazo, percentual executado, recursos orçamentários porventura previstos e utilizados, indicadores impactados;

III - metas: aferir o resultado do exercício em comparação à meta e aos exercícios anteriores, se for o caso, levando em consideração os projetos e ações empreendidas, bem como os recursos orçamentários porventura utilizados;

IV - objetivos estratégicos, missão, visão e valores institucionais: avaliar o desempenho dos objetivos estratégicos e da missão, o alcance da visão e a busca da efetividade dos valores institucionais;

V - Metas Nacionais do Poder Judiciário: demonstrar o grau de cumprimento com a justificativa do resultado apurado, levando em consideração as ações executadas e recursos orçamentários porventura utilizados.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação e revoga as disposições em contrário.

Rio de Janeiro, 07 de março de 2023.

Desembargador RICARDO RODRIGUES CARDOZO

Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.