ATO NORMATIVO TJ n.º 19/ 2020

Institui e implantar o Processo Administrativo Eletrônico do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro -SEI e dispõe sobre sua implantação e seu funcionamento.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, Desembargador Claudio de Mello Tavares, no uso de suas atribuições legais;

CONSIDERANDO o Acordo de Cooperação Técnica n.º 36/TRF4 (Termo TJ nº 003/224/2019, processo 2018-060719), firmado entre o TJRJ e o TRF 4ª Região para a cessão gratuita ao Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro do direito de utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, voltado à virtualização dos procedimentos e documentos administrativos;

CONSIDERANDO a necessidade de incorporação dos recursos de tecnologia da informação aos trâmites processuais administrativos, objetivando maior otimização de recursos e eficiência na gestão pública, observados os requisitos de segurança e autenticidade dos documentos administrativos em meios eletrônicos;

CONSIDERANDO os benefícios advindos da substituição da documentação em meio físico pelo meio eletrônico e do aprimoramento da gestão documental neste Tribunal, como a segurança, a transparência, a racionalização e a agilização dos fluxos de trabalho, a otimização dos procedimentos e controles para emissão, tramitação e arquivamento de documentos e processos administrativos;

CONSIDERANDO as conclusões dos estudos para seleção do novo sistema de processo administrativo eletrônico que indicou o SEI como solução de processo administrativo digital a ser adotado pelo PJERJ, constantes do processo administrativo n.º 2017-098840;

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar padrões e procedimentos de utilização do SEI para melhoria da qualidade dos serviços.

RESOLVE:

Capítulo I

Disposições Gerais

Art. 1º. Instituir e implantar o Sistema Eletrônico de Informações SEI como meio oficial e obrigatório de informações, documentos e processos administrativos eletrônicos no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro a partir do dia 27 de julho de 2020.

Art. 2º. O SEI é um conjunto de soluções de tecnologia da informação integradas para produção e tramitação dos procedimentos eletrônicos nos órgãos administrativos do TJERJ.

§ 1º. A partir do prazo estipulado no artigo 1º da presente norma, o cadastro e a tramitação de documentos e informações das áreas administrativas do TJERJ serão realizados exclusivamente pelo SEI.

§ 2º. Ficam excetuados do disposto do parágrafo acima os seguintes procedimentos administrativos.

1. Os processos administrativos do Departamento de Gestão da Arrecadação (DEGAR), da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF), bem como todos os demais iniciados pelas unidades administrativas deste TJERJ, que resultem em cobrança administrativa, os quais deverão continuar a tramitar em meio físico.

2. Os processos administrativos relativos às Cartas Rogatórias, que tramitam pelo Departamento de Instrução Processual, DEINP, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais, que deverão continuar a tramitar em meio físico.

3. CTC - Certidão de Tempo de Contribuição;

4. Certidões para fins de comprovação de vínculo junto ao INSS;

5. Certidão para fins de comprovação de situação de pessoal.

Art. 3º. São usuários do Processo Administrativo Eletrônico SEI:

1. internos: os magistrados, servidores, estagiários e terceirizados/colaboradores que trabalham ou prestam serviços diariamente nas instalações do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro;

2. externos: todos os demais usuários com quem o Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro tenha necessidade de trocar informações administrativas.

Art. 4º. São diretrizes do Processo Administrativo Eletrônico SEI:

1. abrangência em todas as matérias administrativas, excetuando-se os procedimentos e processos disciplinares da Corregedoria Geral de Justiça, que deverão tramitar exclusivamente pelo Processo Judicial Eletrônico das Corregedorias de Justiça-PJeCor, conforme o determinado no § 1º do art. 17 do Provimento CGJ nº 31, de 26 de junho de 2019.

2. garantia da autenticidade, confiabilidade, integridade e segurança das informações relativas a documentos e processos administrativos;

3. transparência e simplicidade;

4. gestão do conhecimento visando à facilidade e à agilidade na obtenção de informações gerenciais e de caráter estratégico relativas a documentos, processos, bens e serviços administrativos;

5. celeridade no andamento processual e na movimentação de documentos e processos administrativos;

6. adoção de práticas de gestão alinhadas com os princípios da sustentabilidade e da redução dos impactos ambientais decorrentes da atividade institucional;

7. gestão de documentos para aplicar os procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos e processos administrativos visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Capítulo II

Da Utilização

Seção I

Da Obrigatoriedade de Utilização

Art. 5º. A partir do prazo estipulado no artigo 1º da presente norma, todos os documentos, processos e expedientes administrativos criados no TJRJ, bem como os de origem externa recebidos de pessoas físicas e jurídicas em meio físico ou eletrônico, serão, obrigatoriamente, iniciados, assinados e tramitados eletronicamente por meio do SEI.

Parágrafo único. Fica vedada, a partir da data de implantação do SEI, a circulação de novos documentos administrativos em meio físico, exceto se destinados a instruir processos ou expedientes administrativos que já tramitem em papel.

Art. 6º. Os documentos e expedientes de processos administrativos eletrônicos destinados a pessoas físicas ou jurídicas externas ao TJRJ serão encaminhados via correio eletrônico, por intermédio do sistema SEI.

§ 1º. No caso de inviabilidade técnica ou normativa para uso do acesso externo do SEI, deverão ser utilizadas as seguintes alternativas para o encaminhamento, nesta ordem:

1. malote digital;

2. correio eletrônico, com aviso de recebimento;

3. postal.

§ 2º. Na alternativa de encaminhamento prevista no inciso II deste artigo, incumbe ao remetente certificar-se do recebimento do correio eletrônico pelo destinatário.

§ 3º. Para a alternativa prevista no inciso III deste artigo, os documentos eletrônicos serão impressos e preparados para remessa pela unidade emitente.

Seção II

Do Acesso

Art. 7º. O cadastramento para acesso ao SEI é centralizado na Diretoria Geral da Tecnologia e Informações e Comunicação de Dados-DGTEC.

§ 1º. A solicitação de cadastramento de usuário interno deverá ser dirigida ao correio eletrônico - dgtec.seiatendimento@tjrj.jus.br:

1. pelo próprio, quando servidor do TJRJ ou magistrado;

2. pela chefia da unidade na qual estejam prestando serviços, no caso de terceirizado e estagiário.

§ 2º. O primeiro ato praticado no SEI pelo usuário interno presumirá sua anuência às regras e condições de uso do sistema, estabelecidas no § 4º deste artigo.

§ 3º. O desligamento de usuário interno deverá ser informado à DGTEC pelas áreas e responsáveis mencionados nos incisos do parágrafo 1º deste artigo, para imediata inibição do acesso ao sistema, sob pena de responsabilização por utilização indevida.

§ 4º. São responsabilidades do usuário interno:

I. manter o sigilo da senha, que é pessoal e intransferível, não sendo oponível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido;

II. consultar diariamente o SEI, no horário de expediente, a fim de verificar o recebimento de processos administrativos eletrônicos;

III. verificar se os documentos e processos têm prazo de retorno e de conclusão;

IV. zelar pela correta utilização do SEI para que pessoas não autorizadas não tenham acesso às informações contidas no sistema; e

V. não divulgar indevidamente as informações restritas e sigilosas a que tiver acesso em função de seu cadastramento.

Seção III

Do Acesso por Usuário Externo

Art. 8º. Poderão ser credenciados como usuários externos do sistema SEI pessoas físicas ou jurídicas, assim como órgão ou entidades da Administração Pública, que não integrem a estrutura do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro e tenham interesse de vista dos autos de processo público ou queiram atuar na condição de interessado que possua demanda em processo administrativo no TJRJ.

Parágrafo único. O usuário externo interessado em se cadastrar junto ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI deverá efetuar um pré cadastro no sítio eletrônico do TJRJ, informando, obrigatoriamente, correio eletrônico válido.

Art. 9º. Para o credenciamento de acesso como usuário externo, é necessário preencher o formulário eletrônico denominado "Cadastro de Usuário Externo" e assinar o "Termo de Declaração de Concordância e Veracidade", disponibilizados no portal do Tribunal, e apresentar cópias dos seguintes documentos:

I. documento de identificação oficial com foto;

II. comprovante de inscrição em Cadastro de Pessoa Física (CPF);

III. comprovante de inscrição em Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), quando for o caso;

IV. procuração com poderes específicos para representação do interessado, quando for o caso, com as cópias do outorgante e do outorgado descritos nos itens I ao III.

§ 1º. Após o preenchimento e a assinatura dos documentos previstos no caput e seus incisos, o usuário externo poderá optar por:

1. enviá-los para o correio eletrônico - dglog.serau@tjrj.jus.br, em formato PDF, devidamente preenchidos e assinados digitalmente com certificado digital ICP-Brasil, juntamente com cópias do documento de identificação civil e do CPF do signatário;

2. entregá-los pessoalmente ou por terceiros no protocolo Serviço de Registro e Autuação, da Divisão de Movimentação e Expedientes, do Departamento de Infraestrutura Operacional da Diretoria-Geral de Logística (SERAU/DIMEX/DEIOP/DGLOG), devidamente preenchidos e assinados, juntamente com cópias do documento de identificação civil e do CPF do signatário;

3. enviá-los por via postal para o protocolo Serviço de Registro e Autuação, da Divisão de Movimentação e Expedientes, do Departamento de Infraestrutura Operacional da Diretoria-Geral de Logística (SERAU/DIMEX/DEIOP/DGLOG), devidamente preenchidos e assinados, juntamente com cópias do documento de identificação civil e do CPF do signatário;

§ 2º. O cadastro do usuário externo é ato pessoal e dar-se-á mediante solicitação do interessado, na forma dos §§ 1º e 2º do artigo 7º da presente norma.

§ 3º. Após a análise da documentação, verificada a veracidade e atendidos os requisitos necessários, o SERAU/DIMEX/DEIOP/DGLOG realizará o credenciamento do usuário externo, no prazo de 5 (cinco dias) úteis contados da data do recebimento da documentação, comunicando a efetivação do cadastro do requerente externo por mensagem eletrônica através de endereço eletrônico previamente informado.

§ 4º. Havendo indício de irregularidade cadastral, o usuário externo não terá a sua liberação efetivada, ou, a qualquer momento, terá seu acesso suspenso, acaso já anteriormente liberado, até que sejam efetivadas as verificações e sanadas as irregularidades.

§ 5º. A partir do cadastro, todos os atos de comunicação processual entre o TJRJ e o usuário externo cadastrado dar se ão por meio eletrônico, sendo vedado o protocolo por meio diverso, exceto em situações tecnicamente inviáveis, ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico, cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo, ressalvadas, ainda, as demais exceções previstas em instrumentos normativos próprios.

§ 6º. Os documentos elaborados em atividades externas que necessitem de assinatura imediata por servidores do Tribunal e terceiros podem ser formalizados em meio físico e posteriormente digitalizados e capturados ao SEI como documentos externos.

§ 7º. São responsabilidades do usuário externo:

1. o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

2. a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e os constantes do documento protocolizado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e a anexação dos documentos essenciais e complementares;

3. a confecção da petição e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;

4. a conservação dos originais em papel dos documentos digitalizados enviados por meio de peticionamento eletrônico até que decaia o direito da Administração Pública de rever os atos praticados no processo, os quais devem ser apresentados ao Tribunal para qualquer tipo de conferência quando solicitado.

5. a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento dos documentos transmitidos eletronicamente;

6. a consulta periódica ao endereço de e-mail cadastrado e ao sistema, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas relativas a atos processuais;

7. as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas;

8. a atualização de seus dados cadastrais; e

9. o acompanhamento da divulgação dos períodos em que o sistema não estiver em funcionamento, em decorrência de manutenções programadas ou eventual indisponibilidade técnica.

§ 8º. A não obtenção de acesso ou credenciamento no sistema, bem como eventual falha de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do sistema, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.

§ 9º. O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e a sua liberação de acesso está condicionada à aceitação, pelo solicitante, das condições regulamentares que disciplinam o processo administrativo eletrônico no tribunal e das consequentes responsabilizações administrativa, civil e penal pelas ações efetuadas.

Art. 10. O usuário externo poderá enviar, assinar e receber documentos administrativos eletrônicos, bem como acompanhar o andamento de assuntos de seu interesse, mediante o uso de acesso externo do SEI, por prazo determinado, autorizado pela unidade responsável pela informação.

Art. 11. O descredenciamento de usuário externo dar-se-á:

I. por solicitação expressa do usuário;

II. em razão do descumprimento das condições regulamentares que disciplinam sua utilização;

III. pelo decurso do tempo, no caso de fornecimento de acesso por prazo determinado; ou

IV. a critério do Tribunal, mediante ato motivado.

Seção IV

Do Documento Eletrônico

Art. 12. O documento administrativo eletrônico será produzido diretamente no editor de textos do SEI, com a utilização dos modelos padronizados de acordo com o manual de Atos Formais do TJRJ.

§ 1º. Excetua-se do disposto no caput o documento gerado em outro sistema ou aquele oriundo de fonte externa sendo utilizado apenas como anexo.

§ 2º. O documento produzido eletronicamente será considerado original para todos os efeitos legais.

Seção V

Dos Níveis de Acesso

Art. 13. Os documentos e processos administrativos eletrônicos terão os seguintes níveis de acesso no SEI:

1. público: visualização por todos os usuários internos e terão por obrigatória a concessão de vista processual de seu conteúdo a todo cidadão, mediante solicitação de acesso externo, nos termos desta norma;

2. restrito: visualização por todos os usuários das unidades nas quais tenha tramitado;

3. sigiloso: visualização restrita aos usuários previamente autorizados.

§ 1º. Como regra geral, os documentos e processos administrativos serão classificados com o nível de acesso público, com vista franqueada, desde que haja o respectivo requerimento pelo interessado.

§ 2º. A classificação de um documento como reservado ou sigiloso atinge a totalidade do processo ao qual pertence.

Art. 14. O documento restrito ou sigiloso será assim classificado pela autoridade responsável, observadas as normas vigentes sobre a matéria.

Art. 15. Deverá ser restrito aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou, aos agentes públicos legalmente autorizados ou à própria pessoa a quem a informação se referir, mediante campo obrigatório no SEI, o acesso a:

1. documentos preparatórios, a exemplo de notas técnicas, estudos preliminares, relatórios, pareceres e notas informativas que subsidiem uma tomada de decisão pela autoridade superior ou a edição de um ato normativo;

2. fase interna do procedimento licitatório, da contratação direta e da celebração de convênios e parcerias;

3. documentos que contenham informações pessoais de pessoa identificada ou identificável, como RG, CPF, estado de saúde do servidor ou familiares, informações financeiras ou patrimoniais, alimentandos, dependentes, pensões, endereços, número de telefone, e-mail, origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas, filosóficas ou morais, opiniões políticas, filiação sindical, partidária ou filiação a organizações de caráter religioso, filosófico ou político; e

4. documentos submetidos a hipóteses de restrição de acesso previstas em outras legislações, tais como sigilo fiscal, bancário, industrial e empresarial, com exceção das informações elencadas no art. 23 da Lei nº 12.527/11.

§ 1º. A restrição de acesso a documento preparatório será temporária e findará quando houver posicionamento definitivo sobre o objeto do documento ou processo, ou até que seja editado o ato normativo subsidiado pelo documento ou processo restrito, o qual deverá ter o nível de acesso alterado para público pela unidade detentora do processo.

§ 2º. O processo licitatório será iniciado com nível de acesso restrito e assim permanecerá até a publicação do edital, em conformidade com o disposto no art. 7°, § 3º, da Lei n° 12.527/2011 e art. 63 da Lei nº 8.666/93. Quando da publicação do instrumento convocatório, o usuário responsável deverá modificar o nível de acesso de restrito para público. O nível de acesso poderá retornar para restrito quando ocorrer a suspensão do certame, formalizada através de publicação do ato no DJERJ, voltando a ter nível de acesso público, tão logo cessem os motivos que demandaram a modificação para nível de acesso restrito.

§ 3º. O processo de contratação direta, bem como de convênios e parcerias serão iniciados com nível de acesso restrito, e assim permanecerão até a decisão final da administração superior quanto à sua celebração, ocasião em que o usuário responsável deverá modificar o nível de acesso de restrito para público.

Art. 16. O detentor de autorização de acesso a documento restrito ou sigiloso perderá essa autorização, automaticamente, em razão do seu desligamento ou da alteração de sua unidade de lotação.

Seção VI

Dos Prazos e Comunicações eletrônicas

Art. 17. As intimações aos usuários externos cadastrados na forma deste Ato Normativo ou de pessoa jurídica por eles representada serão feitas por meio eletrônico e consideradas pessoais para todos os efeitos legais.

Art. 18. Os prazos no SEI começarão a contar a partir da data de recebimento da comunicação do ato, excluído da contagem o dia do começo e incluído o do vencimento.

§ 1º. Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o usuário externo efetivar a consulta eletrônica ao documento correspondente, certificando-se nos autos sua realização.

§ 2º. A consulta referida no § 1º deste artigo deverá ser feita em até dez dias corridos contados do envio da intimação, sob pena de ser considerada automaticamente realizada na data do término desse prazo.

§ 3º. Na hipótese do § 1º deste artigo, nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, e na hipótese do § 2º, nos casos em que o prazo terminar em dia não útil, considerar-se-á a intimação realizada no primeiro dia útil seguinte.

§ 4º. Em caráter informativo, poderá ser efetivada remessa de correspondência eletrônica comunicando o envio da intimação e a abertura automática do prazo processual, nos termos do § 2º deste artigo.

§ 5º. As intimações que viabilizem o acesso à íntegra do processo serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos legais.

§ 6º. Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização da intimação, os atos processuais poderão ser praticados em meio físico, digitalizando se o documento físico correspondente.

Art. 19. Considerar-se-á prorrogado o prazo, até o primeiro dia útil seguinte, quando seu vencimento se der em dia em que não haja expediente ou por motivo técnico tenha ocorrido no último dia do prazo.

Art. 20. Para todos os efeitos, os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI.

§ 1º. Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial de Brasília.

§ 2º. Para efeitos de contagem de prazo, não serão considerados os feriados nacionais, estaduais e municipais, exceto em relação às comunicações eletrônicas entre o Núcleo de Auditoria Interna NAI e as demais Unidades Organizacionais deste TJERJ, com a finalidade de atendimento às diligências determinadas pelo TCERJ, cuja a contagem dos prazos será efetuada em dias corridos.

§ 3º. A indisponibilidade do SEI por motivo técnico no último dia do prazo prorroga o para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema, salvo nos casos de cumprimento de diligências externas oriundas do TCERJ, ocasião em que as Unidades Organizacionais encaminharão as suas respostas ao Núcleo de Auditoria Interna NAI por outros meios necessários, a fim de se respeitar o prazo determinado pela Corte de Contas Estadual;

§ 4º. Identificada a indisponibilidade do SEI por motivo técnico por mais de 24 (vinte e quatro) horas seguidas, o Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro poderá suspender o curso de todos os prazos processuais em ato que será publicado no portal do Tribunal e no DJERJ, salvo nos casos de cumprimento de diligências externas oriundas do TCERJ, ocasião em que as Unidades Organizacionais encaminharão as suas respostas ao Núcleo de Auditoria Interna NAI por outros meios necessários, a fim de se respeitar o prazo determinado pela Corte de Contas Estadual.

Seção VII

Da Assinatura Eletrônica

Art. 21. Os atos do SEI serão assinados eletronicamente, inclusive os atestados de notas fiscais e documentos de cobrança, sendo a assinatura considerada válida para todos os efeitos legais.

Parágrafo único. Para chancela de documento eletrônico, o signatário deverá utilizar assinatura eletrônica fazendo uso de uma das seguintes formas de identificação inequívoca, a seu critério:

1. usuário (login) e senha;

2. certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma de lei específica.

Seção VIII

Da Tramitação Eletrônica

Art. 22. A data e a hora de remessa e recebimento eletrônico de documento ou processo administrativo constam no histórico da tramitação do processo e seguem o horário oficial de Brasília.

§1º. Serão considerados tempestivos os atos praticados, até as 23h59min do último dia do prazo eventualmente estabelecido.

§ 2º. Para comprovação de cumprimento de prazos, será considerado o horário do local da prática do ato.

§ 3º. Considera-se efetuado o recebimento do documento ou processo administrativo eletrônico no momento de sua abertura no SEI, automaticamente registrado pelo próprio sistema.

§ 4º. Eventuais dificuldades técnicas ou de operação não imputáveis ao SEI não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.

Art. 23. Toda ação realizada no SEI será registrada e disponibilizada automaticamente pelo sistema no histórico do processo, com a identificação de sua data, hora e usuário.

§ 1º. É de exclusiva responsabilidade do usuário a ação realizada no sistema.

§ 2º. A anulação e retificação de evento realizado deverão ser justificadas e ficarão registradas no histórico do processo.

§ 3º. Após a visualização por outro usuário, o documento não poderá ser alterado, sendo a retificação realizada mediante a inclusão de novo documento.

Art. 24. O processo administrativo eletrônico que tiver sua tramitação finalizada na unidade deverá ser concluído no SEI, sendo possível a sua reabertura a qualquer tempo.

Art. 25 Facultativamente, a partir da publicação deste Ato Normativo e, obrigatoriamente, a partir de 27/07/2020, os editais licitatórios e os contratos poderão conter cláusulas com previsão de que todas as comunicações somente serão recebidas por todos os órgãos do TJRJ em meio digital e que as suas assinaturas, inclusive dos contratados, serão realizadas eletronicamente, diretamente no SEI, mediante permissão de acesso externo.

§1º. Os contratos vigentes poderão ser aditados para preverem as cláusulas indicadas no caput deste artigo.

§ 2º. O documento que a legislação assim determinar será recebido fisicamente e tratado na forma do art. 28 da presente norma.

§ 3º. Excetuam-se dessa regra as faturas recebidas por meio físico decorrentes de contratos de adesão.

Art. 26. O documento produzido eletronicamente e o digitalizado a partir de documento original, juntado ao processo eletrônico por usuário interno, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

Parágrafo único. Poderá ser solicitado, a qualquer tempo, o original de documento digitalizado por usuário externo.

Art. 27. Ao enviar o processo licitatório, a unidade remetente não poderá mantê-lo aberto no TJRJ - SEI ou reabri-lo, de forma que o processo administrativo eletrônico só permaneça aberto em uma única unidade de cada vez, para que seja garantida a fidedignidade das informações contidas nos autos.

Parágrafo único. Caso a unidade destinatária do processo licitatório verifique que o processo continua aberto, deverá promover a sua devolução para que a unidade respectiva adote a providência prevista no caput.

Seção IX

Da Inoperabilidade

Art. 28. Em caso de indisponibilidade parcial ou total do sistema, sem previsão de retorno ou de tempo razoável de retorno para adoção dos procedimentos administrativos, os atos urgentes poderão ser praticados e encaminhados na forma prevista no art. 6º deste Ato Normativo e, na impossibilidade, por meio físico, sendo, em ambos os casos, incluídos no sistema imediatamente após o seu restabelecimento.

§ 1º. Para a instrução processual, será considerada a data da produção ou do recebimento do documento físico na unidade que o confeccionar ou o receber.

§ 2º. Os documentos físicos produzidos e recebidos em virtude da indisponibilidade parcial ou total do sistema receberão tratamento conforme art. 29 da presente norma.

Seção IX

Do Original Físico de Documento

Art. 29. O documento administrativo produzido e recebido em meio físico no TJRJ será digitalizado com a utilização obrigatória da tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e inserido no SEI pela unidade que o receber, vedada sua tramitação em meio físico.

Parágrafo único. O original físico do documento emitido por ente externo, após a digitalização e inserção no SEI, deverá ser retirado pelo usuário externo em até 30 (trinta) dias contados a partir da entrega do documento. Findo este prazo, o documento será eliminado.

Art. 30. O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável, por motivo de ilegibilidade ou similar, será identificado e indicado em certidão no sistema eletrônico, que resumirá o conteúdo do documento, e mantido na unidade administrativa responsável pelo assunto pelo tempo necessário à conclusão do respectivo processo.

Seção X

Do Processo Físico em Tramitação

Art. 31. É facultada às unidades administrativas a digitalização do processo administrativo físico em tramitação em sua área de competência, realizada com recursos próprios.

§ 1º. Para a digitalização, a unidade administrativa deverá digitalizar todo o processo físico para inserção no SEI, identificando as peças mais relevantes.

§ 2º. Os processos físicos digitalizados receberão certidão de encerramento de processo físico e anotação, na capa, do número do correspondente processo eletrônico definido pelo SEI, precedido da palavra "SEI:" ("SEI: NÚMERO DO PROCESSO").

§ 3º. O número do processo SEI deverá ser incluído na movimentação do processo físico - Sistema ePROT - para fins de consulta.

§ 4º. Os autos administrativos físicos cujas peças foram digitalizadas para inserção no SEI deverão ser encaminhados ao Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento - DGCOM/DEGEA para guarda e destinação final de acordo com o Código de Classificação de Documentos do PJERJ.

Capítulo III

Das Responsabilidades dos Usuários

Art. 32. São deveres de todos os usuários do sistema:

1. nunca utilizar o sistema para troca de mensagens, recados ou assuntos de interesse pessoal não relacionados a procedimentos administrativos, mesmo que para suscitar dúvidas;

2. a exatidão das informações prestadas e inserções realizadas;

3. a edição dos documentos em conformidade com os modelos padronizados adotados pelo TJRJ;

4. manter a cautela necessária na utilização do sistema, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações;

5. bloquear a sessão de uso do sistema sempre que se ausentar do computador, de forma a impedir o acesso indevido às informações por pessoas não autorizadas;

6. evitar o uso de senhas facilmente identificáveis, tais como nome do próprio usuário, nome de membros da família, datas comemorativas, números de telefone, letras e números repetidos, entre outros;

7. responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou das transações em que esteja habilitado;

8. manter o sigilo da senha relativa ao acesso ao sistema e à assinatura eletrônica;

9. comunicar à DGTEC, conforme o caso, toda e qualquer mudança percebida em privilégios de acesso ao sistema;

10. acompanhar a divulgação dos períodos em que o processo administrativo eletrônico não estiver em funcionamento, em decorrência de indisponibilidade técnica do serviço ou por motivos diversos;

11. evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e responsabilidade socioambiental;

12. a classificação do processo administrativo de acordo com o Código de Classificação de Documentos / Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ.

Parágrafo único. O disposto no inciso IX deste artigo não afasta a responsabilidade dos titulares das respectivas unidades que não comunicarem ou alterarem os perfis e a lotação dos servidores.

Capítulo IV

Das Disposições Transitórias

Art. 33. No prazo de 90 dias, o TJRJ promoverá estudos com vistas à organização dos protocolos centrais e ao realinhamento das competências e estruturas das unidades administrativas impactadas pela implantação do SEI.

Capítulo V

Das Disposições Finais

Art. 34. O Presidente do Tribunal expedirá atos e instruções complementares às disposições deste Ato Normativo.

Art. 35. Os treinamentos dos usuários para utilização do SEI serão realizados no site por EAD (Ensino a Distância) oferecido pela Escola Virtual do Governo - EV.G no link https://evg.gov.br/curso/74, e serão computadas 20 horas pela ESAJ, via requerimento específico.

Parágrafo único   Quanto ao tipo de processo e à classificação por assuntos, para geração do processo administrativo no SEI, a ESAJ oferecerá treinamento por meio de curso que verse sobre a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade de documentos do PJERJ.

Art. 36. Fica mantido o correio eletrônico institucional como meio de comunicação entre as unidades do Tribunal nas situações não previstas neste Ato Normativo.

Art. 37. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência deste Tribunal.

Art. 38. O presente Ato Normativo entrará em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 06 de julho de 2020.

Desembargador CLAUDIO DE MELLO TAVARES

Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.