Processo: 2019-0600411

Assunto: REGULAMENTAÇÃO DA UTILIZAÇÃO DO SEI

PROVIMENTO nº 31/2019

TEXTO COMPILADO

Dispõe sobre a implantação, no âmbito da Corregedoria Geral da Justiça do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro, do processo administrativo eletrônico, operacionalizado por intermédio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), e dá outras providências.

O CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, Desembargador BERNARDO MOREIRA GARCEZ NETO, no exercício das atribuições que lhe são conferidas, no art. 37, caput, e art. 93, inciso X, da Constituição Federal; art. 22, inciso XVIII, da Lei de Organização e Divisão Judiciárias do Estado do Rio de Janeiro (Lei Estadual nº 6.956, de 13 de janeiro de 2015):

CONSIDERANDO o disposto na Lei Estadual nº 5.427, de 01 de abril de 2009, que regula o processo administrativo no âmbito do Estado do Rio de Janeiro;

CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, regulamentada, no âmbito do Poder Judiciário, pela Resolução CNJ nº 215, de 16 de dezembro de 2015, que dispõe sobre o acesso a informações, previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução TJ/OE nº 5/2018 que consolidou como projeto estratégico do Poder Judiciário o "Estudo Técnico para a atualização do sistema informatizado administrativo (processo administrativo eletrônico)", para o biênio 2017/2018;

CONSIDERANDO o processo administrativo nº 2017-98840, no qual se optou pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI);

CONSIDERANDO o disposto no Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ nº 17/2018 que disciplina a implantação do Processo Administrativo Eletrônico na Diretoria-Geral de Fiscalização e apoio às Serventias Extrajudiciais - DGFEX e dá outras providências;

CONSIDERANDO a necessidade de ampliação do uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em toda a Corregedoria Geral da Justiça a fim de uniformizar o gerenciamento dos processos administrativos em meio eletrônico e

CONSIDERANDO, por fim, os princípios constitucionais da publicidade, eficiência e sustentabilidade ambiental.

RESOLVE:

Art.1º. Expandir o processo administrativo eletrônico para toda a Corregedoria Geral da Justiça do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro.

Parágrafo único. O Sistema Eletrônico de Informações - SEI é o sistema oficial para registro e controle de processos administrativos que tramitam nas unidades administrativas da Corregedoria Geral da Justiça.

Capítulo I

Das Diretrizes

Art. 2º O processo administrativo eletrônico na Corregedoria Geral da Justiça atenderá aos seguintes objetivos e diretrizes:

I. aumentar a celeridade na tramitação de processos administrativos;

II. propiciar maior produtividade, eficiência e transparência dos procedimentos administrativos da Corregedoria Geral da Justiça;

III. aprimorar a gestão, a segurança e a confiabilidade dos dados e das informações;

IV. facilitar o acesso às informações;

V. criar condições de melhoria da gestão, da otimização dos fluxos de trabalho e da racionalização de despesas administrativas;

VI. ampliar o uso e a integração de recursos disponíveis de tecnologia da informação e comunicação;

VII. ampliar a sustentabilidade ambiental, com diminuição do consumo de recursos; e

VIII. aprimorar a gestão documental do Tribunal, inclusive quanto à preservação de documentos arquivísticos digitais.

Capítulo II

Das Disposições Gerais

Art. 3º A utilização do SEI é obrigatória para todos os servidores e magistrados da Corregedoria Geral da Justiça.

Parágrafo único. Não serão aceitos expedientes físicos do primeiro grau e de unidades internas nos processos iniciados por meio do SEI, ressalvadas as exceções previstas nas disposições finais.

Art. 4º Os documentos e processos administrativos recebidos e produzidos no âmbito da Corregedoria Geral da Justiça deverão ser cadastrados no SEI, de acordo com o adequado nível de acesso.

Art. 5º Os atos processuais praticados no SEI serão considerados realizados no dia e na hora do respectivo registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília e legislação processual aplicável.

Parágrafo único. Serão considerados tempestivos os atos praticados, por magistrados e funcionários, até as 23h59min do último dia do prazo eventualmente estabelecido.

Art. 6º É dispensada, no processo eletrônico, a realização de procedimentos formais típicos de processo em suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, inclusão de termos, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.

Parágrafo único. São vedadas a formalização e a tramitação física de processos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI.

Art. 7º. Os documentos físicos externos serão recebidos pelo Protocolo Geral da Corregedoria Geral da Justiça e serão digitalizados e inseridos no SEI, sendo assim considerados como originais, devendo tramitar somente em meio eletrônico.

§1º Os documentos mencionados no caput serão recebidos somente durante o expediente forense.

§2º Os documentos físicos a serem inseridos no SEI pelas unidades administrativas deverão ser digitalizados em arquivo no formato portable document format - PDF.

§3º As peças originais digitalizadas pelos órgãos competentes serão devolvidas ao remetente, caso presente no momento, ou destruídas no prazo de 30 (trinta) dias contados a partir da entrega do documento, independentemente de intimação, cabendo ao interessado a retirada do original antes de sua eliminação.

Art. 8º Todos os documentos produzidos ou inseridos no SEI constituirão ou se vincularão a um processo administrativo eletrônico.

§1º Os documentos produzidos no SEI serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§2º Os documentos digitais produzidos em outros sistemas e os documentos digitalizados, uma vez capturados para o SEI, terão a mesma força probante do documento original.

Art. 9º Os documentos produzidos no âmbito do SEI e os documentos capturados para o sistema, inclusive os digitalizados, terão garantia de autoria, autenticidade e integridade asseguradas pela utilização de assinatura eletrônica, emitida pelo próprio sistema, mediante login e senha de acesso do usuário.

Parágrafo único. A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível.

Art. 10. A Corregedoria Geral da Justiça também poderá utilizar mecanismo de assinatura digital baseado em certificado digital aprovado pelo Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro.

Art. 11. Poderão ser cadastrados usuários externos no SEI para:

I. assinar eletronicamente documentos;

II. receber ofícios e notificações; e

III. acompanhar o trâmite de processos de seu interesse, por prazo determinado, mediante autorização da unidade responsável pela informação.

Capítulo III

Dos Tipos de Processos e Documentos

Art. 12. Os tipos de processo e de documentos disponíveis no SEI deverão estar alinhados aos instrumentos de gestão documental.

§1º Inclusões, exclusões e adequações de tipos de processo e de documentos no SEI deverão observar as regras de aprovação estabelecidas para a gestão documental e o respectivo cadastramento no sistema de suporte à gestão documental.

§2º Poderá ser dispensado, de forma excepcional, o cadastramento no sistema de suporte à gestão documental.

§3º Em qualquer caso, inclusões, exclusões e adequações de tipos de processo no SEI deverão ser previamente submetidas à Comissão Gestora do Processo Administrativo Eletrônico.

Art. 13. Serão considerados sigilosos somente os processos determinados pelo Corregedor Geral da Justiça no caso concreto.

Capítulo IV

Da Comissão Gestora do Processo Administrativo Eletrônico

Art. 14. Fica criada a Comissão Gestora do Processo Administrativo Eletrônico no âmbito da Corregedoria Geral da Justiça e será composta pelos seguintes integrantes:

I. Juiz Auxiliar da Corregedoria, Dr. Gustavo Quintanilha Telles de Menezes, que será o coordenador;

II. Diretor Geral de Administração da Corregedoria Geral da Justiça - DGADM;

III. Diretor Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Judiciais - DGFAJ

IV. Diretor Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Extrajudiciais - DGFEX.

Capítulo V

Das Competências

Art. 15. Compete à Comissão Gestora do Processo Administrativo Eletrônico:

I. propor o estabelecimento de políticas e normas referentes ao processo administrativo eletrônico e aquelas que garantam o adequado funcionamento do SEI no âmbito da Corregedoria Geral da Justiça;

II. avaliar as demandas de melhorias relativas ao processo administrativo eletrônico e ao uso do SEI;

III. propor os tipos de treinamentos contínuos para uso do SEI;

IV. acompanhar o desenvolvimento de novas funcionalidades.

Capítulo VI

Das Responsabilidades dos Usuários

Art. 16. São deveres de todos os usuários do SEI:

I. registrar todos os documentos administrativos produzidos ou recebidos no âmbito de suas atividades no SEI, com indexação adequada;

II. garantir o sigilo de senhas e a guarda dos dispositivos físicos de assinatura digital para utilização do SEI;

III. abster-se de utilizar o SEI para troca de mensagens, recados ou assuntos de interesse pessoal; e

IV. cumprir os regulamentos que tratem de procedimentos específicos quanto à utilização do SEI.

Parágrafo único. A utilização indevida do SEI implica na responsabilização do usuário interno ou externo, sujeitando o a sanções administrativas, civis e penais.

Capítulo VII

Das Disposições Finais

Art. 17. A instauração de processos administrativos ocorrerá, obrigatoriamente, por meio do SEI em todo o âmbito da Corregedoria Geral da Justiça, a partir de 31 de julho de 2019.

§1º Ficam excetuados da instauração prevista no caput os procedimentos e processos disciplinares, bem como reclamações que deverão tramitar exclusivamente pelo Processo Judicial Eletrônico das Corregedorias de Justiça (PJeCor).

§1º - Ficam excetuados da instauração prevista no caput os procedimentos e processos disciplinares, bem como reclamações em face das Serventias Extrajudiciais que deverão tramitar exclusivamente pelo Processo Judicial Eletrônico das Corregedorias de Justiça (PJeCor). (Redação dada pelo Provimento CGJ nº 72, de 18/12/2019)

§ 1º. Os processos administrativos cujas classes não estejam previstas para tramitar pelo PJe Cor, bem como os processos que, em qualquer caso, tramitarem nos Núcleos Regionais (NUR), tramitarão pelo sistema de processo eletrônico tratado neste provimento. (Redação dada pelo Provimento CGJ nº 41, de 28/05/2020)

§2º Os processos iniciados em suporte físico até o dia anterior à implementação do SEI poderão tramitar na forma física até o cumprimento de sua finalidade.

§2º - As reclamações contra Serventias Judicias em face de Servidores e/ou Processos Judiciais deverão tramitar exclusivamente pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI). (Redação dada pelo Provimento CGJ nº 72, de18/12/2019) (Revogado pelo Provimento CGJ nº 17, de 17/03/2022)

§3º Os Diretores-gerais poderão autorizar, justificadamente, a instauração de processos físicos no âmbito de suas respectivas diretorias quando se fizer necessário.

§4º A apresentação do original do documento digitalizado será obrigatória quando a lei expressamente o exigir ou quando determinada pela autoridade administrativa competente.

Art. 18. Em caso de impossibilidade técnica de produção de documentos no SEI, sendo de natureza urgente ou havendo a necessidade do seu processamento físico em razão de sua especificidade, estes poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.

Parágrafo único - Os documentos mencionados no caput poderão ser, posteriormente, digitalizados e capturados para o SEI, quando for restabelecida sua disponibilidade.

Art. 19. Após a instauração, o processo administrativo eletrônico tramitará independentemente da intermediação das unidades de protocolo.

Art. 20. Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico, a unidade de destino promoverá imediatamente:

I. o envio do processo para a unidade competente ou

II. a devolução do processo ao remetente.

Art. 21. Este Provimento entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Rio de Janeiro, 26 de junho de 2019.

Desembargador BERNARDO MOREIRA GARCEZ NETO

Corregedor-Geral da Justiça

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.