Dispõe sobre a classificação de documentos, quanto ao nível de acesso, que apliquem a modalidade "restrito", quando da inclusão, no processo administrativo, de documentos que contenham informações relacionadas à pessoa identificada ou identificável, nos termos do art. 5º da Lei nº13.709/2018 - Decisão.

Processo Sei nº2022-06128712

DECISÃO

 

Estes autos foram inaugurados com informações prestadas pela DGAPO-DIPAC, unidade que exerce a função de protocolo geral da Corregedoria Geral da Justiça, em função de pendência originada a partir da seguinte situação: A classificação de documentos, quanto ao nível de acesso, obedece, de forma geral, ao disposto no Aviso CGJ nº 819/2022, que determina às unidades da CGJ, que apliquem a modalidade "restrito", quando da inclusão, no processo administrativo, de documentos que contenham informações relacionadas à pessoa identificada ou identificável, nos termos do art.5º da Lei nº13.709/2018.

 

Os autos foram instruídos na ASTEP/SGPES, que apresentou informação da qual destaco o seguinte trecho:

"(...)

Diante de todo o exposto cumpre esclarecer que a iniciativa desta SGPES de tornar restritos, de forma automática, os processos cujos temas estão relacionados no Index nº 4982268 se deu em razão do que dispõe o Relatório do 1º Monitoramento da Auditoria Coordenada pelo CNJ para Avaliação da Gestão Documental (Proc. SEI nº 2022-06102441).

 

Para a análise do escopo do referido trabalho, o CNJ inseriu em seu Programa de Auditoria cinco questões:

 

1 - O órgão possui estrutura organizacional para promover a gestão documental, de modo que as informações estejam disponíveis como forma de apoio à decisão e à preservação da memória institucional?

2 - O órgão promove a Gestão de Processos e Documentos de acordo com as orientações da Recomendação CNJ nº 37/2011 e do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário?

3 - Os sistemas informatizados de gestão documental atendem aos padrões estabelecidos pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário brasileiro - MoReq/Jus, instituído pela Resolução CNJ nº 91/2009?

4 - O órgão, no processo de gestão documental, observa as normas estabelecidas pela Lei nº 12.527/2011 - Lei de Acesso à Informação (LAI)?

5 - O órgão gerencia os dados cadastrais dos servidores de modo eficiente, eliminando a duplicidade de documentos, facilitando a distribuição de informações entre setores e garantindo o grau de sigilo necessário?

 

O NAI apresentou a seguinte conclusão: "De acordo com o trabalho realizado pelo NAI/DIAOP/SEAOP, todas as questões propostas foram respondidas positivamente, à exceção da questão de número 5. Neste ponto, a equipe de auditoria evidenciou que os documentos pessoais constantes do Sistema SEI não possuem grau de sigilo necessário para a sua adequada proteção, situação que deu ensejo às propostas de encaminhamento, das quais originaram-se as determinações presidenciais monitoradas neste trabalho".

 

Sendo assim, foram proferidas as seguintes determinações presidenciais, direcionadas à SGPES, oriundas das propostas de encaminhamento formuladas pela equipe do NAI:

 

1) no prazo de 30 dias, efetue o levantamento de todos os tipos de processos no seu âmbito que tratem de informações e documentos pessoais e que devam possuir nível de acesso restrito ou sigiloso;

2) no prazo de 30 dias, identificados os tipos de processos do item "a", que solicite, junto à DGTEC, que tais processos automaticamente já sejam gerados com nível de acesso restrito ou sigiloso, conforme o caso, quando de sua criação pelo usuário, considerando tratar-se de informações e documentos de caráter pessoal. (grifo nosso);

3) no prazo de 30 dias, realize o levantamento dos processos da DGPES, existentes no SEI, que contenham informações ou documentos de cunho pessoal, e providencie a alteração do nível de acesso público para restrito ou sigiloso, conforme o caso."

 

É o relatório. Decido.

 

Considerando todo o processado e a conclusão do 1º Monitoramento da Auditoria Coordenada pelo CNJ para Avaliação da Gestão Documental, não há razão para alteração do nível de acesso dos processos que tratem dos temas listados (4982268), especialmente em razão das disposições da Lei federal n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, impondo-se o adequado tratamento aos dados apresentados a esta Corte ou mantidos sob guarda em vista das suas atribuições administrativas e institucionais.

Por tais fundamentos, o nível de acesso dos processos em referência devem ser mantidos como "restrito".

Publique-se.

 

 

Desembargador RICARDO RODRIGUES CARDOZO

Presidente

 

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.