Avisam aos Senhores (as) Magistrados (as), Chefes de Serventias, Ministério Público, Defensoria Pública, Advogados e Serventuários da Justiça que atuam nas serventias judiciais sobre a autorização, em caráter excepcional e temporário, de encaminhamento dos processos físicos com audiência designada e agendamento realizado no sistema de videoconferência CISCO WEBEX à Central de Digitalização da Capital enquanto perdurar o período de vigência de estado de emergência, na forma do respectivo ato normativo editado por este Tribunal de Justiça, em razão da pandemia do CODIV-19 e dá outras providências.

AVISO TJ nº 47/ 2020

*Revogado pelo Aviso Conjunto TJ/CGJ nº 20, de 27/08/2021*

Avisam aos Senhores (as) Magistrados (as), Chefes de Serventias, Ministério Público, Defensoria Pública, Advogados e Serventuários da Justiça que atuam nas serventias judiciais sobre a autorização, em caráter excepcional e temporário, de encaminhamento dos processos físicos com audiência designada e agendamento realizado no sistema de videoconferência CISCO WEBEX à Central de Digitalização da Capital enquanto perdurar o período de vigência de estado de emergência, na forma do respectivo ato normativo editado por este Tribunal de Justiça, em razão da pandemia do CODIV-19 e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, Desembargador CLAUDIO DE MELLO TAVARES, no uso de suas atribuições legais.

CONSIDERANDO a declaração pública de pandemia em relação ao novo Coronavírus pela Organização Mundial da Saúde - OMS, de 11 de março de 2020, assim como a Declaração de Emergência em Saúde Pública de Importância Internacional da OMS, de 30 de janeiro de 2020;

CONSIDERANDO a aprovação pela Câmara dos Deputados da Mensagem Presidencial nº. 93/2020, que reconheceu o estado de calamidade pública no Brasil;

CONSIDERANDO a Resolução nº. 313, de 19 de março de 2020, do Conselho Nacional de Justiça que estabelece, no âmbito do Poder Judiciário, regime de Plantão Extraordinário, para uniformizar o funcionamento dos serviços judiciários, com o objetivo de prevenir o contágio pelo novo Coronavírus (COVID-19), e garantir o acesso e o funcionamento da justiça neste período emergencial;

CONSIDERANDO o Decreto Estadual nº 46.984, de 20 de março de 2020, que decretou o estado de calamidade pública no Estado do Rio de Janeiro em decorrência do novo Coronavírus (COVID-19);

CONSIDERANDO o Decreto Municipal nº 47.263, de 18 de março de 2020, que declarou Situação de Emergência no Município do Rio de Janeiro;

CONSIDERANDO a publicação dos ATOS NORMATIVOS CONJUNTOS N. 02/2020, 04/2020 E N. 05/2020, que estabelecem medidas temporárias de prevenção ao contágio pelo Novo Coronavírus (COVID19), classificado como pandemia pela Organização Mundial de Saúde (OMS);

CONSIDERANDO a necessidade de exploração dos recursos tecnológicos em prol da eficiência no exercício da jurisdição;

AVISA:

Art. 1º. Avisa aos Senhores (as) Magistrados (as), Chefes de Serventias, membros do Ministério Público, membros da Defensoria Pública, Advogados e Serventuários da Justiça que atuam nas serventias judiciais que está autorizado, em caráter excepcional e temporário, o encaminhamento dos processos físicos com audiência designada e agendamento realizado no sistema de videoconferência CISCO WEBEX, à Central de Digitalização da Capital enquanto perdurar o período de vigência de estado de emergência, em razão da pandemia do CODIV-19.

§ 1°. Para o agendamento do envio dos processos à Central de Digitalização da Capital o Magistrado (a) deverá encaminhar a solicitação de digitalização para o correio eletrônico digitalizacaopandemia@tjrj.jus.br, acompanhado, obrigatoriamente, dos seguintes dados:

I - Agendamento de Audiência de Instrução e Julgamento (AIJ) no sistema informatizado da Primeira Instância   DCP;

II - Agendamento da AIJ na Plataforma CISCO WEBEX, disponibilizada pelo Conselho Nacional de Justiça por meio de seu sítio eletrônico na internet (www.cnj.jus.br/plataforma videoconferencia nacional/);

III - Quantidade dos processos que serão encaminhados, informando os números de volumes, apensos, apartados e anexos, quantidade total de folhas, bem como se trata de audiência de réu preso ou adolescente em conflito com Lei.

§ 2º. Os comprovantes citados nos incisos I e II do parágrafo anterior tratam-se de prints das telas do referido sistema e plataforma.

§ 3º. As solicitações requeridas serão indeferidas, sem análise do pedido, nas seguintes hipóteses:

I - quando não se enquadrar nos requisitos do presente artigo;

II - quando a serventia tiver número superior de 200 (duzentos) autos digitalizados e não indexados;

III - quando ocorrer o esgotamento da capacidade física e operacional da Central de Digitalização;

IV - quando esgotado o saldo orçamentário/financeiro disponível para a presente digitalização.

§ 4º. As solicitações autorizadas serão agendadas seguindo a ordem de chegada do pedido, priorizando-se os processos de Réus presos e adolescente em conflito com a Lei, conforme disponibilidade, respeitando-se a capacidade contratual, financeira/orçamentária e física da Central de Digitalização.

§ 5º. Em caso de esgotamento da capacidade contratual, financeira/orçamentária, operacional e física da Central de Digitalização, a solicitação ficará em lista de espera aguardando o agendamento, ficando a serventia ciente dessa situação.

Art. 2º. Em sendo a solicitação da serventia deferida e agendada a Central de Digitalização contará com os seguintes prazos para digitalização, sendo certo que a contagem dos prazos será iniciada somente a partir do recebimento físico dos feitos nesse setor:

I - 05 (cinco) dias úteis para processos de até 5 (cinco) volumes;

II - 07 (sete) dias úteis para processos de até 10 (cinco) volumes, incluindo-se na nessa contagem os apensos, apartados e anexos;

III - 10 (dez) dias úteis para processos de até 20 (vinte) volumes, incluindo-se na nessa contagem os apensos, apartados e anexos;

IV - 20 (vinte) dias úteis para processos com 50 (cinquenta) ou mais volumes.

§ 1º. Os apensos, apartados e anexos, consideram-se volumes para aferição de quantidade.

§ 2º. A serventia deverá levar em consideração, além dos prazos dos incisos do presente artigo, o prazo do deslocamento para o encaminhamento do processo, para que os feitos sejam virtualizados em tempo hábil para a realização das audiências marcadas.

Art. 3º. A Digitalização dos processos físicos obedecerá ao disposto neste artigo.

§ 1º. As serventias somente encaminharão os processos físicos à Central de Digitalização da Capital após verificarem e certificarem, sob pena de responsabilidade funcional, os seguintes itens:

I - Se os autos estão devidamente regularizados, inclusive quanto à numeração e ordenação das folhas;

II - Se os autos, seus apensos, anexos e apartados, estão corretamente cadastrados no DCP.

§ 2º. Existindo anexos sigilosos ou mantido o sigilo dos autos, deverá ser informado, pela serventia de origem, expressamente, se essa condição ainda persiste, sinalizando na capa do respectivo anexo ou processo essa informação.

§ 3º. É vedada a remessa dos autos à Central de Digitalização contendo objetos ou peças que, por sua natureza, não possam ser digitalizados, devendo, em seu lugar constar certidão de desentranhamento do objeto. Os referidos objetos devem ser devidamente acautelados na serventia, sendo defeso o encaminhamento, entre outros, de:

I - mídias de qualquer tipo;

II - peças de vestuário;

III - peças com formato maior do que Folha A3;

IV - processos que contenham folhas dobradas;

V - peças grampeadas e/ou grampos avulsos acostados na capa ou na contracapa de autuação;

VI - processos cujos volumes, anexos e apartados não estejam devidamente identificados.

Art. 4º. As serventias devem seguir os seguintes procedimentos quanto logística de encaminhamento dos processos físicos à Central de Digitalização da Capital.

§ 1º. Serventias do Fórum Central da Capital.

I - é de exclusiva responsabilidade da serventia a entrega e recolhimento na Central de Digitalização, vedado a utilização do Malote;

II - a serventia deverá gerar no DCP guia de remessa- código 220, e entregará os processos na Central de Digitalização, devendo permanecer, um representante do cartório, nesse setor até a conferência total da guia de remessa;

III - em caso de inconsistência da guia, ela será devolvida juntamente com os processos nela relacionados para o devido acerto;

IV - não serão recepcionados pela Central novos processos enquanto não forem retirados os autos físicos já digitalizados;

V - é obrigatório que as serventias, com o retorno dos Autos Físicos Digitalizados (AFDs), registrar essa devolução no sistema DCP, recebendo as respectivas guias no SACDIG.

§ 2º. Serventias dos Fóruns Regionais e das Comarcas do Interior, podem usar os procedimentos elencados nos incisos do parágrafo supra ou utilizar o sistema de Malote.

§ 3º. No caso da opção de encaminhamento dos processos pelo sistema de Malote a serventia deverá ficar ciente da necessidade de acrescentar aos prazos dos incisos do art. 2º do presente Aviso, mais 25 (vinte e cinco) dias, relativo ao transporte e entrega dos autos na Central de Digitalização.

§ 4º. Em caso de necessidade de consulta aos autos físicos digitalizados (AFDs), que ainda não tenham sido devolvidos, a serventia deverá diligenciar no DIMEX-DEIOP-DGLOG ou na Central de Digitalização, dependendo da localização registrada no sistema SISCOMA, em caso de urgência caberá a própria serventia o recolhimento dos AFDs.

Art. 5º. Caberá a serventia a indexação, validação, certificação e virtualização dos autos.

§ 1º. A indexação deverá, obrigatoriamente, utilizar o padrão mínimo estabelecido pelo Aviso nº. 26/2015. A serventia poderá indexar outras peças que achar necessárias que não estejam no rol do referido aviso.

§ 2º. A serventia deverá solicitar a habilitação e treinamento no SACDIG através do telefone (21) 3133-9100.

§ 3º. Após a virtualização do processo, os Autos Físicos Digitalizados - AFDs serão encaminhados pela serventia ao arquivo definitivo, através do sistema ARQWEB, com a devida certificação de tal procedimento.

Art. 6º. Durante o período de vigência de estado de emergência, em razão da pandemia do CODIV-19 ficam suspensas quaisquer pedidos de digitalização de acervo físico em trâmite, além dos previstos na presente norma, salvo expressa autorização da Presidência deste Tribunal.

Parágrafo único. O retorno ao cronograma anteriormente aprovado ficará condicionado a disponibilidade orçamentária/financeira.

Art. 7º. Sem prejuízo do previsto neste Aviso, as serventias que desejarem poderão digitalizar os processos físicos na própria unidade jurisdicional, respeitando as seguintes regras.

I - a digitalização deverá ser realizada por peça processual (v.g. petição inicial, contestação, denúncia etc);

II - respeitar o padrão de indexação estabelecido Aviso nº. 26/2015.

Parágrafo único. A serventia deverá verificar a configuração do scanner de modo que a digitalização seja em preto e branco e na resolução 200x200 DPI, salvo quando reprodução de fotografias ou documentos em que a cor seja elemento essencial, e não poderão ultrapassar o tamanho de 6 (seis) Megabites

Art. 8º. Esta norma entra em vigor na data da publicação, revogadas as disposições em contrário.

Rio de Janeiro, 27 de maio de 2020.

Desembargador CLAUDIO DE MELLO TAVARES

Presidente

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.