PROCESSO SEI: 2022-06067060

ASSUNTO: PROJETO SELOS DE BOAS PRÁTICAS

ORDEM DE SERVIÇO CGJ nº 03/2022

O CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, Desembargador RICARDO RODRIGUES CARDOZO, no exercício das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso XVIII do artigo 22 da Lei de Organização e Divisão Judiciárias do Estado do Rio de Janeiro (Lei nº 6.956/2015) e pelo artigo 2º, § 3º do Código de Normas da Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro - Parte Judicial;

CONSIDERANDO a busca contínua por uma melhora no processo de trabalho e alcance do valor público;

CONSIDERANDO o reconhecimento das unidades cartorárias e das unidades executoras de mandados pela qualidade da gestão administrativa e judiciária;

CONSIDERANDO o que dispõe o artigo 144, "b" do Anexo XLVII da Resolução TJ/OE nº 03/2021;

CONSIDERANDO que o Provimento CGJ nº 53/2022 criou e estabeleceu o regulamento para os Prêmios Selo de Boas Práticas das unidades cartorárias, administrativas e executoras de mandados da Corregedoria Geral da Justiça;

RESOLVE:

1. O período de inscrição para o concurso do Selo de Boas Práticas 2022 e manutenção/revalidação do Selo de Boas Práticas Cartorárias 2021 ocorrerá entre os dias 08 de agosto de 2022 e 19 de agosto de 2022, e será improrrogável.

2. Para concessão dos Selos de Boas Práticas, serão observados os critérios quantitativos indicados nos artigos 13 e 14 do Provimento CGJ nº 53/2022.

3. As Boas Práticas que serão consideradas para a concessão do Selo e seus respectivos critérios de avaliação, constam nos Anexos I e II desta Ordem de Serviço.

4. Os dados remetidos pelas unidades serão tratados observada a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD - nº 13.709/2018).

5. O resultado do processo de avaliação será publicado no dia 01 de novembro de 2022, com a divulgação das unidades que serão contempladas com Selo de Boas Práticas, juntamente com os respectivos níveis alcançados.

6. As unidades terão o prazo de 5 (cinco) dias úteis para recorrer do resultado, conforme determinado no artigo 10 do Provimento CGJ nº 53/2022.

7. A publicação do resultado final será no dia 21 de novembro de 2022.

8. A data da cerimônia de outorga do prêmio pelo Corregedor-Geral da Justiça será publicada junto com o resultado da 1ª avaliação.

Rio de Janeiro, 04 de agosto de 2022.

Desembargador RICARDO RODRIGUES CARDOZO

Corregedor-Geral da Justiça

ANEXO I - Boas Práticas Unidades Cartorárias

Boa Prática Nº 1 - responder seus e-mails em 24h.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br o print screen de 6 (seis) e mails respondidos em 24 horas - 3 (três) referentes ao último mês e outros 3 (três) referentes ao penúltimo mês anterior(es) à data inicial da inscrição.

Boa Prática Nº 2 - reduzir a procura por atendimento por parte dos advogados e partes, identificando e priorizando as tarefas com maior impacto sobre esta demanda, mantendo o serviço de juntada de petição, digitação e processamento em dia.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br os seguintes relatórios extraídos do sistema DCP: Relatório de Processo sem Andamento, no qual não deverá constar processos pendentes de andamento com mais de 32 (trinta e dois) dias, e Relatório de Processo/Processo Eletrônico/Local Virtual/Petições Juntadas - não podendo ter petições pendentes com mais de 2 (dois) dias úteis.

Boa Prática Nº 3 - analisar a habilidade de cada servidor para cumprir as tarefas das serventias, priorizando atribuir servidor/tarefa conforme maior aptidão, sem impossibilitar o processamento integrado.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br 1 (um) print screen de tela de cada servidor comprovando, através do sistema DCP, a tarefa priorizada e 1 (um) print screen de cada servidor com tarefa distinta, comprovando o processamento integrado - 1 (um) de digitação e 1 (um) de processamento, por exemplo   referentes a 3 (três) dias aleatórios.

Boa Prática Nº 4 - capacitar todos os servidores para exercer todas as tarefas.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br 2 (dois) print screen de tela de cada servidor, sendo 1 (um) registro de digitação e 1 (um) de processamento comprovando, através do sistema DCP, o processamento integrado, referentes a 3 (três) dias aleatórios

Boa Prática Nº 5 - estimular a capacitação do gestor através de cursos para uma boa gestão cartorária.

Registros previstos: o gestor deve encaminhar para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação de realização de pelo menos 2 (dois) cursos por ano na área de gestão, nos últimos 2 (dois) anos.

Boa Prática Nº 6 - serventias fazem parte de um grupo de mensagens instantâneas, entre serventias de mesma atribuição, para disseminar informações.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br o print screen de 3 (três) conversas no grupo de serventias com a mesma atribuição e o print screen da tela que exiba as serventias que fazem parte do grupo.

Boa Prática Nº 7 - determinar rotina de trabalho específica para processos de baixa complexidade.

Registros previstos: deve ser encaminhada para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br informação de quais são os tipos de processamento de baixa complexidade, mencionando 3 (três) números de processos incluídos em datas distintas em local virtual específico e seu respectivo nome.

Boa Prática Nº 8 - criar canal de informação para uma troca permanente de conhecimentos entre os membros da equipe.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relato do tipo de canal de informação utilizado e 2 (dois) print screen com as informações disseminadas no canal.

Boa Prática Nº 9 - realizar a distribuição de tarefas e o controle da produtividade e das dificuldades de cada serventuário, através de locais virtuais específicos.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 3 (três) dias aleatórios da tela do local virtual do servidor, uma no início do expediente e outra ao final, para verificação da sua produção. Se o local virtual não estiver sem processos, será necessário justificar qual foi a dificuldade do servidor em fazê lo.

Boa Prática Nº 10 - fazer uso de lembretes como forma de visualização da fase processual, sem precisar analisar todo o processo.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 4 (quatro) processos com lembrete preenchido.

Boa Prática Nº 11 - promover uma transformação do espaço físico da serventia e do ambiente de trabalho, a partir da implantação do processo eletrônico e da reorganização de documentos administrativos.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br fotos e/ou pedido de layout ou algum comprovante de devolução de material.

Boa Prática Nº 12 - utilizar relatórios gerenciais do DCP (Processos paralisados há mais de 60 (sessenta) dias; Processos de classe de Carta Precatória; Petições pendentes de juntada) para orientar a atuação da equipe de processamento e manter em dia o andamento da rotina cartorária.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br Relatório de Processo sem Andamento há mais de 60 (sessenta) dias, extraído do sistema DCP, não devendo constar processos pendentes de andamento.

Boa Prática Nº 14 - fazer reuniões periódicas com o fim de estimular a excelência e o comprometimento da equipe para exercer com presteza e eficiência todas as suas tarefas, dando andamento nos processos em até 30 (trinta) dias preferencialmente e, no máximo, 60 (sessenta) dias.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br Relatório de Processo sem Andamento há mais de 60 (sessenta) dias, extraído do sistema DCP, do qual não deverá constar processos pendentes de andamento, e 2 (dois) print screen de tela que comprovem reuniões periódicas, através de atas ou print da tela do TEAMS.

Boa Prática Nº 15 - manter o ambiente de trabalho todo eletrônico, virtualizando os autos no dia que recebe o retorno de processos físicos.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br Relatório de Acervo Físico do Cartório, extraído do sistema DCP.

Boa Prática Nº 16 - diminuir o acervo utilizando diversos locais virtuais, de acordo com a fase do processo.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de, no mínimo, 2 (dois) locais virtuais e informadas as respectivas fases processuais.

Boa Prática Nº 17 - reduzir o atendimento no balcão certificando as suspensões de prazos.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br 2 (dois) print screen, de processos diferentes, com 2 (dois) prazos suspensos distintos.

Boa Prática Nº 18 - praticar o rodízio de atividades entre os funcionários, como forma de assegurar que a equipe domine a execução de quaisquer tarefas.

Registros previstos: deve ser encaminhada para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br a comprovação do rodízio das atividades entre os funcionários.

Boa Prática Nº 19 - adotar o prazo de 24 horas para alguns procedimentos, gerando celeridade processual.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br um dos seguintes relatórios, extraídos do sistema DCP:

Processo/Processo Eletrônico/Local Virtual/Petições Juntadas - não podendo ter petições pendentes com mais de 2 (dois) dias úteis; ou

Processos Remetidos/Retornado à conclusão, com prazo de 2 (dois) dias úteis - não podendo constar processos que tenham petições iniciais pendentes de despacho ou relatório; ou

Processos Remetidos/Retornado à conclusão, com prazo de 2 (dois) dias úteis - não podendo constar processos, salvo aqueles que são sentenciados.

Boa Prática Nº 21 - enviar ao advogado, via aplicativo de mensagens instantâneas, solicitação para devolução do processo em carga, antes de ser intimado pelo DJE.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de tela de 2 (dois) contatos com advogados de diferentes processos.

Boa Prática Nº 24 - ter um ambiente de trabalho harmônico, construído através da integração da equipe com o magistrado e o chefe de serventia.

Registros previstos: a serventia deve encaminhar para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relato ou descrição do ambiente de trabalho com a anuência do magistrado e dos servidores, tanto do gabinete quanto da unidade judicial.

Boa Prática Nº 25 - as petições relevantes como: Emenda à Inicial, Contestação, Réplica e Pedido de Provas são renomeadas em letras maiúsculas na árvore do processo.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 3 (três) processos renomeados.

Boa Prática Nº 27 - disponibilizar links de sites e algumas orientações nos despachos para auxiliar os Advogados e as partes.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 3 (três) despachos com orientações.

Boa Prática Nº 33 - ao receber os processos desarquivados do Arquivo Central, providenciar a imediata digitalização, antes mesmo do acesso à parte ou aos seus patronos, prevenindo, assim, eventuais transtornos com a não devolução de autos físicos.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 2 (dois) processos diversos, comprovando que após a fase de desarquivamento foi feito a digitalização.

Boa Prática Nº 34 - acompanhar os feitos que se encontram em fase de execução, identificando os processos sem andamento, agilizando assim seu arquivamento.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relatório extraído do sistema com processos em fase de execução onde fique demonstrado que não há autos paralisados há mais de 40 (quarenta) dias.

Boa Prática Nº 35 - priorizar a digitação dos mandados de pagamento, de forma a agilizar o arquivamento dos feitos.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de local virtual onde se encontrem os processos para digitação dos mandados de pagamento pelo prazo máximo de 20 (vinte) dias.

Boa Prática Nº 36 - padronizar uma agenda de contatos on-line, com todos os endereços eletrônicos, para acesso dos servidores do cartório nas expedições de ofícios e correspondências.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen da agenda existente, devendo conter no mínimo 5 (cinco) endereços.

Boa Prática Nº 37 - antes de digitar mandados de citação e intimação em processos sem movimentação recente, em razão da falta de comparecimento do réu, verificar a ocorrência de óbito ou prisão do réu.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br 2 (duas) consultas realizadas nos sistemas disponíveis e juntadas aos autos.

Boa Prática Nº 38 - antes da expedição do precatório, nomear e colocar em caixa alta todos os documentos obrigatórios para a instrução do ato.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 3 (três) processos onde pode ser possível identificar os documentos obrigatórios em caixa alta.

Boa Prática Nº 39 - separar, previamente, os expedientes que demandem urgência, priorizando ainda a expedição de ofícios de forma on line.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de local onde se encontrem separados os expedientes urgentes, bem como print screen de 3 (três) ofícios realizados de forma on line.

Boa Prática Nº 40 - compartilhar com todos os funcionários planilhas de trabalho, com o objetivo de promover o maior controle de processos e informações.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de tela onde é possível identificar o compartilhamento das planilhas de trabalho entre os servidores da unidade judicial.

ANEXO II - Boas Práticas Unidades Executoras de Mandados

Boa Prática Nº 4 - Priorizar os mandados dos réus presos nas Unidades Prisionais.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 3 (três) mandados de réus presos cumpridos com prioridade em relação a outros.

Boa Prática Nº 5- Fazer uso de aplicativos de mensagens instantâneas para facilitar a comunicação dos OJAs com demais integrantes da unidade organizacional e advogados.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br o print screen de 3 (três) conversas entre os OJAs e os demais integrantes da unidade e advogados.

Boa Prática Nº 6 - Responder seus e-mails em 24h.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br o print screen de 6 (seis) e mails respondidos em 24 horas - 3 (três) referentes ao último mês e outros 3 (três) referentes ao penúltimo mês anterior(es) à data inicial da inscrição.

Boa Prática Nº 8 - Designar OJA de área diversa para o cumprimento de alguns mandados, como o de busca e apreensão de armas e drogas a fim de preservar a segurança dos OJAs.

Registros previstos: deve ser encaminhada para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br a comprovação da designação de OJA de área diversa para o cumprimento de diligências tais como busca e apreensão de armas e drogas.

Boa Prática Nº 10 - Sanar eventuais irregularidades existentes em mandados diretamente com as serventias, evitando a devolução imediata do mandado.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação da informação à serventia para regularização.

Boa Prática Nº 14 - Manter atualizados murais com Avisos, Provimentos, dentre outras informações.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br foto de murais atualizados.

Boa Prática Nº 15 - Elaborar uma listagem com os endereços eletrônicos permitindo maior efetividade da diligência.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br a listagem elaborada.

Boa Prática Nº 16 - Criar, a partir da própria divisão geográfica, núcleos e subdivisões de áreas por grupos de Oficiais, que permitam o menor deslocamento dos Oficiais e uma distribuição mais equalizada das áreas.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação de novos núcleos e subdivisões de áreas criadas.

Boa Prática Nº 17 - Controlar os mandados recebidos por e-mail e malote digital utilizando sinalizadores no e-mail e planilhas.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen de 4 (quatro) planilhas ou e-mail com os sinalizadores utilizados.

Boa Prática Nº 18 - Promover ações internas de sustentabilidade.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br foto ou relato das ações internas adotadas.

Boa Prática Nº 21 - Possuir arquivos onde constam os nomes dos OJAs afastados, o período de afastamento e nome dos que prestarão auxílio, além de arquivos com números de processos SEI dos servidores para auxílio e controle de protocolo mais eficaz.

Registros previstos: deve ser encaminhado para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen ou e mail com os arquivos criados.

Boa Prática Nº 24 - Otimizar seu tempo de trabalho resolvendo pendências, através de um canal aberto e direto de comunicação.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relato do tipo de canal de comunicação utilizado e 2 (dois) print screen com pendências levadas ao canal.

Boa Prática Nº 27 - Fazer uso de canais digitais para se comunicar com os OJAs a respeito de mandados em atraso, mandados com audiências e demais comunicações.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relato do tipo de canal digital utilizado e 2 (dois) print screen com o registro de comunicações referentes a esta prática.

Boa Prática Nº 29 - Homenagear os integrantes da equipe, aniversariantes do dia, mesmo em sede remota.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br 2 (dois) print screen ou e-mail com o registro da homenagem prestada.

Boa Prática Nº 30 - Sortear as medidas urgentes com regras claras e objetivas permitindo a sua troca.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovando as regras adotadas.

Boa Prática Nº 31 - Fazer um preparo prévio das medidas necessárias para o cumprimento dos mandados de busca e apreensão de menores e de remoção de idosos.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação de medidas adotadas para o cumprimento dos mandados de busca e apreensão de menores e de remoção de idosos.

Boa Prática Nº 33 - Facilitar o cadastro dos mandados com a criação de listagem de ruas em planilha eletrônica, disponibilizando ainda o arquivo de ruas e áreas aos OJAs.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br a listagem criada.

Boa Prática Nº 35 - Alertar os OJAs a respeito de mandados com urgências e prioridades.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação de 4 (quatro) alertas realizados a diferentes OJAs, em datas distintas.

Boa Prática Nº 36 - Adotar regras claras e objetivas para substituição nas férias dos servidores.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br relato com as regras adotadas.

Boa Prática Nº 38 - Cadastrar para o OJA plantonista os mandados que chegam com menos de 3 (três) dias úteis para cumprimento, acrescentando tais mandados àqueles que por determinação legal já devam ser cumpridos pelo plantão.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação de cadastro ao OJA plantonista, de mandados com menos de 3 (três) dias para cumprimento.

Boa Prática Nº 44 - Utilizar uma tabela de controle por ordem alfabética para distribuição de mandados com determinação de cumprimento apenas pelos meios eletrônicos.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br a tabela utilizada com a relação dos mandados eletrônicos e para quem foram distribuídos.

Boa Prática Nº 45 - Divide seus e-mails em diversas pastas de acordo com o assunto.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br print screen das pastas existentes e os assuntos a que se referem.

Boa Prática Nº 46 - Dar publicidade às estatísticas mensais do quantitativo de mandados que coube a cada um dos OJA.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br comprovação de 2 (dois) meses de estatísticas informadas aos OJAs com os respectivos quantitativos de mandados que coube a cada um.

Boa Prática Nº 49 - Imprime os mandados, identificando-os com etiquetas onde constam numeração, data de cadastro e nome do Oficial de Justiça Avaliador, colocando-os ainda nos escaninhos.

Registros previstos: devem ser encaminhados para o e-mail dipla.sepal@tjrj.jus.br cópia de 3 (três) mandados com etiquetas de identificação.

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.